Kaugtöö on ideaalne viis era- ja tööelu integreerimiseks

Põhjus, miks töötajad kaugtöö ja teisi uudsete tööviiside vorme niivõrd kõrgelt hindavad peitubki selles, et nad saavad sujuvamalt ühendada töö- ja eraelu. See loob võimaluse oma tööpäev jagada nii, nagu kõige efektiivsem parajasti tundub. Elame kliimas, kus päikesekiiri jagub loetud päevadeks (välja arvatud käesolev suvi ning töökaaslastel ei ole vahet, kas saad oma töölõigu valmis päeval kell 14 või õhtul kell 22. Seega, miks istuda kõige ilusamal ajal toas arvuti taga? Kui inimesel on mõtestatud mõõdikud ning ta tahab oma tööd teha ja mõistab, et tema taha ei tohi kellegi teise töö seisma jääda – siis täiskasvanud inimene tunneb kella ja kalendrit ning suudab ise otsustada, millal töö on kõige viljakam ning milline osa ajast kulutada iseendale ja perele. Samas, kui inimene ei taha oma tööd teha või ta ei saa päris täpselt aru, miks seda vaja on, siis võib ju teda 9 – 17 arvuti taga jõuga kinni hoida, kuid ega produktiivsus sellest ei kasva.

Töö asukoht ei muuda eesmärke – ole kindel, et need on olemas!

Kaugtöö oma olemuselt tähendab seda, et asukoht, kust tööd tehakse, ei ole oluline. Oluline on, et kaugtöötajaga kokku puutuvad töökaaslased või koostööpartnerid teaksid, et füüsiline eemalolek ei tähenda tööst kõrvale jäämist. Töö jätkub ka kontoriseinte vahelt väljaspool, ikka eesmärgistatult ja kindlate objektiivsete mõõdikute alusel. Ükski töötaja ei saa teha oma tööd ilma, et ta teadvustaks, mis on tema fookus ning kuidas õnnestumist hinnatakse.

Pilv kaotab vahemaad – vali vaid sobiv välja!

Enne kaugtööle asumist veendu, et koduse lauaarvutiga või sülearvutiga pääseb tõrgeteta töömaterjalidele ligi. Suuremates ettevõtetes on sisevõrku pääsemiseks kasutusel VPN-ühendused, seega tuleks uurida, kas kõik vajalikud õigused ja paroolid on olemas. Juhul, kui eraldi turvatud sisevõrku ettevõttes kasutusel ei ole, siis tulevad edukalt appi ühised pilveruumid (näiteks Office 365 Pilvekontor). Väga hästi sobivad andmete hoidmiseks ka Google Drive ja Dropbox. Kõik need lahendused tuleb läbi katsetada ja testida enne kusagile geograafiliselt kaugele suundumist. Paberil tunduvad kõik lahendused väga loogilised ja lihtsad – aga iga bit ja bait tasub enne kaugtööle asumist iseseisvalt läbi testida ja veenduda, et kõik töötab. Sest nagu me kõik ju teame, kurat peitub pisiasjades.

Ladus suhtlus on koostöö aluseks – vali sobivad video- ja kõnesuhtlusprogrammid

Sujuva töö tegemise aluseks on suhtlus. Distantsilt töötamine ei tohiks takistada kellegagi ühenduse saamist. Seega on enne kaugtööga alustamist väga oluline kokku leppida, milliseid suhtlusvahendeid kasutatakse. Kui koosolekuid ja nõupidamisi on rohkem, tuleks valida kõikidele osapooltele sobiv

video- ja/või ekraani jagamise tarkvara. Tasuta rakendustest on levinud Google Hangouts või JoinMe. Tasulistest versioonidest kasutatakse näiteks lahendusi nagu Skype For Business, GoToMeeting või Videra. Niisama videovestluseks sobib tänapäeval ideaalselt ka Facebooki videokõne (sh ka grupivestluseks).

Kriitiline pilk töövahenditele – kas kõik vajalik on sinuga kaasas?

