Eksperdid selgitavad: milliseid kulusid saab ettevõte töötajale kodukontoris kompenseerida?
Paljudele teistele muudatustele lisaks mõjutas koroonaviirus suuresti ka meie tööharjumusi, inimesed püsisid võimalusel kodus ja klassikaline kontor asendus kodukontoriga. Töökohtade kolimisega kodudesse võis kaasneda kulude kasv nii sinna töökoha sisseseadmisel kui ka tavapäraste eluasemekulude, nagu näiteks elekter ja internet, suurenemine. Milliseid kulusid ja mil määral võivad kodukontori puhul ilma erisoodustuseta tööandjad töötajatele kompenseerida, kirjutavad rahandusministeeriumi blogis asekantsler Dmitri Jegorov ning tolli- ja aktsiisipoliitika osakonna peaspetsialist Kristo Madrus.
See on toonud kaasa ka mitmed küsimusi ja täiendavaid ettepanekuid selle kohta, milliseid kulusid ja mil määral võivad sellistel juhtudel töötajatele kompenseerida tööandjad. Maksuõiguslikult tekivad küsimused eelkõige tulumaksu ning sotsiaalmaksu puhul erisoodustuse osas, aga ka käibemaksu osas.
Tulumaks ja sotsiaalmaks - erisoodustus
Erisoodustus on töö eest saadava tasu erivorm. Erisoodustuse maksustamise eesmärk on tagada rahalises ja mitterahalises vormis töösuhtest saadavate hüvede võrdne maksustamine. Erisoodustus on igasugune kaup, teenus, loonustasu või rahaliselt hinnatav soodustus, mida antakse füüsilisele isikule seoses töö- või teenistussuhtega, juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmeks olekuga või pikaajalise lepingulise suhtega (tulumaksuseaduse § 48 lg 4). Tööandja peab tasuma erisoodustuselt tulumaksu ja sotsiaalmaksu.
Lihtsamalt öeldes on erisoodustus selline tööandja kulu, mida tavapäraselt võiks osta ja mille eest maksta töötaja ise - näiteks lõunasöök, auto kasutamine isiklikeks sõitudeks, eluasemekulud jne. Samas ei ole erisoodustus see, mis on eelkõige töökoha ja töötamisega seotud, ehk pole töötaja isiklik hüve.
Tulumaksuseaduse § 32 lõike 2 kohaselt on ettevõtlusega seotud kulu ka selline kulu, mis tuleneb töötervishoiu ja tööohutuse seaduse paragrahvist 13. Ka sellisel juhul ei ole oluline töökoha asukoht. Ergonoomiline töötool on küll mugav, aga pole töötaja isiklik hüve. See panustab pikemas vaates töötaja töövõime ja tervise säilimisse sarnaselt mitteallergeensete sisustus- ja viimistlusmaterjalide kasutamisega kontoris (või kodukontoris) ning töötamiseks sobiva siseõhu ja temperatuuri tagamisega.
Esinduslikum auto tõstab turunduslikust küljest tööandja mainet klientide silmis, aga töötaja hüveks muutub see siis, kui ta võib seda ka isiklikeks sõitudeks kasutada. Sarnaselt ei muutu töötamiseks või töökoha sisustamiseks kasutusse võetud esemed erisoodustuseks siis, kui need on kvaliteetsemad või luksuslikumad, vaid siis, kui nende kasutamine läheb kaugemale tööks tavapäraselt vajalikust kasutusest.
Töö tegemine kaugtöö korral
Töötaja kaugtööle suunamisel (või algusest peale kaugtöö korraldusega tööle võtmisel või kodukontori ja tavakontori paralleelse töökorralduse puhul) saab viia vajalikud töövahendid - näiteks laud, tool, kuvar - töötajale koju ja ta kasutab neid tööülesannete täitmiseks. Seega on need seotud tööandja ettevõtlusega ja seda erisoodustuseks ei loeta ega maksustata.
Kui kokkuleppel tööandjaga ostab töötaja vajalikud töövahendid ise, siis tööandja saab maksuvabalt hüvitada kuludokumendi alusel ainult need kulud, mis on tehtud töötamise eesmärkidel ja seotud tööandja ettevõtlusega. Kui töösuhte lõpetamisel või kontorisse tagasi kolimisel otsustatakse, et vara jääb töötajale, siis tuleb turuhinna alusel maksustada see erisoodustusena, v.a juhul kui töötaja hüvitab tööandjale vara maksumuse.
