Ostuarvete lahendus vähendab ettevõtte kulusid

Nutikad ettevõtted on kasutusele võtnud e-arved, mis võimaldavavad säästa loodust ning hoiavad kokku aega ja raha. Mugava lahenduse elektrooniliste ostuarvete haldamiseks pakub Omniva arvekeskus.

Omniva arvekeskus on veebipõhine lahendus, mis võimaldab elektroonilist ostuarvete vastuvõtmist, menetlemist ning säilitamist. Samuti on võimalik edastada arvekeskuse kaudu müügiarveid klientidele otse internetipanka, paberkandjal postkasti, PDF kujul e-mailile või e-arvena.

„E-ostuarvete lahendus on toonud ettevõtte jaoks märgatavat võitu ning on ennast õigustanud. Suurimaks eeliseks on asjaolu, et arvete menetlust on võimalik automatiseerida,“ kinnitas osaühingu JCDecaux Eesti raamatupidaja Kadri Malve. Samuti lisas ta, et e-arvete kasutamine võimaldab arvete menetlemise protseduure oluliselt kiirendada, alustades arve kinnitamisest kuni arve tasumiseni. Omniva arvekeskuse kasutamisele üleminek käis nende ettevõttes Malve kinnitusel suhteliselt kiiresti ning ilma takistusteta.

Kadri Malve pidas Omniva arvekeskuse eelisteks andmete sisestusvigade vähenemist, arvete õigeaegset tasumist, automaatset arhiveerimist ja arvete kättesaadavuse paranemist. Lisaks saab elektroonselt salvestada ka kõik arvega saadetud e-kirjade sisud ja arve lisadokumendid. „Oluliselt on vähenenud ka paberikulu, mis kaasnes arvete ja nende lisadokumentide väljatrükkimisega.“
Samuti lisas Malve, et Omniva arvekeskuse kasutamine lihtsustab ka ettevõtte auditeerimist. Audiitorile on võimalik oma kasutaja luua, millega pääsetakse kerge vaevaga ligi kõigile vajalikele arvetele.

Ostuarvete e-arvetena konteerimisel kulus osaühingul JCDecaux Eesti ligikaudu 38% vähem aega kui manuaalselt süsteemi sisestamisel. Peale ostuarvete manuaalselt menetlemiselt üleminekul e-arvetele on ettevõttes ostuarvete menetlemisega seonduvate kulude vähenemiseks arvestatud ligikaudu 16%. „Kulu vähenemise määra leidmiseks arvestati paberkandjal arvete menetlemise ja arhiveerimisega kaasnevaid tööjõu-, paberi- ning arhiivikarpide kulusid ning e-arve operaatori teenuse maksumust,“ täpsustas Kadri Malve.

Kadri Malve märkis, et e-arvete osakaal võiks olla kindlasti suurem, sest sellega väheneksid PDF-arvete digitaliseerimise kulud. Lisaks on e-arvete vastuvõtmine mugavam - pole vaja arveid arvekeskusesse edasi saata. Lisaks maandab see riski, et mõni arve jääb eksimuse tõttu e-arve süsteemi edastamata, mis omakorda hoiab ära maksete hilinemisega kaasnevad intressikulud.
Elroni finantsjuht Anne Raidalu tunnistas samuti, et ostuarvete lahendus on end õigustanud, kuna on oluliselt parem ülevaade majja saabuvatest arvetest ja nende asukohast kinnitusringis.
Raamatupidaja jaoks on mugav saada kõik arved ühest kohast, selgitas Raidalu. „Kui mingi kuluarve on puudu, on lihtne selgitada, kas see on üldse meieni jõudnud,“ selgitas Anne Raidalu, kes lisas, et automaatselt saab arved edastada raamatupidamistarkvarasse, topeltsisestust ei pea tegema.

Elroni finantsjuht Anne Raidalu märkis, et e-arvete kasutamine annab suurepärase ülevaate saabunud arvete kohast kinnitusringil, võimaluse mugavaks töötlemiseks ja saabumata või kadunud arvete kindlakstegemiseks. Samuti on lihtsalt leitavad eelmiste arvestusperioodide arved ja ei pea muretsema arhiveerimise pärast. „Ja kui kõik sujub, siis tegelikult hoiab arvekeskus aega kokku,“ märkis Anne Raidalu.

E-arvete kasutamise eesmärk Eestis on muuta arveldamine paberivabaks nii organisatsioonide kui ka riigi tasandil, kuna see säästab keskkonda ja võimaldab võimalikult suurt mahtu arveid kiirelt ja mugavalt töödelda.

Kasutajate kinnitusel on tänu Omniva arvekeskusele arvete kontrollimise protsess mugavam ja kiirem, kuna kogu info arve kohta (arve vaade, lisad, kinnitajad, konteering, kinnitus ja logid) on alati kergesti kättesaadavad ning kinnitajal ja raamatupidajal on laual vähem pabereid.
Tänaseks kasutavad valdav osa riigiasutustest ning side- ja üldteenust pakkuvatest ettevõtetest e-arveid. Enamus neist kasutab selleks e-arvete operaatoreid ehk e-arvete vahendajaid, nagu näiteks Omniva arvekeskus, OpusCapita AS, Telema AS ja riigi poolt pakutav e-arveldaja.