Asjatundjad soovitavad: kuidas tuua töötajad kodukontorist tagasi kontorisse?

Koroonapandeemia normaliseeris kaugtöö. Nüüd on aga tööandjad uue väljakutse ees: kuidas töötajaid tagasi kontorisse saada? Üks lahendus on uude kontorisse kolimine

Pikalt on ettevõtete peamiseks kolimise põhjuseks olnud kas laienemine või tegevuse koomale tõmbamine. „Nautisime ärikinnisvaraturul pikalt aegu, kui paljud ettevõtted laienesid ning pigem oli mure, et hooned ei ole kummist. Peale viimaseid turbulentseid aastaid on olukord pöördunud ning täna on pigem väljakutseks üüripindade suuruse vähendamine,“ ütleb Kaamose ärikondliku kinnisvara müügi- ja kliendikogemuse juht Airi Lehtsalu.

Sellest hoolimata on tõusnud oluliseks kolimise argumendiks amortiseerunud kontor ning vajadus pakkuda töötajatele paremat ning sisekliima mõttes tervislikumat töökeskkonda, mis tõstab uuringute najal töötajate rahulolu ja produktiivsust. „Väheoluline ei ole kaasaegse ja töötajatele mugavusi pakkuva töökeskkonna tähtsus eesmärgil värvata turu parimaid spetsialiste,“ sõnas Lehtsalu.

Senised probleemid oleks jäänud

Kontori kolimist ette võttes tuleb arvestad, et kõik vajavad aega, et selle mõtte ja uue kohaga harjuda. „Alustada tuleks plaani paika panemisega ning kogu tiimiga põhjalikult läbi mõelda kolimisprotsessi etapid. Kindlasti tuleb ajaliste eesmärkide seadmisel realistlikuks jääda,“ soovitab Lehtsalu. Väikese ettevõtte puhul võiks kolimisele arvestada vähemalt kolm kuud, keskmise puhul kuus kuni kaheksa kuud ja suure puhul isegi kuni aasta.

Eesti ühe suurima tanklaketi Circle K jaoks, kes hiljaaegu sellise kolimisteekonna ette võttis ja Avala ärikvartalisse kolis, oli kolimisel olulisimaks kriteeriumiks asukoht: et see oleks töötajatele nii auto kui ühistranspordiga mugavalt ligipääsetav ja et tegemist oleks uue energiasäästliku ja kaasaegse hoonega. „Meie üürileping hakkas lõppema ja oli otsustamise koht, kas renoveerida olemasolev või kolida uuele pinnale,“ ütleb Circle K Eesti kontorijuht Lembi Võsumägi.

Samas oldi kindel, et vana koha renoveerimine senitekkinud probleeme enam ei lahenda. Kuna Circle K tööi seloom on aastatega muutunud ning rohkelt on juurde tulnud Teamsi koosolekuid - ja seeläbi töötajatel vaja paremaid tingimusi keskendumiseks -, siis oli ka ettevõtte kolimise taustal soov pakkuda töötajatele kabinetistiilis kontorilahendust.

„Samuti tahtsime rohkem rõhku panna aladele, kus töötajad saaksid sotsialiseeruda, mispärast oli meie jaoks oluline ka võimalus laiendada köögiala,“ räägib Võsumägi. Valiku tegemisel sai kaardistatud ka läheduses asuvad toitlustuse võimalused. „Meie töötajatest paljud võtavad ise söögi kaasa, aga paljudele meeldib lõuna ajal majast välja minna, värsket õhku hingata ning jalga sirutada,“ ütleb ta.

Olulisemad nüansid, mida ettevõtted Lehtsalu sõnul kolimisel tähtsaks peavad, ongi peamiselt hoone asukoht ja ligipääsetavus, üürihinna ja kõrvalkulu suurus ning läbipaistvus ja hoone sisekliima tingimused. „Aina enam muutuvad oluliseks ka roheteemad, hoonete opereerimise jätkusuutlikkus ning lisateenused, mida töötajad hoones saavad tarbida,“ kinnitas Lehtsalu.

Koli, kui töökoormus on väiksem

Kaamose ärikondliku kinnisvara müügi- ja kliendikogemuse juhi sõnul on kontori vahetamine pikaajaline protsess, mistõttu tuleks see võimalikult läbi mõelda ja arvestada ka töötajate vajadustega. Samas võimaldab tänane kodukontor palju paindlikumalt kolida, kui nii palju inimesi igapäevaselt kontoris ei käigi.

„Tihti näeme, et võrdlemisi suur ettevõte hakkab turul uusi üüripindu kaardistama vähem kui pool aastat enne üürilepingu lõppemist. See on aga juba liiga hilja, kuna üüripinna sobivaks kohandamiseks, tihti ka täielikuks väljaehituseks võib kuluda mitu kuud,“ hoiatab Lehtsalu. Tema sõnul võtab olulise aja just sobivaima pinna väljavalimine ning üürilepingu tingimuste läbirääkimine.

„Lühikese ettevalmistusaja tulemusena võib ettevõte olla sunnitud otsuseid tegema kiirustades ning ei pruugi leida endale sobivaimat hoonet. Tähtis on ka üürileandja kogemus ja taust, kuna üürisuhe luuakse pikkadeks aastateks ja üürileandja on ettevõtte muretu tööelu sujumisel tähtsaks partneriks,“ räägib ta.

Circle K Eesti kontorijuhi kinnitusel on , et ettevõtte töötajad on pärast kolimist rõõmsamad ja motiveeritumad. „Uus töökeskkond on tõstnud nende produktiivsust ja kolleegid käivad kontoris varasemast tihedamini. Usume, et vahetu läbikäimine aitab kaasa parematele ja usaldusväärsematele suhetele, loob paremad tingimused koostööks ja uuteks arenguteks,“ ütleb Võsumägi.