Neli nädalat karantiinis: ärijuht jagab saadud õppetunde

Pärast esimesi nädalaid karantiinis pidid paljud juhid nii Eestis kui ka mujal maailmas ümber kujundama oma senise töömudeli. Kindlustusettevõtte Gjensidige tegevdirektor Marius Jundulas, kes juhib Leedus, Lätis ja Eestis 760 töötajast koosnevat meeskonda, analüüsis karantiini esimese nelja nädala jooksul tehtud otsuseid ning jagab avameelselt oma tähelepanekuid ja õppetunde.

EDUKAD OTSUSED

1. Kriisijuhtimise kavandamine ja plaanide elluviimine

Meie ettevõttes oli kriisijuhtimismeeskond juba moodustatud ja olime valmis erinevateks võimalikeks kriisideks ja neile reageerimiseks. See meeskond asus kohe tööle, mis võimaldas meil kiiresti olukorra kontrolli alla saada.

2. Kodust töötamise kogemus

Olime juurutanud kodust töötamise kultuuri juba eelmise aasta oktoobrist: paljud meie töötajatest võivad kolmel päeval kuus kodust töötada. Sellest kogemusest on olnud suur kasu, sest meie ärisüsteemid olid juba kodus töötamiseks kohandatud.

3. Uus „normaalsus“

Julgustan enda töötajaid kasutama uusi töömeetodeid, mis aitavad neil uue reaalsusega hakkama saada. Oluline on kujundada uued kolleegidega suhtlemise harjumused. Avatud kontoriruumis on loomulik, et koos kohvi juues arutletakse paljudel teemadel – nüüd teeme seda virtuaalses ruumis.

4. Kõikehõlmav suhtlus töötajatega

Töötajatega ei ole kunagi võimalik liiga palju suhelda, eriti sellisel ebakindlal ajal. Teavitame kõiki enda töötajaid iga päev 3-4 asjast, kuulame ära nende arvamused ja kaasame nad otsuste tegemise protsessi. Suhtlus aitab ärevust ohjata ja liikuda tegude suunas. Oleme taganud, et kõik kuulatakse ära ja keegi ei jää üksi.

5. Olge eeskujuks

Esimesel nädalal, kui kõik tuli järk-järgult korraldada nii, inimesed saaks kodust töötada, külastasin enda alluvate töökohti ja rääkisin nendega. Ma teadsin, et neil oli tarvis juhti näha ja tunda, et oleme kõik „ühes paadis“. Teisel nädalal, kui olime loonud kõik tingimused kodus töötamiseks, näitasin eeskuju inimesena, kes püsib kodus ja järgib karantiinireegleid. Palun meie Balti riikide juhtimismeeskonnal sama teha – säilitada aktiivne ühendus meie töötajatega ning olla eeskujuks.

6. Tagage ohutus, kuid tegutsege enesekindlalt

See pandeemia on ohtu seadnud ühe kõige tähtsamatest inimlikest vajadustest – turvatunde. Seepärast on eriti oluline, et juhid jääksid rahulikuks, rahustaksid töötajaid ja käituksid enesekindlalt.

7. Videoühenduse olulisus

Julgustan enda töötajaid suhtlemisel kasutama nii heli kui videot, et saaksime üksteist näha, emotsioone märgata, silmsidet luua ning kehakeelt ja reaktsioone jälgida, mitte ainult ärialast teavet jagada. Inimlik kontakt on praegu tähtsam kui iial varem.

8. Hoidke klientidega ühendust

Tegime kohe esimesest hetkest selgeks, et jätkame meie klientide kõnedele vastamist samamoodi, nagu oleme seda senini teinud. Kahjukäsitlemine ja maksed on meie jaoks kõige tähtsam ning kriisiolukord ei tohi mõjutada lepingujärgsete teenuste osutamist kliendile ega müüki.
Kliendid peavad nüüd rohkem kui iial varem tundma, et hoolitseme nende eest.

MIDA VÄLTIDA?

