Asjatundja soovitused: kuidas jagada kodukontori kulusid tööandja ja töötaja vahel?
Paljud töötajad, kelle töö iseloom seda võimaldab, töötavad praegusel ajal kodukontoris. Sellise töö ajutise sisseseadmisega võivad tekkida ühekordsed suuremad kulud, samuti võivad kasvada töötaja püsikulud. Olemuslikult on sellised kulud seotud tööandja ettevõtlusega. See on tõstatanud küsimusi, kas ja mil viisil tuleks taolisi kulusid kanda ja kompenseerida ning millised on sellega seotud maksuaspektid. Töö kodukontoris võib lisaks tekitada maksuriske, mille peale esmapilgul ehk ei tulekski.
Kaugtöö – kes kannab kulud?
Töölepingu seaduse järgi võivad pooled leppida kokku igapäevase töö tegemises väljaspool tööandja ettevõtet ning sel juhul on tegemist kaugtööga. Töötaja varustamine töövahenditega jääb ka kaugtöö korral tööandja kohustuseks ning kodukontor ei ole selles osas erand. Töölepingu seadusest tuleneb, et töötaja võib tööandjalt nõuda tööga seotud kulude hüvitamist ning teda ei saa kohustada kasutama tööandjalt saadavat palka töövahendite muretsemiseks.
Eeltoodut arvestades ei saa kodukontoritesse kolimisega ja seal töötamisega seotud kulude kandmist ja hüvitamist maksude mõttes tööandjatele kuidagi ette heita – tegemist on tööandjate seadusest tuleneva kohustusega. Probleemid võivad aga tekkida nüansside tasandil – milliseid kulusid ja millises ulatuses siiski saab maksuriskita kanda ja kompenseerida ning kuidas tuleks seda dokumenteerida.
Töötaja kodukontorisse suunamisel on tööandjal valida, kas ta laseb vajalikud töövahendid (nt laud, tool, kuvarid, printer) töötajale koju saata või soetab töötajale mingis osas uued vahendid. Välistatud ei ole, et töö ümberkorraldamise tõttu ei piisa eraldi töötamisel olemasolevatest töövahenditest, mida põhitöökohas mitme peale jagati. Üldises plaanis ei tohiks asjade kolimise ja vajalike töövahendite muretsemisega seotud kulude kandmises maksunduslikult probleemi näha, kuivõrd kulud seonduvad mõlemal juhul tööandja ettevõtlusega.
Käibemaksukohustuslasest ettevõtte puhul on mõistlik, et tööandja soetab vajalikud kaubad ja teenused ise ja saab arve enda nimele, tagamaks käibemaksu mahaarvamise õigust. Võimalik on ka lahendus, et töötaja kannab algul kulud ise ja tööandja hüvitab tema kulud, kuid sel juhul kaotatakse käibemaksus.
Kui tööandja on nõus, et töötaja hangib vajaliku vahendi ise ja tööandja hüvitab selle maksumuse, siis ei teki viimasel ettevõtlusega seotud kulude töötajale hüvitamisel tulumaksuriski, sõltumata sellest, et arve ei ole tööandja nimel – oluline on, et oleks olemas kuludokument, millest nähtub minimaalselt kulu sisu ja suurus, et oleks võimalik tõendada seost ettevõtlusega.
Arvestades, et töövahendite hankimine on tööandja kohustus ning et vara soetamise viisist võib sõltuda tööandja maksukoormus, peavad tööandjad ise saama otsustama, mil viisil nad vajaliku vara soetamist korraldavad. Töötaja ei saa eeldada (ka mitte kodukontoris töötades), et tööandja hüvitab talle ilma kooskõlastuseta soetatud vara – isegi kui see objektiivselt oli töö tegemiseks vajalik.
Töötaja peab kodukontoris vajalike töövahendite puudumisel pöörduma tööandja poole ja võib küll teha ettepanekuid, ent tööandja kulul töövahendite hankimisel jääb lõplik otsus tööandjale. Kui tööandja hüvitab töötajale soetatud vara maksumuse, siis töötajale ei tulene dokumentaalselt tõendatud kulu hüvitise saamisest maksukohustust.
Mõningate kuluartiklite soetamise või kompenseerimise puhul võivad tööandjale tekkida spetsiifilised maksuriskid. Näiteks kui tööandja kannab kulusid selliste kaupade soetamiseks, mida ei ole pärast kodukontoris töötamise lõppemist võimalik tööandjale tagastada (nt kulud töötaja kodus seni kasutuseta ruumi kasutusse võtmisel – viimistlusvahendid, püsivalt kinnitatud valgustid, küttekehad jms), ei saa tööandja poolt selliste kulude kandmist täies ulatuses ettevõtlusega seotuks lugeda.
Kohtupraktikas on näiteid, kus püsivale kodukontorile taoliste kulude kandmist on peetud ettevõtlusega seotuks 50% ulatuses, sest töötaja saab sellistest kuludest ka isiklikku laadi ja esteetilisi hüvesid. Kui kulu kandmisele järgneb üsna peatselt tagasi põhitöökohta kolimine, s.t kui kulu ei kanta püsivale kodukontorile, võib ettevõtlusega seotud proportsioon olla madalamgi.
