ARVAMUS | Marge Kari: me ei koosta turundushanke juhendit endale, vaid tahame ulatada abikäe hankijatele

Turundushanked vajavad värskendamist, kirjutab Tanki tegevjuht Marge Kari. Tema eestvedamisel tegutseb turundajate liidu töörühm, mille eesmärk on välja töötada juhend, mis aitaks avalikul sektoril hankeid paremini koostada.

Kuidagi on juhtunud nii, et just turundusvaldkonna hangete tase on kõikuv. Neid ei osata päris õigesti korraldada. Tihti ei teata, mis agentuurilt millist teenust tellida. Olgem ausad, võõrale pilgule ongi valdkond parajalt keeruline. Ei saa ette heita, et kõik ei tee PR- või reklaami-, disaini- või meediaagentuuri teenustel vahet.

Juhend, mille soovime avaldada suvel, pöörab tähelepanu mitmele turundushangete läbiviimise probleemile ja väljakutsele. Esiteks aitab juhend hankijal üleüldse aru saada, mis on turundusteenus. Mõiste on tänapäeval mitmetahuline ning hankija ei oska alati mõtestada, mis partnereid tal tarvis on ning mis osad on mõistlik ühte riigihankesse kokku panna. Tahame anda arusaama, mis teenust erinevad agentuurid pakuvad ning miks on nende eristamine oluline riigihangete korraldamise vaatevinklist.

Samuti tekitab segadust terminoloogia. Sõnu ja lühendeid mõistetakse erinevalt, see tekitab möödarääkimise riski. Püüame turundushangete tüüpilisemaid mõisteid lahti seletada. Soovime ka näidata, mis rollidest tiim koosneb ning mis on iga inimese panus. Rollid ja ametid ei pruugi agentuurides samad olla. Näiteks on loovjuht nii reklaami- kui ka üritusturundusagentuuris, kuid nende sisuline töö on erinev.

Puuduvad kutsestandardid

Juhend käsitleb neid hankijatele olulisi teemasid: piirmäärad, menetlusliigid, turu-uuring, eeldatava maksumuse määramine, hinna ja kvaliteediga seotud kriteeriumid ning näited parimatest praktikatest.

Soovime, et hankija oleks teadlik kompetentsidest, mida ta hankes soovib. Tihti nõutakse osalevalt tiimilt kõrget eksperttaset, kuigi hanke eesmärk seda tegelikult ei vajaks. Nii mõnigi kord küsitakse hangetes kompetentsi, mida Eesti turul ei eksisteerigi.

Samas puuduvad turundusvaldkonnas kutsestandardid. Pole seega üllatus, et hankijad on spetsialistide täpse kvalifikatsiooni määramisega hädas. Appi võetakse personalijuhtimise tavapraktika: kolm või viis aastat valdkonna töökogemust peaks justkui näitama head kompetentsi. Paljudel juhtudel piisaks samas vaid agentuuri enda referentsidest ja spetsialistide kogemusele nõuete kehtestamine polegi vajalik. Just agentuur peab hankelepingu täitma. Seega näitavad võimekust just agentuuri varem tehtud tööd. Ühtlasi viitavad agentuuri referentsid, et seal töötavad asjalikud spetsialistid.

Riigihanke alusdokumendid koosnevad üldjuhul kvalifitseerimise tingimustest, tehnilisest kirjeldusest, vastavustingimustest ja hindamise kriteeriumitest. Püüame parimate praktikate kaudu selgitada, kuidas neid on mõistlik turundusteenuse hankimisel alusdokumentidena kirja panna.

Tähtis on tähelepanu juhtida ka sellele, kuidas valitakse edukas pakkumus. Näiteks ei saa lihtsalt erinevate kompetentside tunnihinna alusel turundusteenust valida, sest nii puudub võimalus hinnata terviklahendust. Turundusteenus on meeskonnatöö tulemus. Otstarbekas on mingil viisil hinnata pakutavat lahendust ja kogumaksumust – ehk siis hinna ja kvaliteedi suhet.

Hankijad ei oska sageli kirjeldada oma vajadusi

Üks murekoht on see, et hankija ei oska tihti sõnastada, mida ta saavutada tahab. Ja ta ei tea, kas selle saavutamiseks on tarvis läheneda projektile kiirelt ja odavalt või pikaajaliselt ja võimendavalt. Lihtsustatult – ei osata briifi koostada. Turundajate liidu kohus on tulla appi ning harida avaliku sektori hankijaid läbi erinevate heade näidete.

Juhendi laiem eesmärk on anda avalikule sektorile näpunäiteid, kuidas paremat tehnilist kirjeldust koostada. Hea tehniline kirjeldus muudab riigihanke läbiviimise lihtsamaks nii pakkujatele kui ka hankijale endale. Kui hankija mõtleb oma eesmärgi korralikult läbi, hoiab ta kokku nii aega kui raha. Hästi püstitatud lähteülesanne on kokkuhoid.

Kaasasime ka riigihangete õiguse eksperdid

Minu kõrval aitab töörühma juhtimist ja sisulist tööd vedada TGS Baltic vandeadvokaat Erki Fels oma tiimiga. Oleme küsinud sisendit avaliku sektori hankijatelt ning suhelnud rahandusministeeriumi riigihangete osakonnaga. Kui juhendi esimene versioon valmib, saavad osalised ka vastu peegeldada, mida nad sellest arvavad.

Tahame kõiki kaasata, sest me ei koosta juhendit endale, vaid seetõttu, et turundusagentuuride soov on alati teha parim pakkumus. See eeldab ka hästi koostatud riigihanke alusdokumente. Lihtsustatult – tahame ulatada abikäe parema tulemuse saavutamiseks.

Parim tulemus on see, kus raha on eesmärgipäraselt kasutatud ning hankija taotletavad sõnumid võimalikult väljapaistvad ja nutikad. Praegu kulub riigihangetes palju auru selleks, et saada aru, mida hankijad soovivad tellida ning kas lähteülesanne on üheselt mõistetav või ei. Alles seejärel saab sisulise tööga alustada ning pakkumust koostada. Pahatihti selgub, et ega siis selleks enam väga palju aega polegi ning turundusteenust pakkuvad agentuurid peavad kvaliteedi arvelt kompromisse tegema.