Tarkvaraekspert: eelmise sajandi leiutisega kulusid kärpides pügatakse ka ennast nulliks

Nii Eesti valitsusel kui ka paljudel ettevõtetel on kujunenud harjumuseks majanduslanguse ajal kärpida kulusid nagu hekipõõsast – iga oks 10% lühemaks. Excelis inimesi ja kulunumbreid ühtlaselt vähendades ei teki aga tervikpilti ja arusaama, kas sellise kärpe tulemusel muutub organisatsioon efektiivsemaks ja konkurentsivõimelisemaks, kirjutab tarkvarafirma Flowit partner Juhan-Madis Pukk.

Enamasti nüsitakse nürida hekisaega vehkides ära ka põõsa kõige elujõulisemad oksad. Riigisektor kidub ja selliselt käituvad ettevõtted ei pruugigi enam jalule tõusta. Enne kui hakata lõikama, tuleks teha põhjalik diagnostika, et üldse aru saada, mis ei lase põhitegevustel õitseda ja mis muutub ühe või teise haru kärpimisega paremaks.

Keerulistel aegadel tulebki kulutused üle vaadata ja muuta oma töö efektiivsemaks. Praegu ongi see aeg, mil ettevõtted kui ka ministeeriumid peavad leidma lahendusi, kuidas astuda majanduslangusest välja senisest tugevamana ning konkurentsivõimelisemana. Paraku astutakse ikka mööda sissetambitud rada ega olda muutusteks altid. Valitsuserakonnad vaid räägivad sellest, kuidas võetakse riigisektor pulkadeks lahti ja digitaliseeritakse, kuid ministeeriumid toimetavad endiselt Exceli manuaali järgides. Kahjuks on Excel endiselt ka paljudele eraettevõtetele teejuhiks tulevikku.

Selleks, et juhid saaksid otsuseid langetada sh kärpida, peab neil olema organisatsiooni hetkeolukorrast tervikpilt. Exceli tabelid räägivad aga eilsest päevast ja sedagi moonutatult, sest erinevate üksuste andmed ei jookse ühte kohta kokku. Seega tehakse organisatsiooni tulevikku mõjutavaid otsuseid suuresti kõhutunde pealt. Kõhutunne annab suuniseid klientide käitumismustritest ja soovidest kui ka paneb paika struktuurimuudatused.

Majanduslangusest välja purjetamiseks tuleb otsustamine muuta andmepõhiseks. Juhtimiskvaliteedi üheks osaks on tänapäeval ka tarkvara- ja tehnoloogiateadlikkus. See, kui palju jagab juht oma valdkonna ajaloolist tausta, ei mängi enam suurt rolli. Kriisiaegadel vanaviisi toimetavad organisatsioonid jäävad paratamatult kaotajaks.

Võitjad on need, kes mõtlevad uusi lahendusi, pakuvad teistsuguseid teenuseid või muudavad hinnastust. Eelkõige aga katsetavad uusi võimalusi, kuidas pakkuda klientidele rohkem lisandväärtust. Lisaks sellele on hea aeg leida konkurentide ja teiste valdkondade ettevõtete seast endale nüüd partnereid, kellega koos luua sünergias uusi lahendusi ja tooteid. Selline tegevus maandab riske ja annab võimaluse mitme erineva ettevõtte teadmised, oskused ja kogemuse ühiselt tööle panna. Sellised tegevused vajavad kõik tarkvara tuge, mida tuleb käsitleda investeeringuna. Kahjuks võetakse uusi IT-lahendusi ja digitaliseerimist väga sageli kuluna ja jäädakse lootma Excelile.

Mitmeid tunde ja paljude inimeste panust nõudvad tööprotsessid saab läbi digitaliseerimise muuta mõne minutiga tehtavaks. See tähendab organisatsioonile väga selget aja- ja

inimressursi võitu, millel on ka rahaline mõõde. Näiteks vanemates suurettevõtetes ja riigisüsteemides käib endiselt töötajate lähetusaruannete kinnitamisprotsess ühelt otsustaja laualt teisele, kuni see maandub lõpuks raamatupidaja kätte, kes peab need andmed sisestama käsitsi infosüsteemi. Kuluaruande selline protsess võib võtta aega mitu tundi, kuid tehnoloogia abil saaks sama asja tehtud mõne minutiga.

Organisatsiooni digitaliseerimiseks ja andmete keskseks muutmiseks, on esmalt vaja kõik tööprotsessid üle vaadata ja kaardistada ning tegevused struktureerida. Tuleks saada aru, mis on põhi- ja tugifunktsioonid, kuidas andmed liiguvad, kes mille eest vastutab jpm. Oluline on mõelda ka sellele, kuidas klient saaks teenust paremini, lihtsamini ja kiiremini. Need sammud on vajalikud ka selleks, et osata teha konkurentsivõimet suurendavaid kulukärpeid ning hoiduda organisatsiooni pügamisest hekipõõsaks.

https://admin.delfi.net/article-admin/articles/120241402