Kui selliseid kulusid kanda, siis on kõige maksuoptimaalsem lahendus, kus tööandja kannab kulud ise (et arvata ettevõtlusega seotud osas maha kuludes sisalduv käibemaks), kuid ettevõtlusega mitteseotud osas tuleb tulu- ja sotsiaalmaksukohustuse vältimiseks leppida töötajaga eelnevalt kokku töötaja kohustuses vastavad kulud koos käibemaksuosaga hüvitada.
Ülejäänud vara puhul tuleb samuti jälgida, et töö kontorisse tagasikolimisel tagastaks töötaja tööandjale kodukontorisse soetatud vara. Kui tööandja soetatud või hüvitatud vara jääb tavapärase töökorralduse taastudes töötajale, võib tekkida kohustus vara soetamisel maha arvatud käibemaks riigile tagastada; lisaks tekib tulu- ja sotsiaalmaksurisk arvutatuna vara väärtuselt.
Kui töötaja soovib tööandja soetatud või hüvitatud vara endale jätta, tuleb kokku leppida selle turuhinnaga väljaostmises. Kui ta aga seda ei soovi, tuleb tööandjal vara tagasi võtta. Kui see on võimalik, saab tööandja soetatud vara põhitöökohas kasutusse võtta või varem omandatud töövahendite amortiseerumiseni ladustada, ent kui see pole võimalik või mõistlik, tuleb tööandjal otsustada vara utiliseerimine või müümine.
Kodukontori kommunaalteenused
Kodukontoris töötamisel võib töötaja nõuda, et tööandja hüvitaks talle ka kulusid, mis seonduvad töötaja kodu kasutamisega töö tegemiseks – nagu näiteks kulud elektrile, sideteenustele jms. Maksu- ja tolliameti kodulehel oleva informatsiooni kohaselt ei käsitleta selliste kulude kandmist töötaja eluasemekulude katmisena ning erisoodustusena, kuid hüvitatavate kulude proportsioon peab olema tööandja poolt põhjendatud ja kantavad kulud dokumentaalselt tõendatud.
Korrektne maksukäitumine eeldab seega tööandja ja töötaja vahelist mõistlikku kokkulepet selle kohta, kui suur osa kodukuludest seondub kodukontoriga.Näiteks küttekulu hüvitamine võib olla põhjendatud vastavalt kodukontori ja ülejäänud eluaseme pindala suhtele (kui kodukontorit saab vabal ajal kasutada ka muul eesmärgil, tuleks proportsiooni vähendada).
Samas vee- ja kanalisatsioonikulu hüvitamine on ilmselt põhjendatud väiksemas ulatuses, sideteenuste ja elektrikulude hüvitamine seevastu võib kõne alla tulla suuremaski ulatuses. Mõistlik on fikseerida vastavad proportsioonid lihtsas kahepoolses kokkuleppes. Töötajale tehtavate väljamaksete aluseks on perioodilised kuludokumendid, kuhu on tark kulude hüvitatavad proportsioonid ja summad kohe juurde märkida.
Tööandja peab arvestama, et kodukontori kulude hüvitamisel töötaja esitatud dokumentide alusel ei saa ta tagasi kuludes sisalduvat käibemaksu. Kulude puhul, mis olemuslikult seonduvad tööandja ettevõtlusega kõige rohkem (nt sideteenused) on kuluoptimaalsem, kui tööandja vormistab teenuselepingu ja saab arved enda nimele ning töötaja hüvitab tööandjale kulud osas, milles need ei seondu ettevõtlusega.
Töötaja kodulaen ja üür
Juhul, kui töötaja kasutab kodukontorina endale kuuluvat eluaset, ei saa tööandja töötajale ilma maksukohustuseta hüvitada osa laenumaksetest ja -intressidest, sest tegemist on töötaja eluaseme soetamiseks kantavate kulutustega.
Kui töötaja soovib oma eluaseme kasutamise eest täiendavat tasu ja tööandja on sellega nõus, on sisuliselt tegemist üürisuhtega, millelt tööandja peab väljamakse tegemisel kinni pidama tulumaksu. Täiendava maksuriski vältimiseks ei tohi üür ületada turuhinda.
Kui tegemist on üüritava eluasemega, võib maksukäsitlus olla erinev. Artikli autor on seisukohal, et töötaja üürikulu hüvitamine vastavalt kodukontori ja ülejäänud eluaseme pindala suhtele peaks olema lubatav ilma maksukohustuseta, sest olemuslikult on tegemist töötaja kuluga. Eriti kehtib see juhul, kui töötaja on valinud suurema ja kallima korteri üürimise just selleks, et seda saaks kasutada ka kodukontorina.
