Kus säilitada digiallkirjastatud dokumente nii, et need ka alles jäävad?

Ilmselt oled üle elanud olukordi, kus jääd ilma oma failidest, sest puruneb arvuti või kaob mälupulk, millel asju hoiad. Dokumentide puhul on selline hoiustamise viis juba eos lubamatu. Kuidas siis õigesti toimida?

Dokumentide haldamise põhjalik läbimõtlemine on ettevõttele eluliselt oluline. Kui mõni dokument kogemata kaob, hävineb või veel hullem, kolmanda isiku kätte satub, võib see tuua kaasa mitmeid probleeme.

Mis juhtuda võib?

Tavaline praktika: ettevõtte digiallkirjastatud dokumente hoitakse töötajate arvutites, pilves või vedelevad need igasuguse kindla korrata meilipostkastides. Ära nii tee! Ühest küljest võib iga seade mis tahes ajahetkel puruneda või tekib näiteks olukord, kus fail on jäänud mõne endise töötaja arvutisse, kust seda on pea võimatu kätte saada.

Turvalisuse kõrval on teine oluline aspekt dokumentide hästi organiseeritud hoiustamine. Kui dokumendi allkirjastamisest on vähegi aega möödas, on ka kõige usinamal töötajal väga raske meenutada, millisesse kausta ja mis nimega see ikkagi salvestatud sai.

Kus ja kuidas digiallkirjastatud dokumente hoida?

Hea lahendus võib esmapilgul tunduda pilves hoiustamine, kuid ka sellel variandil on mõned miinused.

Kui näiteks PDF on otse pilves avatav, siis Eestis kasutatakse digiallkirjastamisel tihti hoopis konteinerformaate (näiteks ASiCe ja BDoc) ja nendega asi nii lihtne ei ole. Dokumendi sisu nägemiseks tuleb fail esmalt arvutisse laadida ja seejärel spetsiaaltarkvaraga avada.

Kõige mugavam lahendus on võtta kasutusele kõik ühes digiallkirjastamise portaal – sellisel juhul ei pea sa dokumentide säilitamise pärast eraldi muretsema. Näiteks Dokobit by Signicat portaal võimaldab dokumente lihtsalt ja kiirelt digiallkirjastada ja hiljem ka samas kohas mugavalt hoiustada.

Dokobitis püsivad kõik failid turvalises keskkonnas ja neile pääsevad ligi vaid volitatud isikud.

Dokobit aitab dokumente süstematiseerida ja asjaosalistega jagada

Selleks, et saaksid allkirjastatud failidega eriti mugavalt toimetada, võta Dokobitis kasutusele kategooriad – justkui kaustad, kuhu saad dokumendid vastavalt teemadele lisada. Nii muutuvad ka suured dokumendihulgad hõlpsalt filtreeritavaks. Nõela heinakuhjast leidmine on Dokobitis lihtne! Sealseid lahendusi kasutades ei pea faile e-kirja teel vahetama.

Pärast seda, kui oled dokumendi portaali üles laadinud, saad lisada osapooled, kellega soovid dokumenti jagada. Volitatud isikutele saab lisada rollid – kas neil tuleb dokument allkirjastada, kinnitada või omavad nad üksnes vaatamisõigust. Enne dokumendile ligipääsu saamist on osapooltel vaja ennast valitud digitaalse identiteedi vahendiga (Smart-ID, mobiil-ID või ID-kaart) tuvastada, seega võid olla kindel, et dokumendi sisu ei satu kõrvaliste isikute kätte. Osapooled ei pea end autentima ainult juhul, kui dokumendi omanik on lubanud allkirjastamise ilma Dokobiti kontot omamata.

Selleks, et tagada dokumentide kõrgeim võimalik turvalisus, on Dokobit kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses.

Loe rohkem dokumentide säilitamisest ja jagamisest Dokobiti portaalis.