Kaebuse saavad esitada kõik EL äriühingud
Nimelt saavad kõik äriühingud, muud ühingud ja organisatsioonid, kelle registrijärgne asukoht on Euroopa Liidus, esitada EL institutsioonide ja asutuste (v.a. Euroopa Liidu kohus) haldusomavoli ja –suutmatuse korral kaebuse Euroopa ombudsmanile.

Ombudsman, asukohaga Prantsusmaal Strasbourgis, uurib kaebusi, mille põhjuseks on EL institutsioonide-asutuste haldusomavoli, s.h halduspuudulikkus või –suutmatus. Olukorrad, kus ei järgita hea halduse põhimõtet, rikutakse põhiõigusi või esineb muu õigusvastane käitumine mõne EL institutsiooni poolt on m.h makseviivitused, lepinguvaidlused, probleemid pakkumiskutsetega, keeldumine teabele juurdepääsu andmisest, põhjendamatu viivitus halduse teostamisel, jne.

Euroopa ombudsman ei saa uurida liikmesriikide võimuorganite (s.h KOV) kohta esitatud kaebusi, riiklike kohtute või ombudsmanide tegevust või kaebusi teiste äriühingute või isikute peale.

Aegumistähtaeg on 2 aastat ning EL asutusega peab olema eelnevalt ühendust võetud

On oluline meeles pidada, et kaebust ombudsmanile ei saa esitada kui etteheidetavast sündmusest on möödas rohkem kui 2 aastat või kui enne kaebuse esitamist ei ole asjaomase EL institutsiooniga oma pretensiooni lahendamiseks (s.h hüvitise saamiseks) eelnevalt kirjalikult ühendust võetud, samuti kui siseriiklik menetlus samas küsimuses on veel käimas.

Ombudsmanile kaebuse esitamise eest eraldi tasu või lõivu ei võeta, kaebuse esitamiseks on ametlikul kodulehel abistav küsimustik ja kaebuse vorm ning menetluse tempo on reeglina suhteliselt kiire.

Tüüpilised juhtumid, mille osas ombudsman saab aidata
Tavapärased kaasused, mille asjus ombudsmani poole pöördutakse on Euroopa Komisjoni makseviivitused oma lepinguliste kohustuste täitmisel, probleemid EL hankemenetlustega, s.h pakkumiskutsete kvalifitseerimistingimused, lepingupartneritele ebamõistlike tingimuste ja tähtaegade rakendamine komisjoni poolt, dokumentidele juurdepääsu mittevõimaldamine või selle ebamõistlik piiramine, põhjendamatud viivitused otsuste vastuvõtmisel või vormistamisel EL asutuste poolt, probleemid põhiõiguste kohaldamisel nagu süütuse presumptsioon, õiglane ja võrdne kohtlemine, jne.