Mis loom see igapäevajuhtimine on ja mis väärtust see ettevõttele loob?

Mis on igapäevajuhtimine ja millist väärtust see juhtidele, tiimidele ja kogu ettevõttele tervikuna tänases kiires maailmas luua võib?

Tänapäeva töötempo ettevõtetes on kiireloomuline. Tegelema peab väga erinevate ülesannetega ja tihti ei jää aega fokusseeritumalt tegevuste analüüsimiseks. Sageli ei nähta selleks ka vajadust - kõik ju pealtnäha töötab! Suurenev infohulk, inimeste mobiilsus ja hajusamalt töötavad tiimid panevad aga organisatsioonid aina enam väljakutse ette - kuidas teha asju süsteemsemalt, kuidas igapäevaselt juhina tiime paremini juhtida ja meeskonnana edukamalt koos töötada? Siin aitab igapäevajuhtimise protsesside ülevaatamine ja analüüsimine.

Aitab näha tervikut ja vaadata enda sisse

Igapäevajuhtimine ei ole tegelikult midagi uut. Selle eesmärk on näha, kuidas ettevõte saaks olla tervikuna kvaliteetsem. Teisisõnu aitab see organisatsiooni igapäevase tegevuse koondada ühtseks tervikuks ning käia kõikide meeskondadega koos läbi. See annab tiimidele võimaluse võtta aeg maha ja vaadata enda sisse. Näha, mis toimib hetkel väga hästi ning mida oleks võimalik parendada.

Elisa näitel on igapäevajuhtimine juba üks osa meie ettevõtte töökultuurist. Meie ettevõtte mõtteviis on teha asju uutmoodi ja tulemuslikumalt ning seda saab teha vaid siis, kui oskame ettevõttena oma tegevusi mõtestada ja neid paremini ellu viia. Seda saab aga teha siis, kui me mõistame ühiseid eesmärke - miks midagi teeme. Oluline osa selles ongi igapäevajuhtimisel. Fokusseeritult on Elisas igapäevajuhtimise arendamisega kui struktureeritud mudelina tegeletud 2019. aasta algusest saati.

Aluseks igapäevajuhtimise mudel

Igapäevategevuste arendamise aluseks ettevõttes on igapäevajuhtimise mudel, milles on kirjeldatud igapäevategevused viie suurema teemana, mis jagunevad omakorda väiksemateks alateemadeks. Põhiteemad, mida meeskond käsitleb, on tiimi suund, tiimi toimivuse jälgimine, pidev parendamine, õppimine ning koostöö. Mudeli alusel kaardistatakse hetkeolukord ning käiakse koos läbi teemad, mida liikmed ise soovivad arendada. Kokkuvõttes otsitakse vastuseid küsimustele: mis on tiimi mõte, ühine eesmärk ning edu saavutamise vahendid?

Igapäevajuhtimise arendamisega võivad ettevõttes tegeleda erinevad osapooled - eeskätt juhid, kes juhivad tiime ja lisaks n-ö kõrvalt pilgu pakkujad ehk personalivaldkonna inimesed, ettevõttes kvaliteediküsimustega tegelevad spetsialistid. Suuremates organisatsioonides võivad selleks olla ka eraldi tiimid. Näiteks meie ettevõttes tegeleb sellega kvaliteedi- ja protsessijuhtimise tiim. Selle roll on olla juhtidele ja teistele tiimidele toeks igapäevaste tegevuste arendamisel - rääkida, mida mudel endast kujutab, koordineerida esmast kaardistamist ja kõiki järgnevaid töötubasid. Selleks, et saada tiimi tegevustest paremat ülevaadet, tehakse tööd tiimi juures ja osaletakse ka koosolekutel.

Tulemused ei juhtu üleöö

Kindlasti peaks arvestama, et eespool kirjeldatud protsess ei ole paaripäevane. Pigem on tegu mõnekuulise protsessiga, kus on piisavalt aega ka analüüsiks ja järelduste tegemiseks. Vahel võivad tiimid arvata, et kõik ongi ju hästi ja töötab ja ega midagi polegi vaja väga parandada, kuid üldjuhul saab alati midagi paremini teha. Seetõttu on see ettevõttele kindlasti hariv ja huvitav teekond. Pärast töötubasid tõdetakse, et leidub uusi viise, kuidas saaks olla efektiivsemad.

Koostööta kaugele ei jõua

Arvestama peaks aga, et ilma koostööta tulemust ei saavuta ja igapäevajuhtimise arendamisega tegelevad eksperdid üksi edu ei taga. Ettevõte ise ja meeskonnad peavad olema ühes paadis. Tehakse ju ühiseid pingutusi selle nimel, et iga tiimi töö muutuks paremaks ja mõtestatumaks. Seega on oluline, et samal lainepikkusel ollakse otsese juhiga, kellega koos pannakse paika eesmärgid, mida igapäevajuhtimise töötubadest oodatakse. Lisaks on väga tähtis meeskonna avatus ja soov välja tuua erinevaid parimaid praktikaid, mida kasutatakse tiimis, kuid ka valdkondasid, mis ei toimi väga hästi.

Valmisolek muutustega toime tulla

Tiimid, kes on igapäevajuhtimise mõtestanud, on paremini valmis ka ootamatuteks töökorraldusteks, näiteks kui tiim peab olude sunnil töötama lühemat või pikemat aega üksteisest eraldi ja distantsilt (või ka siis, kui kaugtöö on ettevõttes tavapärane). Läbimõeldud tegevused ja ühtne arusaam aitab meeskondi distantsilt juhtida nii, et igapäeva töö ei kannataks.

Iseseisev töö loorberitele puhkama jäämata

Nagu ka sõna igapäevajuhtimine ütleb, tuleb sellega tegeleda järjepidevalt. Seetõttu on oluline, et ka pärast järelduste tegemist jätkaks ettevõtte töötubadest ja analüüsidest ilmnenud tõdede iseseisva praktiseerimisega. On oluline, et tiimide regulaarsed kohtumised oleksid üks osa ettevõtte kultuurist ning toimiksid kõikides tööpere osades. Tähtis on, et inimesed õpiks oma vigu analüüsima ja neist ka järeldusi tegema. Lisaks on vajalik ka üksteiselt õppimine - jagades teadmisi ja kogemusi ning teha seda nii tiimi sees kui ka väljapoole.

Nii arenevadki tiimid järjepidevalt edasi - sest alati on ju, kuhu edasi liikuda. Paigalseis arengut ei toeta ja mugavustsoonis olles võib ühel hetkel „ärgates" näha, et kõik ümbritsev on liikunud kiiremas tempos kui sina, su meeskond või ettevõte.