Veel peab silmas pidama, et töötajal võib olla nii kontoritöökoht kui ta võib kasutada töö tegemiseks kodukontorit. See on võrreldav juhtumiga, kui tööandjal on kontorid erinevates linnades või ühe linna eri linnaosades, kus samad inimesed töötavad erinevatel päevadel. Oluline on, et nii mitme kontori kui kodukontori puhul lähtub tööks kasutatava ruumi sisustamise soov ja vajadus tööandja vajadusest, ning seda (kodu)kontorit kasutatakse reaalselt tööandja heaks ja selle kulu on kasutusvajaduse suhtes ilmselgelt proportsionaalne.
Äriühingul on kontor juhatuse liikme või töötaja kodus
Kodukontoriga seotud kulud peavad olema vajalikud töö tegemiseks ehk seotud tööandja ettevõtlusega ning dokumentaalselt tõendatud. Kui osa korterist, majast või vallasvarast on kasutusel isiklikuks otstarbeks ja osa on seotud ettevõtlusega, siis tuleb leida iga vara puhul ettevõtluseks kasutamise osatähtsus ning sellele vastavalt saab kulutusi lugeda ettevõtlusega seotuks. Töötajale kulude hüvitamisel suuruses, mis ei ületa ettevõtlusega seotud osatähtsust, erisoodustust ei teki. Kui ettevõte kannab kogukulu, siis isikliku tarbimise osa maksustatakse erisoodustusena.
Eesti kohtupraktikast nähtub, et kui asja kasutatakse jooksvalt nii isiklikuks kui ka ettevõtlusega seotud otstarbeks, siis võib kasutada lihtsat 50/50 proportsiooni arvestust ja mitte arvestada komakoha täpsusega proportsioone. Samas ei või 50/50 proportsiooni kasutada olukorras, kui see on ebaloogiline - näiteks peaaegu kogu kulu on kas isiklik või vastupidi, just ettevõtlusega seotud.
Kui töötaja/juhatuse liige otsustab tööandjale rentida oma kodus ühte tuba, mida ta kasutab ettevõtte kontorina, siis ei teki erisoodustust juhul kui rendihind vastab turuhinnale. Kui rendihind on erinev turuhinnast, siis maksustatakse tehingu hinna ja turuhinna vahe erisoodustusena. Renditulu on töötaja maksustatav tulu, millelt tööandjal tuleb tulumaks kinni pidada. Kui tegemist on rendi asemel ainult kulude osalise kompenseerimisega, siis see ei ole eraisiku jaoks maksustatav tulu.
Kodukontoris töötamisel saab tööandja hüvitada töötajaga kokkuleppel kulusid, mis seonduvad töötaja kodu kasutamisega töö tegemiseks, nagu näiteks kulud elektrile, sideteenustele, veele jms. Selliste kulude kandmist töötegemiseks vajalikus osas ei käsitleta töötaja eluasemekulude katmise ja erisoodustusena, kuid hüvitatavate kulude proportsioon peab olema põhjendatud ja kantavad kulud dokumentaalselt tõendatud. Näiteks mõne kulu puhul on põhjendatud kasutada pindala proportsiooni ja teiste kulude puhul lähtuda mingist muust näitajast (näiteks lihtsustatud 50/50). Samas pole välistatud, et mõnda kulu võib tööandja 100% katta, kui selle asja või teenuse isiklik kasutamine ei ole tõenäoline.
Kas maksuvabastuse aluseid oleks tarvis laiendada?
Elisa Eesti AS juhatuse esimees Sami Seppänen on teinud ettepaneku, et erisoodustusena ei käsitletaks töötaja kogu koduse internetiühenduse hüvitamist tööandja poolt. Ta märgib, et on ebamõistlik nõuda netipakettide arvutamist ja deklareerimist 30 või 50 protsendi ulatuses, kuna internetiühendus on töö tegemiseks olulise tähtsusega ning seetõttu peaks saama maksuvabalt hüvitada interneti kulu täismahus.
Nagu eespool märgitud, siis töötajale tööülesannete täitmiseks antud vajalikke töövahendeid ei käsitata erisoodustusena. Ergonoomiline töökoht, vajalik tehnika ega töökoha helikindlaks tegemine ei ole erisoodustuse näited. Oleme samas arvamusel, et ühtegi teenust ei peaks käsitlema erinevalt üldistest põhimõtetest. Samuti on kodukontoris töötegemise spetsiifika erinev ja ka internetikasutuse osatähtsus on tööülesannete täitmisel erinevate töökohtade lõikes erinev.
