Talveks tööle palmi alla – mida tuleb teada ja millega arvestada?

Koroonapandeemia ajal pidid paljud töötama kodust ning mitmed ettevõtted jätkasid kaugtöö võimaldamist ka edaspidi. Külm ja pime aeg paneb ihkama kaugtööd aga hoopis välisriigis, kus päikest ja soojust on rohkem. Kuidas seda kõike aga korraldada?

Ettevõttel, kus kaugtöö tegemine on lubatud, võiks igast valdkonnast olla inimene, kes on teadlik kaugtöö nüanssidest. „Oleme teinud väga suure töö, et teada, millele tähelepanu pöörata, mis teemad vajavad läbimõtlemist ja mida töötajaga kokku leppida. Ühte retsepti välismaalt kaugtöö tegemiseks aga ei ole, sest riigiti on nõuded väga erinevad. Meie lahendame ja analüüsime igat juhtumit eraldi. Peaasi on, et inimene annaks meile oma soovist aegsasti teada,“ selgitas Nortal Eesti personalijuht Merje Kärner.

„Kogu protsess algab töötaja soovist liikuda välisriiki. Seejärel arutame läbi sihtriigi riskid, võimalikud lisakulud ja nende katja, aruandekohustuse riskid, ravikindlustuse, õnnetusjuhtumikindlustuse ja töötaja tulumaksu riski,“ ütles Kärner. Ta lisas, et töötaja enda tagada on turvaline internetiga varustatud töökoht. Lisaks vastutab töötaja selle eest, et tal on päriselt aega ja võimalust välisriigis tööd teha.

Elisa Eestis on samutivälja töötatud kaugtööle suundumise protsess. „Töötaja märgib esmalt, kuhu ja kui kauaks ta minna soovib, ja edastab soovi oma otsesele juhile. Kui nii otsene juht kui ka infoturbejuht on taotluse kinnitanud, liigub see edasi personaliosakonda, kus vormistatakse välisriigist töötamise kokkulepe. See sisaldab muu hulgas töö tegemise aja, töövahendite kasutamise ning vajadusel kontorisse naasmise reegleid ja kokkuleppeid,“ ütles Elisa personalijuht Kaija Teemägi.

Ajutiselt välismaal töötamine ei tähenda seda, et töötaja võib minna ükskõik kuhu. Nortal on kõrge ja madala riskitasemega riikidest koostanud pikemad nimekirjad. „Meie tööandjana vaatame, mis riigid on meie jaoks sobivad,“ ütles Kärner.

Elisas on keelatud kaugtööd teha Venemaalt ja Valgevenest ning kõiki teisi riike vaatab infoturbejuht juhtumipõhiselt. Nortalis on kokkulepe, et töötaja võib kaugtööd teha riigist, millega Eesti ajavahe on kuni kolm tundi. Põhjus seisneb selles, et näiteks üheksatunnise ajavahega välisriigis viibides võib tekkida raskusi, et tiim saaks samadel kellaaegadel koos töötada.

Rahaasjad korda

Just maksukohustus on see, mis seab piirangud välismaal kaugtöö tegemise ajale. Nii töötajal kui ka tööandjal tuleb tutvuda välisriigi maksustamise reeglite ja vormidega. Maksu- ja Tolliameti poole pöördutakse küsimustega, mis riigis tuleb töötasult makse maksta ja kas tööandjal tekib maksukohustusi riigis, kus viibib töötaja.

„Kui välisriigis töötatakse kord aastas lühiajaliselt, siis teises riigis maksukohustust ei teki. Maksuresidentsus ei teki reeglina siis, kui välisriigis viibitakse 12 kuu jooksul alla 183 päeva. Kui kaugtööd tehakse pikemalt, on tõenäoliselt vaja muuta riiki, kuhu makse tasutakse. Kui maksuresidentsuse riik on jäänud õigel ajal muutmata, tuleb seni deklareeritu ümber teha ja võib tekkida maksuintressi või isegi trahvi oht,“ selgitas Maksu- ja Tolliameti peaspetsialist Merje Roomet.

„Kaugtöö puhul peaks olema kirjalik kokkulepe töötamise koha suhtes töötaja ja tööandja vahel,“ ütles Roomet. „Tööandja peaks olema valmis selleks, et kui ta volitab töötajat täitma enda eest maksukohustusi välisriigis, võib töötaja jätta selle siiski tegemata. Ja vastupidi, tööandja ei pruugi olla nõus täitma maksukohustusi riigis, kus töötaja asub, sest eelkõige on see töötaja enda valik viibida mõne aja teises riigis. Seega peaks olema kokku lepitud, kes vastutab kohustuste täitmata jätmisel tagajärgede eest,“ lisab Roomet.

Meeskonnatunde säilitamine

Nortal liigub oma töös järjest rohkem remote-first-mudeli suunas, mis tähendab, et igapäevane suhtlus ja koostöö toimub veebi teel ja kontoris käimine pole nõutav. „Ettevõttes, kus kõik töötavad kontoris ja üks läheb ajutiselt välismaale, on kindlasti raskem. Isegi, kui jätame juriidika ja küberturvalisuse kõrvale, siis kogu tiimidünaamika töötab teisiti. Kui ettevõttes on tavaks, et töötatakse osaliselt kodust, eri linnadest või riikidest, on neil juba sisemine harjumus, kuidas koosolekuid teha ja kuidas hoida kõiki ühes infovoos,“ selgitab Kärner.

„Kui ettevõttel on soov lubada töötajal ajutiselt välismaal töötada, soovitan esmalt mõelda remote-first-loogika kasutamisele. Sel juhul võivad inimesed aeg-ajalt tööd teha ka kodust või teisest linnast. Nii tekib harjumus suhelda distantsilt ning muutus ei ole nii drastiline,“ ütles Kärner.

Kaugtöö põhineb usaldusel

Kaugtöö puhul on oluline teada, kust töötaja tööd teeb. „Eestis deklareerib ja maksab maksud töötasult ennekõike tööandja, kuid vastutus on solidaarne, mis tähendab, et nii töötaja kui ka tööandja vastutavad selle eest, et maksuresidentsus oleks õigesti määratud. Paraku puudub tööandjal võimalus kontrollida, kus töötaja tegelikult viibib. Maksuprobleeme on tekkinud sellest, kui tuleb hiljem välja, et inimene oli tegelikult välisriigis, aga tööandja seda ei teadnud. Töötaja teeb maksuametis oma andmed tagantjärele ümber, pärast seda tekib tööandjal probleem vigadega deklaratsioonis,“ selgitas Roomet.

Kaugtöö puhul tuleb mõelda ka töökeskkonnale. „Kui selgub, et inimesel pole sobilikke tingimusi töötamiseks, näiteks ei ole sobilikku tooli või valgustust, siis lepitakse kokku, kes selle tooli või valgusti ostab. Kui töötaja ega tööandja pole valmis seda lisakulu endale võtma, siis kaugtöö kokkulepet teha ei saa,“ ütles Tööinspektsiooni töökeskkonna konsultant Piret Kaljula.

Kui kaugtöö ajal juhtub inimesega õnnetus, tuleb jõuda selgusele, kas tegemist on tööõnnetusega või mitte. „Kui õnnetus juhtub ajal, mil töötaja läheb koridorist arvutilaadijat tooma, on tegemist tööõnnetusega. Aga kui ta läheb koridori sellepärast, et koera õue lasta, siis tööõnnetusega tegemist ei ole, sest see ei kuulu tema tööülesannete hulka,“ selgitas Kaljula.

Artikkel on ilmunud Tööinspektsiooni ajakirjas Tööelu.