•• Mida teha säilitamist vajavate dokumentidega?
Teadupärast on erinevates seadustes määratud, kui kaua mõnda ettevõtlusega seotud dokumenti tuleb säilitada. Näiteks raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. Töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut säilitatakse aga kuni 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest.
Mida teha aga siis, kui ettevõte lõpetab tegevuse, aga dokumente on vaja ikka edasi säilitada? Kuna nõuded sisalduvad erinevates seadustes, on võimalikud ka erinevad lahendused.
Tööandja tegevuse lõpetamisel tuleks töötamisega seotud dokumendid seaduse kohaselt kindlasti üle anda arhiiviasutusele. Ka mitmete ehitamisega seotud dokumentide osas kehtib analoogne nõue. Muud äridokumendid, mille suhtes erinõudeid ei ole, võib anda hoiule aga ka äriühingu likvideerijale või muule usaldusväärsele isikule. Andmed hoidja kohta kantakse äriregistrisse.
Loomulikult võib olulisi ja säilitamist vajavaid dokumente arhiivile üle anda ka siis, kui ettevõte veel täiesti tegutseb. Arhiiviteenuse osutamiseks vastavat tegevusluba omavate eraarhiivide kontaktandmed leiab näiteks Rahvusarhiivist (www.ra.ee), kust saab kindlasti ka täiendavat infot muudes arhiveerimisega seotud küsimustes.
Andes säilitamist vajavad dokumendid üle säilitamisteenuse tegevusluba omavale isikule, on tagatud, et dokumentide säilitamine toimub korrektselt ning tagatud on ka isikuandmete ja ärisaladuste kaitse.
Mait Palts
Eesti kaubandus-tööstuskoja jurist
