Ekspert soovitab: mida kaugtööks vajalike töövahendite puhul arvestada ja kuidas kulusid optimeerida
Kui tööandja ja töö iseloom seda lubavad, saab palju asju tehtud tasuta lahendustega (nt Slack, Dropbox, WeTransfer vmt), kuid kuna tasuta teenus tähendab reeglina teatavate möönduste tegemist nii turvalisuses kui kasutusmugavuses, on kõige optimaalsem jätkata enne karantiini käigus olnud lahenduste kasutamist ning endiste turvanõuete järgimist pidades samal ajal silmas muutunud keskkonda ja tingimusi ning vajadusel nendega kohandudes.
Teenused
Ainuüksi Amazonil, Google Cloud'il ja Microsoft Azure'l on tuhandeid teenuseid, mida saab vastavalt vajadusele lisada või eemaldada. Kulude optimeerimiseks tasub üle vaadata, kas kõik varem tellitud teenused vastavad ka praegu vajadustele ning on seadistatud korrektselt ja võimalikult automaatselt skaleeruma tegeliku vajaduse järgi. Nii saab vähendada kulusid madalama koormuse perioodidel - näiteks öösel või muidu rahulikul ajal. Samas võimaldab see lahedasti teenindada ka mistahes ootamatuid suuremaid koormuskasve, näiteks neid, mis on tingitud kodukontorites olevate kolleegide poolt või kasvanud külastatavusest veebiteenustele.
Sõltumata sellest, kas varasemalt on pilveteenuseid aidanud valida IT-partner või majasisene meeskond, tasub nüüd igal juhul IT-partneri poole pöörduda, sest siis ei pea ise leiutama hakkama ja saab väärtuslikku tööaega kokku hoida.
Ühendused
Kui inimesed hakkavad massiliselt kaugtööd tehes andmeid kontori võrgu asemel koduvõrgust liigutama, võib andmeside kiirus ja seetõttu ka töö kvaliteet kannatada. Soovitav on üle vaadata töötajate kodused võrgukiirused ning vajadusel neid suurendada pakkudes selleks tööandjapoolest abi. Kui ettevõtte poliitika nõuab VPNi kasutamist, siis tasub ka see üle vaadata ja vastavalt olukorrale seadistada.
Kui olemasolev lokaalne VPN-teenus jääb hätta praeguse ootamatult suure koormusega, tasub kaaluda täiendava pilvteenusel baseeruva VPN-i kasutuselevõttu koormuse jagamiseks. Pilvepõhiseid VPN-e on mitmeid, millest tuntumad on Google Cloudi ja AWS Client VPN teenus.
Kui varem oli ettevõte andnud erinevatele kasutuses olevatele teenustele ligipääsu kontori IP-aadressipõhiselt ning ettevõte ei kasuta VPNi, siis nüüd tuleb rakendada alternatiivseid turvameetmeid. Näiteks sõltuvalt teenuse turvaseadistusest tuleks esmalt veenduda, et maksimaalsed meetmed nagu kahetasemeline autentimine, riigipõhine ligipääsu piiramine, proaktiivne autentimise katsete ning kasutusmustrite jälgimine, ja muud sarnased meetmed.
Kindlasti peab arvestama, et teatavad piirangud seab ka telekomiettevõtte valmisolek võrke hallata ning võimsusi suurendada. Kui seda ei saa muuta, siis tuleks võimalused kohe kaardistada ja töö vajadusel ümber korraldada.
Ka andmebaaside juurdepääsud tuleb esimeses järjekorras üle vaadata, et ei saabuks olukord, kus võtmetöötajal on baasidele ligipääs ainult kontori võrgust, kindlalt MAC-aadressilt või spetsiifilisest asukohast.
Videokonverentsid
Olukorras, kus koosolekuid peetakse virtuaalselt, on vaieldamatult parim asendus videokonverents, mida saab korraldada näiteks Skype'i, Slack'i, Amazon Chime või mõne sarnase lahenduse vahendusel. Suuremates ettevõtetes tuleb üle vaadata nii turva- ja privaatsuspoliitikad kui ka võimalik maksimaalne osalejate ning videokvaliteedi tasemed.
