Hea koolitus: milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

E-kirjade vahetamine ja koosolekute planeerimine moodustavad ainult killukese Outlooki võimalustest, ütleb aja- ja projektijuhtimise koolitaja Kristjan Otsmann Eesti Päevalehe erilehes Ettevõtlusleht.

Otsmann kirjeldab oma blogis www.selgepilt.ee lemmiktöövõtteid, mida ta Outlookis kasutab ja koolitustel ette näitab. Neist kaks siin.

Kategoriseerimine asendab katalooge

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Otsmann ise on teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Ta toob järgmise näite.

„Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks, teen nii: 1. Loen kliendi kirja läbi. 2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega „Müük”. 3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel. 4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks. 5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik,” selgitab Otsmann.

Jaga oma kalendrit kolleegidega

Kui ettevõttes on kasutusel Microsoft Exchange, saab oma kalendrit jagada kolleegidega. Selleks tuleb hiirega minna kalendri vaate vasakus veerus oma kalendri nimele ning klõpsata paremat nuppu. Valid „Share my calendar” ning sisestad inimeste nimed, kellega jagad kalendrit. Saad valida, kas teised näevad ainult su hõivatust või ka seda, mis su kalendris täpsemalt kirjas.

„Kogemus näitab, et täpsema info jagamisest on rohkem kasu, sest siis ei kutsu inimesed sind nii sageli koosolekule selleks ajaks, mis sul on teisteks tegevusteks planeeritud,” kirjutab Otsmann. „Kui soovid mõne sündmuse sisu teiste ees salajas hoida, võid vastava sündmuse oma arvutis avada ja klõpsata tegumiribal tabaluku pilti. Siis näevad teised selle sündmuse sisu asemel teksti „Private appointment”.”