Digiallkirjastatud dokumentide saatmine e-postiga on eilne päev

Kui sinu töökohas võetakse dokumentidele allkirju veel e-kirja teel, on see vaid sammuke parem kui kunagine paber ja pastakas, sest protseduur on pea sama aeglane ja puine kui 25 aastat tagasi. Räägime, kuidas muuta tüütuid digiallkirjastamisi kiireks, mugavaks ja turvaliseks.

Esmalt aeglase allkirjastamise musternäide. Kõigepealt annab esimene osapool dokumendile arvutisse paigaldatud tarkvara abil digiallkirja ja saadab dokumendi e-kirja manusena teisele osapoolele, kes laadib selle esmalt oma arvutisse, allkirjastab omakorda ja saadab siis uue dokumendiversiooni e-kirjaga tagasi.

Eriti pikaks ja keeruliseks kujuneb ülaltoodud ahel siis, kui allkirju on vaja koguda mitmelt asjaosaliselt. Kuna sellises kirjavahetuses pendeldavad vestlusaknas edasi-tagasi mitu erinevat dokumenti, võib kõikide osapoolte allkirju kandva versiooni üles leidmine olla üsna raske ülesanne.

Peale ajanõudlikkuse on e-posti teel tundliku sisuga dokumentide vahetamine ebaturvaline, sest kirjakasti sisu võib sattuda kõrvaliste isikute kätte. Veel haavatavamaks muudab kogu asjaajamise kõikide dokumentide laadimine oma arvutisse, kust need ühel päeval lihtsalt kaduda võivad, kui seade näiteks üles ütleb.

Allkirjastamisportaal aitab kaasajastada dokumendihaldust

Allkirjastamisportaali esimene erinevus e-posti teel allkirjastamisest on see, et allkirja andja tuuakse spetsiaalsesse keskkonda dokumendi juurde, mitte ei saadeta seda allkirjastamiseks.

Dokobit by Signicat portaal just seda võimalust pakubki ehk kõike dokumentide allkirjastamiseks, allkirjade kogumiseks, dokumentide staatuse jälgimiseks ja allkirjastatud dokumentide turvaliseks hoiustamiseks. Peale selle võib portaalis kontrollida juba allkirjastatud dokumentide allkirjade ja e-templite kehtivust ehk kasutada kvalifitseeritud valideerimisteenust.

Kuidas allkirjastada Dokobitis?

• Laadi dokument portaali üles.

• Jaga seda allkirjastamiseks teiste osapooltega (lisa isikukoodid või e-posti aadressid ning soovi korral määra allkirjastamise tähtaeg).

• Vajadusel allkirjasta dokument ise.

• Teistele allkirjastajatele saadab portaal e-kirja teel automaatteavituse, mis sisaldab otselinki dokumendile.

• Lingile vajutades kuvatakse neile dokument. Seejärel tuleb allkirjastajal enda isik tuvastada (juhul, kui ei ole valitud jagamine autentimata kasutajale). Samas aknas on võimalik tutvuda dokumendi sisuga ning seejärel see endale sobiva eID-vahendiga allkirjastada.

• Kui dokument on allkirjastatud, edastab portaal selle kohta kõigile automaatse teavituse. Allkirjastatud dokumenti on soovi korral võimalik ka portaalist alla laadida.

Kui dokumendi omanik on määranud allkirjastamise tähtaja, saadab portaal 24 tundi enne tähtaja saabumist automaatse meeldetuletuse osapooltele, kes pole dokumenti veel allkirjastanud. Seega ei ole vaja inimesi allkirjade kättesaamiseks ükshaaval taga ajada – portaal teeb seda kõike sinu eest.

Selleks, et dokumentide haldamine veelgi kiiremini läheks, saab ID-kaardiga allkirjastada korraga enam kui ühe dokumendi ning portaalist mitmeid faile korraga alla laadida või kustutada.

Jälgi allkirjastamise protsessi reaalajas

Üldiselt on ettevõtte dokumentide hulk nii suur, et eraldi igal failil silma peal hoidmine võib osutuda pea võimatuks. Selleks, et oleksid kõige dokumentidega toimuvaga siiski kursis, pakub Dokobit reaalajas ülevaadet allkirjastamise staatusest. See tähendab, et sul on võimalik näha nii kõiki tegevusi, mida teised kasutajad on dokumendiga teinud, kui ka seda, millised dokumendid on allkirjastatud ning millised ootavad veel allkirja või kinnitust.

Dokumentide säilitamine nagu hästi organiseeritud dokumendiseifis

Dokobiti portaal võimaldab lahterdada dokumente kategooriatesse, kust neid on lihtne leida. Kategooriaid on võimalik jagada ka teiste kolleegidega ja olla seeläbi kindel, et kõigil asjassepuutuvatel isikutel on failile igal ajal ligipääs.

Kõik dokumendid säilitatakse Dokobiti portaalis turvalises keskkonnas, kuhu kõrvalised isikud juurde ei pääse. Dokumente saab oma vaatelt kustutada ainult kasutaja ise. Seetõttu võid olla kindel, et sinu allkirjastatud dokumendid on turvaliselt ühes kohas ega kao kuhugi, kui näiteks arvutiga peaks midagi juhtuma.

Dokobitiga on dokumentide kadumine välistatud, sest need on alati kindlas kohas.

Dokobiti portaali protsessid ja süsteemid vastavad rahvusvaheliselt tunnustatud infoturbe standardile ISO/IEC 27001. Peale selle on Dokobit kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses.

Üks paremaid lahendusi piiriüleseks lepingute allkirjastamiseks

Tänapäeval pakuvad paljud ettevõtted oma teenuseid siin- ja sealpool piiri. Samuti on mitmed Eesti firmad asunud värbama üha enam kaugtöötajaid välismaalt, mis nõuab paratamatult ka dokumentide allkirjastamist. Kuidas seda võimalikult lihtsalt ja turvaliselt teha? Loomulikult Dokobitis.

Portaalis saab allkirjastada dokumente inimestega pea igalt poolt maailmast. Toetatud on erinevad elektroonilised identiteedid, mis on seaduslikult siduvad ja aktsepteeritud kogu Euroopa Liidus. Samuti on Dokobit pidevalt laienemas veelgi rohkematesse riikidesse.

Lisaks pakub Dokobit videopõhise tuvastamise abil kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimalust. See tähendab, et dokumenti on võimalik allkirjastada kõrgeima taseme allkirjaga ka neil inimestel, kel ühel või teisel põhjusel puudub kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimekusega eID, kuid on olemas kehtiv isikut tõendav dokument ja telefon ning ligipääs arvutile ja heale internetiühendusele.

Dokobiti portaalis on dokumente võimalik allkirjastada endale sobivas vormingus. Rahvusvaheliseks allkirjastamiseks sobivad hästi PDF ja ASiCe, kuid toetatud on ka mitmed siseriiklikud formaadid (näiteks Eesti BDoc, Läti EDoc ja Leedu ADoc). Videopõhist autentimist on võimalik kasutada üksnes PDF-failis dokumendi allkirjastamiseks.

Loe Dokobiti teenuste kohta