Kui kontoris on kõik vajalikud töövahendid käe-jala juures, siis tasub mõelda, kas need on olemas ka seal, kus kaugtööd tehakse. Mida vaja läheb, sõltub suurel määral töö iseloomust. Kui töö on valdavalt iseseisvat laadi ning aeg-ajalt teistega kooskõlastamist vajav (näiteks raamatupidajad, analüütikud, programmeerijad, kliendikirjadele/päringutele vastajad jne), siis tuleb kontoris kriitilise pilguga vaadata, milliseid töövahendeid vaja läheb. Tihti piisab suuremast monitorist, klaviatuurist, hiirest ning märkmepaberitest. Kui aga suhtlust ja liikumist on rohkem, tuleb mõelda järgmisele:

* Kvaliteetsed kõrvaklapid. Selleks, et koosolekutel kaugtöötajat hästi kuulda oleks või teiste jutt kaduma ei läheks, tasuks soetada kvaliteetsed juhtmeta ehk bluetooth handsfree kõrvaklapid või head-set ehk peakomplekt koos klappide ja mikrofoniga. See teeb nii kaugtöötaja kui ka kontoris viibijate elu kordades lihtsamaks, sest sülearvutite mikrofonid ja kõlarid on tavaliselt üsna nigelad. Selliseid lahendusi leiab kõikvõimalikes hinnaklassides. Kui kõrvaklappe on vaja kasutada lühemat aega, sobib ka odavam versioon. Pika aja jooksul need aga väsivad. Seetõttu on soovitatav siiski kohe teha veidi suurem väljaminek. Vastupidavamad komplektid maksavad umbes 40-60 eurot.

* Ekraanikate päikese ja võõraste pilkude kaitseks. Kui tööd tehakse avalikus kohas (kohvikus, pargis, lennujaamas), siis tasub varuda ekraani varjundav kate (sarnane lahendus, mis on kasutusel näiteks pangaautomaatide puhul). Seda kasutades on otse ekraani vaadates kõik näha, küljelt või kaugemalt aga mitte. See on äärmiselt oluline, kui tehakse tööd klientide, personali andmete või ärisaladusi sisaldava materjaliga. Küll aga tuleb meeles pidada, et taolised ekraanikatted väsitavad silmi – seega pikki päevi nii tööd teha ei ole tervislik.

Turvalisus on kaugtöötaja prioriteet – avalik wifi-võrk vs isiklik netipulk

Turvaline internetiühendus on distantsilt töötades ülioluline. Välistada tuleks kõik avalikud wifi-võrgud, sest nende kaudu kellegi arvutisse sisse häkkimine on tänapäeval sama nagu 30 aastat tagasi naabri juures õunaraksus käimine. Keegi ei taha otseselt halba ja keegi ei pea seda päriselt varastamiseks. Samas on see põnev ja rahuldust pakkuv, kui saab veel kellelegi ka tõestada, millise kurja koera (või naabritädi) valvatavast aiast õunad ära toodi.

Seega on liikvel olles avalikule wifi-võrgule alternatiiviks isiklik mobiilse interneti modem arvutis ehk netipulk või kaasaskantav taskuruuter. Mobiiltelefonist hotspot’iga ühenduse jagamine peaks olema hädavariant, mitte eelduslik töö tegemise viis. Kellegi teise hotspot’i kaudu tööasju ajada võib olla ebaturvaline ja lisaks kulutab see telefoni akut. Koduse püsiühenduse kasutamisel tasuks üle kontrollida wifi-parool. See ei tohiks olla kodune aadress, lapse sünnipäev, koera nimi või muu kergesti aimatav kombinatsioon.

Ja lõpetuseks, kui ettevõttes on olemas soov, töötahe ja usaldus, sobivad uudsed tööviisid ideaalselt ning ettevõte võidab sellest palju, sest loob unikaalse ja suurepärase viisi töötajate motivatsiooni tõstmiseks.