Milliseid töövahendeid on vaja sujuvaks kaugtööks?
Kaugtöö on hea võimalus ametikohustusi aja- ja kohapaindlikumalt täita. Enne kaugtööga alustamist tuleks aga hoolikalt läbi mõelda, kas tööks on vajalikud vahendid olemas ja kas need töötavad tõrgeteta.
Hiljuti lõppenud Targa Töö Ühingu, Elisa ja Eesti Personalijuhtimise Ühing PARE koostöös elluviidud Kaugtöö Tegija märgisekonkursi tulemuste analüüs näitas, et tihti takerdutakse kaugtöötamisel just tehniliste probleemide taha.
Hea netiühenduseta kaugele ei jõua
Kontoris on hea netiühendus iseenesest mõistetav. Kui aga liikuda töökohast eemale, tuleks mõelda, kas igal pool ka piisav internetiühendus on. Kodus võib küll Wi-Fi olla küllalt kiire, aga kaugtöö tegemine ei tähenda ainult kodukontorit. Kohvikutes võib olla internet sageli aeglane ja ebaturvaline. Teinekord tuleb aga tööd teha hoopis spordiklubis lapse treeningtunni lõppu või autoteeninduses sõiduki kättesaamist oodates. Suvel saab tihti töötada aga näiteks maakohas, kus internetiühendust ei pruugi olla. Hea alternatiiv selleks on mobiilne internet arvutis – netipulga saad endaga igale poole kaasa võtta ning ei pea muretsema, et internetti pole või see on ebaturvaline.
Failide edasi-tagasi saatmisest päästab pilveteenus
Samuti tuleks läbi mõelda, kas pääsed ligi tööks vajalikele failidele ja programmidele, töökoha sisevõrgule ja muule vajalikule. Mõtle, kas saad e-kirju lugeda distantsilt või vajalikke faile kasutada. Paljude ettevõtete sisepoliitika nõuab, et kindlatele töödokumentidele pääseks ligi vaid töö juures olles. Seetõttu planeeri aegsasti ja tee näiteks sellised tööd kontoris ära. Failidega, millel ei ole rangeid turvanõudeid, võid töötada kus ja mis ajal tahes.
Distantsilt tööfailide, materjalide ja muu info sujuvaks jagamiseks oleks hea kasutada pilveteenuseid. Dokumentide edasi-tagasi meili teel saatmine on tülikas ning puudub ülevaade, kas ikka täidetakse viimast failiversiooni jms. Kokkuvõttes tekitab see palju lisatööd ja muudab protsessi stressirohkemaks kõigile osapooltele, ka nendele, kes viibivad kontoris. Pilveteenuses on aga kõik failid ühes kohas koos ja alati viimane versioon kättesaadav.
Veebisuhtlusprogrammid
Töökaaslastega suhtlemiseks või kliendikoosolekuteks sobivad erinevad suhtlusprogrammid, näiteks Skype for Business. Katseta enne olulist veebikoosolekut kindlasti heli ja videopilti, et tehnilised viperused tähtsat arupidamist ei varjutaks.
Kindlasti tasub paika panna reeglid, milliseid ühiseid suhtlusprogramme kasutakse, olgu selleks siis Skype, Slack vms. Oluline on, et kanal oleks kõigi jaoks sama, nii ei jää keegi infovoost välja. Hea mõte on luua ka näiteks ühised grupivestlused, kuhu on kaasatud kõik tiimiliikmed. Nii saab jooksvalt infot vahetada. Samuti võib aidata see distantsilt töötajal tiimi tegemistega paremini kursis olla ja välistada selle, et kaugtöötaja nö ära unustatakse, kuna ta füüsiliselt kohal ei viibi.
Distantsilt töötades on oluline töövahend ka ühine ja ajakohane töökalender. Tee kindlaks, kas sinu kaugtöö on teistele kalendris nähtav. Nii välistad asjatud koosoleku kutsed ja säästad kaastöötajate aega.
Korralikud kõrvaklapid ja kõlar
Veebisuhtluseks on üliolulised korralikud kõrvaklapid koos mikrofoniga. Esiteks saad helisummutavate kõrvaklappidega rahulikult tööd teha ka rahvarohkes keskkonnas, ilma et kõrval olevate inimeste jutt keskendumist segaks. Kõrvaklapid on kasulikud ka näiteks Skype-kõnede ajal, kui ei soovita, et vestluspartneri hääl kõigile kuulda oleks.
Kui sa aga ei soovi olla aheldatud kõrvaklappide külge või vastupidi, tööruumis on rohkem kuulajaid, võiks töövahendite hulgas olla ka väike kaaskantav kõlar, mis tagab hea heliside.
Vajalikud rakendused nutitelefoni ja tahvlisse
Kindlasti tasuks üle vaadata ka muud kasutatavad seadmed, kuna alati ei ole sülearvuti käepärast. Veendu, et sinu nutitelefonis ja/või tahvelarvutis oleks olemas vajalikud rakendused (Skype for Business, e-kirjaprogramm, kalender jms), mida saab vajadusel kiiresti kasutada. Lisaks võib koosolekuid olla telefoni kaudu mugavam pidada, kuna selle häälekvaliteet on parem kui arvutil.
Kaugtöö efektiivsus sõltub väga paljuski tehnilistest lahendustest. Kui need on töökorras, sujub ka töötegemine paremini ja produktiivsemalt. Kui töövahendid ei vasta nõuetele, räägi läbi oma tööandjaga ning leidke koos lahendus.
