Kuidas korraldada meeldejäävat firmapidu?

Firma jõulu- või uusaastapidu, sünnipäev või muu tähtsündmus – neid kõiki saab korraldada pingevabalt. Kätte on jõudnud aeg, kus ettevõtte suvised sündmused on peetud ning kontoris mõeldakse juba aastalõpu ettevõtmistele. Kas järjekordne tülikas ülesanne sekretärile või juhiabile? Kust ma vastused leian? Kes aitab? Kes on hea korraldaja või peojuht? Mida enne planeerimist ja päringut teha saan? Väike case study, mis annab taas põhjust üle korrata mõned lihtsad tõed sündmuse korralduse ettevalmistuse olulisusest. Näide: tellija ja võimaliku teenusepakkuja kirjavahetus väikeste mugandustega.

Selline olukord pole kogenud korraldajatele kindlasti üllatav. Kliendi esindaja täiendav info eelmise aasta eelarve mahu kohta oleks andnud juba suhtluse esimeses faasis täpsema ülevaate ehk arusaama, kas räägitakse ühte keelt. Agentuur võttis teadmiseks, et eelarvele piire ei seata, ning koostas valitud ideedest kliendile ülevaate. Soovitus ettevõtte sündmuse tellijale: mõtle läbi, mis on sinu peo eesmärk. Sõnasta enda jaoks, mida ootad korraldajalt ja kui palju saad programmile või kogu sündmuse korraldusele panustada. Sellest on edasise töö planeerimisel mõlemale poolele suur abi.

Oluline on dialoog! Guugelda, löö märksõnad otsingusse sisse ning kui saad vastuse, võrdle paari esimese pakkuja taustainfot. Ära saada huupi kõigile agentuuridele päringut. See on aeganõudev protsess ning sul endal pole ka aega kümne pakkujaga kohtuda, et kõik üle kuulata ja siis valik teha. Vali üks korraldaja eelinfo ja sisetunde põhjal ning istu temaga samal pool lauda. Koostöös peitub õnnestunud sündmuse võti!

Julge soovitus – unusta ära kõik Facebooki meelelahutajate ja korraldajate grupid. Võib tunduda lihtne sinna oma päring ja soov kirjutada, aga kui saad kümne minutiga vastuseks 15 viidatud nime, ei lähe vast oluliselt lihtsamaks. Pigem tee esimesed paar valikut Google'i otsingus, seejärel kodulehe info põhjal eelvalik ning siis juba kontakt ja dialoog. Kes on hea korraldaja? See tuleb välja esimese info ja suhtlusega – kui internetiotsing annab sulle meelepärase vastuse ehk peokorraldaja või õhtujuhi lehe, on järelikult selle taga ka järjepidev töö iseenda ja oma brändiga. See näitab kvaliteeti ja pühendumust.

Foto: Tõnu Einasto Allikas: roomulabor.ee

Paar korda aastas oma ettevõtte inimestesse investeerides, neile meeldejäävat sündmust planeerides ei maksa lähtuda funktsioonist „mees nagu orkester”. „Sooviks meest, kes paneb programmi paika, mängib muusikat, juhib õhtut ning teeb samal ajal ka fotosid.” On mitmeid inimesi, kes võivad võtta enda peale kaks rolli, ilma et kvaliteet kannataks. Üldine soovitus on aga ikkagi vana hea tõde – iga kingsepp jäägu omade liistude juurde ning igal artistil (peojuht, DJ, fotograaf, catering ja karikatuurijoonistaja on kõik artistid) olgu oma roll.

Mõned soovitused:
mõtle, millist üritust soovid korraldada;
mis on eelarve;
palju inimesi tuleb;
keda õhtujuhiks valida;
guugelda-guugelda-guugelda.

Tõnu Einasto kodulehekülg ja juubelite korraldamise lehekülg. Lisaks on Tõnu leitav Facebookist.