1. Ärge kartke kõige halvemat stsenaariumit

Tähtis on mitte ootele jääda, kuni pandeemia äri üle võimust võtab – peab leidma endas julgust tunnistada, missugune on kõige halvem stsenaarium. Nii oled valmis ka kõige hullemate tagajärgedega silmitsi seisma, sest need ei tule enam üllatusena.
Tagasi vaadates arvan, et oleksime pidanud terve reisi- ja turismisektori kokkuvarisemist ette nägema.

2. Viivitamine on kahjulik

Otsuseid, mis tekitavad kahtlusi, tuleb edasilükkamise asemel langetada kohe. Näiteks oli selge, et kõigile ei jätku sülearvuteid, seepärast pidime mõned lauaarvutid „teisaldatavaks“ muutma ja tagama statsionaarsete seadmete nõuetekohase kolimise ja ühendamise.

3. Vältige stressi tekitavate sõnade ja kuvandite kasutamist

Sõnadel on väga suur mõju. Need võivad tekitada stressi või anda kindlustunnet. Otsustasime lõpetada sõna „kriis“ kasutamise, sest see suurendab inimeste ebakindlustunnet. Ma ei kasuta seda ise ja julgustan ka töötajaid seda mõne teise uut reaalsust peegeldava sõnaga asendama.
Kui hakkasime personalile aktiivselt erijuhiseid edastama, märkasin, et meie sisevõrgus võtsid võimust koroonaviiruse kuvandid. Tekkis oht, et me räägime ainult probleemist. Meid on palju aidanud enda töötajate lugude jagamine, mida illustreerivad isiklikud fotod sellest, kuidas nad praeguse olukorraga toime tulevad, ning nõuanded, mida nad kolleegidele jagavad.

4. Ärge jätke tähelepanuta teistes riikides töötavat personali

Kui teil on teistes riikides asuvaid filiaale, kipuvad need meeskonnad epideemia ajal iseseisvalt tegutsema. Selliste asjaolude korral on lihtne hakata liikuma erinevates suundades. Erinevustele vaatamata on tähtis virtuaalsete kanalite kaudu ning ettevõtte töökorralduse põhimõtteid rakendades säilitada ühine kollektiivitunne ja väärtushinnangud.

5. Püsige ühenduses osanike ja turu järelevalveasutustega

Meie osanikud elavad Norras. Sellistes olukordades tekib tavaliselt kaks ohtu: liigne reguleerimine või osanike tavapärasest tähelepanust ilmajäämine. Meie võtsime initsiatiivi enda kätte ja teavitame osanikke iga päev enda olukorrast ja tehtavatest otsustest. See näitab osanikele, et olukord on meie kontrolli all. Samamoodi tuleb informeerida sektori järelevalveasutusi.

6. Ärge jäägi kinni vanadesse protseduuridesse

Kui tegelik olukord tööl muutub, on tähtis meeskonna töö kiiresti ümber korraldada, moodustades vastutavatest töötajatest koosnevaid rühmasid, kes saavad kiirendatud korras otsuseid teha. Pikkadeks aruteludeks ja kõigi võimalike väidete kaalumiseks ei ole praegu aega.

7. Inimeste „hülgamise“ vältimise tähtsus

Juhi ülesanne on tagada, et kõik vastutavad töötajad ja filiaalide juhid saavad enda rollist aru ja teavad, missuguseid ülesandeid nad peavad täitma. Oluline on tagada, et inimesed ei tunneks, et neile ei pöörata tähelepanu ja et nende tööd ei ole enam vaja. Ümberkorraldatud kohustuste kaart peab hõlmama kõiki lülisid ja inimesi tuleb selgelt teavitada nende praegusest kohast ettevõtte protsessides.

8. Ärge laske kriisijuhtimisel endal üle pea kasvada

Olen märganud, et lihtne on tegeleda ainult kriisi ühe aspekti ohjamisega. Näiteks kui 70-80% kaugtööga seotud probleemidest on lahendatud ja ülejäänud probleemide lahendamiseks on koostatud selge kava, peab juht hakkama tegelema teiste tähtsate ülesannetega (nt müügi edendamine). Ärge keskenduge ainult tänasele, vaid mõelge ka sellele, kuidas ja missuguste meetmete abil jääb teie äri ellu kahe nädala, kahe kuu või kuue kuu pärast.