Kõrget turvalisust nõudvaid koosolekuid tuleb läbi viia vastavalt kehtivatele turvanõuetele. Need organisatsioonid, kus enne koroonaviirust ei olnud lubatud videokonverentsi pidada mujal kui ainult kontoris või kindlatelt IP-aadressidelt, peavad senist poliitikat paraku muutma või jätma koosolekud ära. Kui ainuüksi turvapoliitika muutmisest ei piisa ja tekib vajadus riistvara täiendamiseks või lausa asendamiseks, siis tuleks esimeses järjekorras ikkagi uurida tarkvaralisi laiendusvõimalusi, sest need saab palju kiiremini ja soodsamalt kasutusele võtta kui uut riistvara soetades. Kõige efektiivsem on olemasolevaid teenuseid laiendada pilvelahendustega, sest kriisi lõppedes saab ebavajalikuks muutunud teenustest kordades kiiremini ja kergemini vabaneda kui aeguvast riistvarast.
Kindlasti on soovitav kaardistada kõik asjakohased videokonverentsi lahendused ja kes on neid praegusel keerulisel ajal valmis paigaldama, seadistama ning lähemas tulevikus ka tehnilist tuge pakkuma. Selleks on soovitav kasutada kohalikku ettevõtet, mille töökoormus ei ole reeglina nii suur kui globaalseid lahendusi pakkuvatel firmadel.
Ürituste internetti kolimine
Kuna mitmete pikalt planeeritud ürituste ära jätmine või edasi lükkamine oleks kas liiga kallis või lausa võimatu, siis tasub kaaluda nende internetti kolimisele. Praeguseks oleme juba näinud mitmeid organisatsioone nii ka tegemas.
Olgu see kontsert või ettevõtte suur üldkoosolek, saab üritusi läbi viia erinevatel viisidel ja see on üldiselt palju lihtsam kui arvatakse. Näiteks väiksemate osalejate arvuga ürituste puhul tasub kaaluda webinari või videokonverentsi teenuse vahendusel ürituse läbiviimist kasutades selleks kas arvutiga ühendatud kaamerat või nutitelefoni. Suurema osalejate arvuga ürituste läbiviimiseks on loodud ka mitmeid pilvteenuseid, millega saab ühendada nii professionaalse videotehnika kui ka veebikaamerat või nutitelefoni.
IT tugi
Väiksemad ettevõtted, kes kasutavad standardseid lahendusi, saavad vajadusel abi rahvusvahelistest abikeskustest, kuid seal tuleb arvestada tavapärasest pikemate ootejärjekordadega. Suured firmad, mille töötajad loodavad oma kasutajatoele, peavad kindlasti planeerima varasemast suuremat töökoormust.
Kindlasti ei tohi jätta tähelepanuta füüsilist tööd, mida vajavad töötajate seadmed, majasisesed serverid kui ka kõige pilvisemad pilved - olgu see siis töölepingu lõpetanud server või mõni selle komponent, katkenud ühendused või serverite füüsiline taaskäivitamine.
Praegu töötavad IT tugiteenustes inimesed suure koormuse all ja iga tööandja peab hoolitsema selle eest, et nii eluliselt vajalikud töötajad oleksid igati kaitstud ja hoitud. Vajadusel saab ja tulekski palgata lisajõudu välistelt partneritelt. Kui selleks on vaja muuta turvapoliitikaid, siis tuleks seda kindlasti ka teha pidades silmas nii hetkeolukorda kui ka võimalust, et lähemad kuud leevendust ei too.
Lisaks IT süsteemile, ei tohiks ka unustada inimesi endeid. Nii kodus töötav kolleeg kui teised sinu ümber, kes on oma sotsiaalsest ringkonnast praegu ära lõigatud, vajavad rohkem tähelepanu ja tuge. Kindlasti tasuks luua ka suhtluskanalid töösüsteemides, mis ei keskendu ainult töö tegemisele, vaid võimaldaks sotsialiseeruda ja vahetada kolleegidel nalju ning hoida käimas muud suhtlust, mis vähendaks ebameeldivat isoleerituse tunnet. Kui ettevõttes ei kasutata digitaalseid vahendeid, mis seda võimaldaks, siis on ka tasuta teenuste hulgas mitmeid, mida saab väga efektiivselt kasutada.
Ja mis kõige olulisem: näita ja ütle otse välja, et sa hoolid hetkel suure koormuse all olevast IT kasutajatoe töötajast, kolleegist, koostööpartneritest ja lihtsalt teistest inimestest enda ümber.
