Ajakirja Economist andmeil kulub ärisuhtlusele kuluvast ajast 45% e-postiga tegelemisele. See on märkimisväärne ajakulu, kui arvestada, et paljudes ettevõtetes on üks põhitegevusi mitmesuguse info vahetamine.
Minu kogemus on, et väga paljud inimesed saavad oma tööülesannete täitmise käigus liiga palju asjalikke e-posti teateid ja neil kulub info läbitöötamiseks tunde.
Iseloomulik nähtus on ka ettevõtte töötajate tekitatud spämm: alluvad saadavad sama meili ka oma ülemusele, näitamaks, et nad töötavad.
Ülemus saab palju infot, mis teda otseselt ei huvita, ja harjumus meile lugeda kulutab mõt-tetult aega.
Kui töömeetodit muuta ja panna infovahetus viimasel ajal laiemat kasutust leidvasse veebipõhisesse töö organiseerimise vahendisse nimega viki, siis võib ülemus saada projekti käigust ülevaate siis, kui talle meeldib.
Vikisse saab üles panna dokumente ja tekste, neid säilitada, hulgakesi samaaegselt vaadata ja korrigeerida.
Projektijuhtimisorganisatsioonides on see vajalik tööriist – näiteks kui keset projekti saabub ametisse uus meeskonnaliige, saab viki abil talle väga lihtsalt anda seni tehtust ja toimuvast ülevaate. Keegi ju ei soovita uuel inimesel läbi lugeda näiteks aasta aega arendatud projekti kohta käivat e-kirjavahetust. Kui varasema kommunikatsiooni tulemuseks on üks tekst, läheb tal enda projektis toimuvaga kurssi viimine märksa hõlpsamalt.
Lihtne kasutada
Vikit on lihtne kasutada. Vikisse üle hulga aja tagasi tulles pole vaja meenutada, kuidas seda kasutatakse – lihtsalt kirjuta.
Organisatsioonis on kiirus ja efektiivsus määrava tähtsusega. Probleemide lahendamiseks on vaja eri kohtades paiknevate osakondade liikmed kiiresti kokku kutsuda. Internetikeskkond sobib selleks hästi. Seejuures kulub vikiga tutvumiseks ja tema tegevuse põhimõtte mõistmiseks kümmekond minutit.
Tavaliselt ostetakse firmasse ettenähtud tarkvara ja see on kindlate funktsioonidega, temaga saab teha ettenähtud asju. Sama on ka tellitud infosüsteemiga: IT-firma teeb ettevõtte vajaduste analüüsi.
Vastavalt analüüsile kirjutatakse tarkvara, mis teeb neid asju, mille vajadused analüüs esile tõi. Vikit seevastu saab kasutada paljudeks eri asjadeks: projektijuhtimine, andmebaas, dokumendihaldus, tööde nimekiri, jututuba jne.
Vikit kasutama asudes ei pea firma oma tegevust tarkvara mõistete kaudu avama. Kui firma tegeleb müügiga, saab viki lehekülgedel kirjutada müügiga seotud asju, kui firma tegeleb projektidega, siis projektidedest, kui firma üldse midagi ei tee, siis võib lehekülgedel arutada ka mõne telesarja viimast osa.
Mis on viki?
Hawaii päriltolu sõna
Tasuta ja tasulised variandid
Viki on olemas juba üle kümne aasta, kui USA programmeerija Howard “Ward” G. Cunningham lõik rakenduse, mida kutsus WikiWikiWebiks.
Wiki wiki on Hawaii termin ja märgib kiirust, Cunningham märkas seda sõnapaari ühel sealsel bussil, mis inimesi kiiresti lennujaama viis.
Veebilahenduse puhul märgib sõna “kiire” võimalust tekst nobedalt üles panna ja arvatavasti ka kiiret arusaamist viki võimalustest, kuigi kui esimest korda mõne vikipakkuja veeb lahti lüüa, kulub süvenemiseks aega.
Praegu on tõsisemad vikipakkujad Socialtext, Jotspot, EditMe, Projectforum.
Internetis surfates võib leida ka palju tasuta vikisid, mille tulu tuleb Google’i reklaamimüügist.
Eesti “oma” viki on Partnertext - www.partnertext.com