Elame ajal, kui internet on sarnaselt vee- ja kanalisatsiooniteenusele, elektrivarustusele ning prügiveole täiesti loomulik osa koduga seotud kuludest ning nende täielik katmine tööandja poolt on mõeldav ainult 100% kontorina kasutatavate pindade puhul. Töötaja kasutab kodus internetti ka isiklikuks otstarbeks ning üldpõhimõtte kohaselt tuleb tööandja poolt kantavate kulude puhul maksustamisel töötaja eratarbimist ja töökohustustega seotud tarbimist eristada.
Möönduse võib teha olukordadeks, kus isiklikust seisukohast vajalik kulu osutub tööandja vajadustest lähtuvast kulust ebapiisavaks. Sel juhul on tööandja poolt lisakulu katmine maksuvabalt põhjendatud - näiteks kui töö on seotud suuremahuliste andmefailide liigutamisega, staatilise IP-aadressi vajadusega, dubleeritud ühendusega katkematu side tagamiseks jmt, ehk juhtumid, kui enam levinud koduse interneti paketi asemel on vajalik kasutada kiiremaid ja suuremaid andmemahte võimaldavat kallimat paketti.
Teine ettepanek käsitleb kaugtöö keskkonna parandamiseks tehtavate kulutuste maksuvabalt hüvitamise sidumist palgafondiga. Sami Seppänen toob välja, et näiteks viie protsendi palgafondi ulatuses võiks teha aastas kaugtöökeskkonna parendamiseks kulutusi maksuvabalt ilma täiendava bürokraatiata või üksikjuhtumite hindamiseta.
Oleme seisukohal, et pakutud meede ei pruugi suurendada ergonoomilisi töökohti. Väiksema palgaga töötaja vajadus ergonoomilise töökoha järele ei ole väiksem kui suurema palgaga töötaja oma, sest iga inimese tervis on oluline. Ettepaneku kohaselt ei maksustata teatud kulutusi ilma hindamata, milleks neid kulutusi tehti. See soodustab kulutuste tegemist, mis ei ole seotud töö tegemisega. Samas võib teatud juhtudel selline ettepanek olla ka takistuseks kodukontori jaoks vajalike kulutuste tegemiseks, näiteks ettevõtte asutamisel, kui on vaja algselt sisustada kodukontor.
Seppäneni kolmas ettepanek on siduda tervisekulud sotsiaalmaksukohustusega. Näiteks kui ettevõte panustab omalt poolt ühe ühiku oma töötaja tervise hüvanguks, saab ta sotsiaalmaksust "allahindlust" kindla piirmäära ulatuses.
Välja pakutud meede ei ole kõige sobilikum, kuna sotsiaalmaks kantakse riikliku pensionikindlustuse ja ravikindlustuse vahenditesse ning see on seotud isikute, kelle palgalt on makstud sotsiaalmaksu, pensioni arvestusega. Samas ka käesoleval ajal rakendatakse meetmeid töötaja tervise hüvanguks. Tulumaksuseaduse § 48 lg 55 kohaselt ei maksustata erisoodustusena teatud töötaja tervise edendamiseks tehtavaid kulutusi 100 euro ulatuses töötaja kohta kvartalis, kui tööandja on neid võimaldanud kõikidele töötajatele. Neid kulusid, mida on võimalik kasutada nii sportimise soodustamiseks kui ka lisaravikindlustuse pakkumiseks, ei maksustata üldse ei tulu- ega sotsiaalmaksuga ning need ei sõltu töötaja palga suurusest.
Käibemaks
Käibemaksukohustuslasena registreeritud isik saab sisendkäibemaksu maha arvata kaupadelt ja teenustelt, kui kauba või teenuse on soetanud maksukohustuslane ise ning seda kaupa või teenust kasutatakse maksustatava käibe jaoks. Arvel peab seejuures olema kauba või teenuse saajana märgitud maksukohustuslase nimi. Kui kodukontoris viibiv töötaja teeb ise kulutused ja tööandja hüvitab kokkuleppel töötajal tekkinud kulud, siis kuludokumentidel olevat käibemaksu ei saa maha arvata.
Kui tööandja on otsustanud osa kodukontori tööks vajalikke lepinguid sõlmida enda nimel, näiteks internetiteenuste leping, siis on õigus sisendkäibemaksu maha arvata ja töötaja poolt isiklikus kasutuses olev osa maksustatakse omatarbena.
