80% e-kirjadest võib lugemata jätta, koosolekud piiratud ajaga ja teised nipid mida tuleks tulemuslikelt juhtidelt õppida

Massachusettsi Tehnoloogiainstituudi ärikooli (MIT Sloan) uuring näitab, millised on kõrge tulemuslikkusega juhtide harjumused ja oskused. Kui soovime saada oma töös paremaid tulemusi, siis tasub neid praktikaid rakendada, kirjutab Tööheaolu.

Pozeni sõnul on tulemuslikkus igale professionaalile, olenemata asukohast, tegevusharust või ametist, tõsine väljakutse. Ta küsitles ligi 20 000 juhti kuuelt kontinendilt, et välja selgitada, miks mõned inimesed on tulemuslikumad kui teised. Küsitluses oli hõlmatud seitse kategooriat: ajakava planeerimine, igapäevaste rutiinide kujundamine, sõnumitega toimetulek, palju ära tegemine, kommunikatsioonioskuste parandamine, efektiivsete nõupidamiste läbiviimine ning delegeerimine.

Ligi pooled vastajatest olid Põhja-Ameerikast, 21% Euroopast, 19% Aasiast ning ülejäänud 10% sisaldasid Austraalia, Lõuna-Ameerika ja Aafrika vastajaid. Peale kõige tulemuslikuma grupi määratlemist leiti, et nendele inimestele on omased kõrged näitajad ka järgnevates harjumustes:

• Nad planeerisid oma tööd tuginedes kõige olulisematele eesmärkidele ning seejärel tegutsesid kindlaks määratud eesmärgi järgi;
• Nad olid kujundanud tõhusad praktikad, et toime tulla info ja ülesannete liiasuses;
• Nad mõistsid oma kolleegide vajadusi võimaldades lühikesi nõupidamisi, osavõtlikku suhtlust ja selgeid juhiseid.

Tulemused olid huvitavad ka demograafilistel näitajatel põhineval analüüsil. Kuigi ameeriklased kipuvad töötama rohkem tunde, siis Põhja-Ameerika vastajate tulemuslikkuse näitajad olid madalamad kui vastanutel Euroopast, Aasiast ja Austraaliast.

Kõrgem vanus on tugevas korrelatsioonis isikliku tulemuslikkusega, vanemad ja kogenumad professionaalid edestasid selles noori kolleege. Vanemad juhid kujundasid paremini rutiine väheväärtuslike tegevuste haldamiseks, juhtisid paremini sõnumite voogu, pidasid tõhusamalt koosolekuid ja delegeerisid ülesandeid.

Kuigi meeste ja naiste üldine tulemuslikkuse skoor oli praktiliselt sama, olid sisuliselt mõned erinevused. Näiteks olid naiste tulemused eriti kõrged tõhusate koosolekute pidamises - nende koosolekud ei kestnud enamasti üle 90 minuti ja lõppesid järgnevate sammude kokku leppimisega. Mehed aga olid eriti tugevad sõnumite mahuga toime tulemises, nad ei lugenud e-posti liiga sageli ning jätsid vahele madala olulisusega teated.

Sõnumite mahuga toimetulemine

Kuigi on selge, et hakkama saamine sissetulevate e-kirjade mahuga on üks võti tulemuslikumaks tööks, siis paljudele meist ei ole seda siiski kerge saavutada. Pozen ütleb, et enamus meist vaatab oma e-posti iga kolme kuni viie minuti tagant. Seda aga ei tasuks teha tihedamini kui kord tunni aja jooksul ning lugeda ainult neid kirju, mille saatja või saaja on olulised. 60-80% e-kirjadest võiks vahele jätta, sest enamus neist ei ole olulised.

Pozen soovitab ka kiiretele e-kirjadele vastata koheselt, selle asemel, et neid tähistada ning hiljem üles otsida (või unustada), samuti oluliste kontaktide märkimist ning e-posti filtrite kasutamist.

Samas märgib Pozen, et sõnumite haldamispraktikate kujundamine peaks olema seoses olulisemate prioriteetide määratlemise ja muude nö suure pildi kujundamise harjumustega. Paljud ambitsioonikad inimesed pühendavad liiga vähe aega tegevustele, mis nende peamiste eesmärkide saavutamist toetaksid.

Veel nippe oma tulemuslikkuse kasvatamiseks

Kui soovid saavutada paremaid tulemusi mistahes eluvaldkonnas, siis oleks kasulik arendada neid harjumusi, mida uuringu kohaselt teevad kõige tulemuslikumad professionaalid. Need on:

• Keskendu olulisematele eesmärkidele: igal õhtul vaata üle järgmise päeva plaan, et välja tuua olulisemad tegevused. Määratle oma eesmärk enne pika materjali lugemist.
• Juhi oma töömahtu: jäta 50-80% oma e-kirjadest tähelepanuta vastavalt saatjale või teemale. Suured projektid jaga väiksemateks sammudeks ja alusta esimesest sammust.
• Toeta kolleege, piira iga koosolekut 90 minutiga või veelgi lühemalt ja koosoleku lõpul määratle alati selgelt järgmised sammud. Leppige meeskonnaga kokku edu mõõdikutes.