Eluaseme omamise puhul on laenumakse samuti töötaja kulu, kuid erinevalt üürist seondub see kulu töötajale kinnisvara jääva omandamisega ning artikli autori hinnangul õigustab see ka erinevat maksukäsitlust. Omatavate eluasemete puhul jääb võimaluseks ilma maksukohustuseta hüvitada osa kodukontori sisseandmisega seotud kuludest (vt eespool).
Ei saa siiski välistada, et maksu- ja tolliamet võib üüritavate eluasemete puhul üüri hüvitamist samuti käsitleda eraldiseisva üürisuhtena, millelt tuleb tasuda tulumaks. Selles küsimuses on igal konkreetsel juhul mõistlik kindluse saamiseks eelnevalt maksu- ja tolliametiga konsulteerida.
Tööandja sõiduauto kasutamine
Ettevõtetes, kus tööandja sõidukid on määratud kasutamiseks 100% ettevõtluse tarbeks ning ei deklareerita erisoodustust sõiduauto kasutamise võimaldamisest ettevõtlusega mitteseotud tegevuseks, võivad töötajate kodukontorisse kolimisel tekkida omalaadsed probleemid.
Maksu- ja tolliamet eelistab nimelt üldjuhul, et tööandja sõiduautosid, millelt erisoodustust ei deklareerita, hoitakse töövälisel ajal tööandja territooriumil. Välistatud ei ole ka muud lahendused, kuid peab olema kontrollitav, et sõiduautot ei kasutata ettevõtlusvälisel eesmärgil. Üksnes ettevõtluses kasutatavate sõidukite kasutamise kord peab seejuures olema dokumenteeritud.
Kui töötaja töö iseloom eeldab kontoris viibimist üksnes osal tööajast ning lisaks kontoritööle peab töötaja tegema töösõite objektidele, kohtumistele vms, siis eriolukorras kodukontorisse kolimisel on iseenesest mõistlik, et töötajad hoiavad tööandja sõidukeid oma kodus.
Liigne oleks nõuda, et töötaja peab kodukontoris töötades töösõidu tegemiseks kõigepealt võtma ette tee tööandja asukohta ning saab tööandja sõidukiga töösõitu alustada ja lõpetada ainult tööandja asukohas (olgugi et töötaja seal ajutiselt ei tööta) – seda eriti olukorras, kus tarbetuid käike tuleb rahvatervise huvides vältida. Kodukontoris töötajate puhul tuleks sõiduauto hoidmist nende elukohas seega aktsepteerida. Praktiline soovitus on vastav kord dokumenteerida ja juhatuse otsusega kinnitada.
Suurim praktiline probleem on, mil viisil tõendada, et sõidukit ei kasutata töövälisel ajal erasõitudeks. Kui ettevõte ei ole seni hankinud GPS-seadet ja ei soovi seda kulu kanda ka ajutise muudatuse tõttu, on mõistlik ajutise korra ajal pidada võimalikult täpset sõidupäevikut. Variant on ka mobiilirakenduste kasutamine, millega on võimalik kõigi sõitude teekond salvestada.
Ootamatud riskid töötajale
Kodukontoris töötamine pole ka töötaja jaoks päris riskivaba. Näiteks kui ta kavandab eluaseme võõrandamist, ent see on osaliselt olnud kasutusel kodukontorina ja tööandja on töötajale ka vastavaid kulusid hüvitanud, ei pruugi töötaja olla õigustatud täiel määral kasutama elukoha müügi maksuvabastust. Kui vahetult enne müüki on elukoht olnud kasutusel nt 10% ulatuses kodukontorina, siis vastavalt osalt müügist saadud tulult võib tekkida tulumaksukohustus.
Riskide vältimiseks on mõistlik kodukontorina kasutamine enne müüki lõpetada. Eriolukorra ajal ei pruugi see aga võimalik olla ning toimivat lahendust on siin keeruline pakkuda – kaaluda tuleks konsulteerimist maksu- ja tolliametiga, kas maksuvabastust aktsepteeritakse juhul, kui kodukontori pidamise ainus põhjus oli eriolukord.
Teine risk seondub eluasemelaenuintressidega. Kui töötaja kasutab laenuga ostetud eluaset osaliselt kodukontorina, siis ei pruugi eluasemelaenuintresside tulust mahaarvamine täies ulatuses põhjendatud olla. Eelduslikult on kodukontori proportsioon ülejäänud eluasemega siiski väike ning arvestades, et intresside mahaarvamine on niigi lubatud piiratult (300 eurot aastas), ei ole risk praktikas ilmselt laialdane.
Kodukontoris töötamisega seotud maksuaspektid on nüansirikkad ning maksuoptimaalsed lahendused eeldavad läbimõtlemist ja ka korrektset vormistamist. Üldises plaanis taandub maksukorrektne käitumine siiski mõistlikkuse põhimõttele – oluline on, et tööandja suudaks oma tegevuse ja kulude majanduslikku põhjendatust selgitada ja vajadusel tõendada.
Piiripealseid olukordi esineb alati ning jääb loota, et maksuhaldur suhtub ka raskel ajal maksumaksjatesse mõistlikult ja arvestab eriolukorrast tingitud eripärasid.
