Digiriik pole kohale jõudnud: raamatupidajate käsitsi töö läheb iga-aastaselt maksma ligi 50 miljonit

Olgugi, et juba mõnda aega on Eestis liigutud e-arvetele ülemineku suunas, sisestatakse ligi 70% raamatupidamisdokumentidest Eesti digiriigis jätkuvalt käsitsi. See tähendab, et suur hulk raamatupidaja igapäevatööst kulub arvete sisestamisele ja välja saatmisele. Miks aga peaks eelistama e-arveid postkasti saabuvate arvete asemel?

Kui mõned aastad tagasi mindi paberarvetelt üle paberivabadele arvetele, lugesid ettevõtted kokku, mitu puud sedasi päästeti. Juba toona räägiti ka e-arvete kasutusele võtust kui olulisest ajavõidust nii tarbijatele kui ka ettevõtete raamatupidajatele. Merit Tarkvara arenduskonsultant Jekaterina Schleigeli sõnul on e-arve kiire ja turvaline viis arvete liikumiseks, kuna info jõuab igal juhul saajale kohale ning puudub inimliku eksimuse võimalus.

„Sisuliselt on tegu automaatselt ettevõtete vahel liikuva dokumendiga, mis saadetakse turvaliselt kogu makseks vajaliku infoga ühest süsteemist teise. Näiteks liigub e-arve otse panka ja raamatupidamistarkvarasse ning see tasutakse automaatselt maksepäeval. Nii saab kindel olla, et arve ei jää kogemata maksmata või postkasti saabunud kirjade vahel märkamata,“ selgitas arenduskonsultant. E-arve on turvaline lahendus ka saatja jaoks, sest selle liikumine on järgitav ja saaja ei saa pärast öelda, et pole arvet kätte saanud.

Vaid 8% arvetest on e-arved

Samas pole Jekaterina Schleigeli sõnul e-arvete täit potentsiaali tänaseks Eestis kasutusele võetud, kuna sisuliselt tehakse e-postiga sisse tulnud arve puhul kogu andmesisestus endiselt käsitsi. Näiteks Merit Tarkvara septembrikuu statistika näitas, et 900 000 sisestatud müügiarvest vaid 8 protsenti saadeti e-arvena ning 1,1 miljonist kuludokumendist vaid 32% on saabunud elektrooniliselt. See tähendab, et ainuüksi tänavu septembris sisestasid raamatupidajad enam kui 700 000 kuludokumenti raamatupidamisprogrammi käsitsi.

Miks e-arveid sedavõrd vähe kasutatakse, arvab Schleigel, et e-arvete kasutamine sõltub väga palju sellest, kas tehingu partner on e-arvete vastuvõtja. Näiteks peab eraisik ise pangas tegema avalduse teenuste e-arvete saamiseks ning ettevõtted peavad e-arvete vastuvõtmise aktiveerima raamatupidamisprogrammis ja kinnitama äriregistris.

Teiseks põhjuseks tuuakse aga välja, et e-arve on tasuline. Nimelt maksab üks e-arve täna keskmiselt 10 senti. „Ühelt poolt räägitakse, et kuna e-arve on tasuline, siis see läheb ettevõttele kalliks maksma. Kuid unustatakse ära, milline lisatöö tegelikult läheb dokumentide käsitsi sisestamisele. Kui ettevõtted paneksid sellele tööle samuti võrdleva hinnalipiku külge, siis e-arve on oluliselt väiksem kulu,“ selgitas Schleigel.

Hinnanguliselt läheb raamatupidajate käsitöö Eesti ettevõtetele iga kuu maksma umbes 4 miljonit eurot ehk ligi 50 miljonit aastas. „Meriti majandustarkvara kasutajatel on omavahel e-arvete saatmine tasuta, kuid näiteks septembrikuu statistika põhjal näeme, et seda võimalust kasutasid vaid 20% Merit Aktiva kasutajatest,“ rääkis arenduskonsultant.

Automatiseerimisest võidaks nii tarbija kui partnerid

„Me otsime alati erinevaid lahendusi oma kodutööde lihtsustamiseks, näiteks aitab meil nõusid pesta nõudepesumasin ning kodudesse jõuab üha enam robottolmuimejaid või -niidukeid. Teeme kõike selleks, et ei peaks oma väärtuslikku aega raiskama tüütutele tegevustele ja saaksime veeta kvaliteetaega iseenda, oma perega või tegeleda hobidega,“ kirjeldas Schleigel.

Miks me ei mõtle ega tegutse samamoodi ka ettevõtluses ja raamatupidamises? „Kui ettevõtted automatiseeriksid ära oma raamatupidamise, võidaks sellest nii tarbija kui partnerettevõte. Samuti saaks raamatupidaja pakkuda ettevõttele andmesisestaja rolli asemel suurt lisaväärtust hoopis finantsnõustajana ning ettevõtte juht tegeleda oma äri kasvatamisega,“ sõnas arenduskonsultant.

Merit Tarkvara on 1991. aastal kohalikul kapitalil loodud Eesti majandustarkvara ettevõte, mis kuulub Euroopa suurimasse äritarkvaraettevõtete gruppi Visma Group. Merit Tarkvara raamatupidamislahendusega Merit Aktivaga tehakse Eestis ja Poolas igas kuus enam kui 100 000 firma raamatupidamist. Merit Palgaga arvestatakse igakuiselt palka rohkem kui 130 000 töötajale.