Spikker juhile uues normaalsuses ehk viis soovitust kodukontorites meeskonna juhtimiseks
1. Ütle kõva häälega välja, et nii nüüd jääbki.
Elisas teadsime juba kevadel, et kui suve jooksul ei juhtu imet ja ei leiutata kõigile sobivat ravimit või ei tooda turule vaktsiini - on teine laine garanteeritud. Tundub, et ime jäi ära, ravimite osas tehakse tasapisi edusamme ja vaktsiini esimesed doosid jäävad pigem 2021. aastanumbri algusesse. Seega ei ole mõtet elada ootuses, et kannatame ära, küll vana elu tuleb tagasi.
Taoline kannatamine ei tõsta tootlikust, pigem pärsib seda tunduvalt. Me kõik peame uue olukorraga rahu sõlmima ning leidma viisid, kuidas töö tegemine just meie tiimile kõige paremini edaspidi sobib. Kui teadlased ootuste loetelust isegi ka kaks viimast tegevust lõpule viivad, on juba praktikas nii kaua aega sellest minevikust möödas, et sinna tagasi minemine ei ole realistlik. Pigem hakkame looma uut hübriidi kõigest sellest heast, kus on olemas see, millest vana maailma osas puudust tunneme ning vahepeal lisandunud hajusa toimimise oskused.
2. Koostage oma tiimiga plaanid A, B ja C. Kõigele.
Lähtudes mõttest, et inimesed ei karda pimedust, vaid seda, mis pimeduses peidus võib olla, aitab kõigil paremini hakkama saada hirmude ja murede päevavalgele toomine. Kui need on toodud päevavalgele ja üheskoos ära lahendatud, aitab see „võõral" viisil töö tegemisele tohutult kaasa. Oluline on siinjuures, et neid plaane ei tee mitte juht üksi (või juhtkond), vaid iga tiim ise ja omavahel. Läbi tasub mõelda nii emotsionaalsed kui ka täiesti praktilised küsimused. Näiteks, mida teeme, kui mõni tiimiliige saab positiivse diagnoosi, kui kodus läheb elekter ära, kui tuleb teade, et peame ettevõttena kulusid 20% kokku hoidma, kui meie põhitarnija läheb pankrotti jne.
Küsimused, mis teadmatust ja hirme tekitavad, peaksid olema välja pakutud nii tiimiliikmete kui ka juhi poolt. Seejärel tuleb neile kõigile ühiselt plaanid B ja C välja mõelda. Kõige toredam on, kui neid plaane kunagi vaja ei lähe, kuid efekti ja meelerahu annab see tiimile väga palju, kui need on sahtlis olemas ja käepärast.
3. Kommunikatsioon peab olema läbimõeldud ja organiseeritud.
Kevadised parimad õppetunnid said ilmselt enamik ettevõtteid just kriisikommunikatsiooni osas ning see on kindlasti pagas, kust on häid praktikaid kasulik ka nüüd igapäevasesse kasutusse võtta ja jätta.
Hajusa tiimi puhul on üks juhi peamisi ülesandeid tagada, et kõik tiimiliikmed oleksid ühises infoväljas ja et suhtlus toimiks nii vertikaalis, horisontaalis kui diagonaalis. Seega delegeeri, eskaleeri ja galopeeri kui vaja. Regulaarselt olgu kalendrites ühised info jagamise ajad ka siis, kui tundub, et justkui ei olegi midagi uut jagada. Ka see on info, et uut infot ei ole ja olukord on stabiilne.
Peamine viga, mida kommunikatsioonis tehakse on see, kui eeldatakse, et kommunikatsioon on juba toimunud. Pigem tasub kõigest rääkida seni kuni endal hakkab juba imelik ning alati kasutama ka reflekteerimist sisse harjutatud töövahendina. Mõistagi, mitte küsides, et kas Sa said aru :), vaid paludes tagasi peegeldada, mis tundus kõige olulisem või mis enim küsimusi tekitas.
4. Oluline on organiseerida ka „kontoriloba".
Hajusalt töötades tunnevad inimesed tihti puudust nendest juhuslikest vestlustest, kiiretest mõtete sparramisest ja niisama tühjast-tähjast lobisemisest. Nutikalt tehnoloogilisi lahendusi kasutades saab need kõik tööpäevadesse sisse pikkida ka nendele põlvkondadele, kelle jaoks ühised vestluste listid (grupichatid) ei ole lahenduseks. Juba aastaid kasutavad mitmes erinevas geograafilises asukohas töötavad tiimid nn hotwalli (vahel kutsutakse ka wormhole) lahendust. Sisuliselt tähendab see kaamerate ja mikrofonidega ekraani, mis on kahes või kolmes asukohas ning mis on pidevalt omavahel ühenduses (nii nagu oleks neil pidevalt omavahel Zoomi või Teamsi koosolek). Igal suvalisel ajal saab vaadata ja kuulata, mida teised inimesed parajasti teevad või nendega juttu puhuda.
Sellest inspireerituna kasutavad paljud tiimid ka täna ühiselt, aga igaüks omaette, virtuaalselt koostöötamise aegu. Selle jaoks on vaja kahte ekraani, webikaamerat ning kõrvaklappe ja mikrofoni ning mõnd koosolekute tarkvara (Zoom, Teams, Google meet vmt). Ühiselt avatakse justkui virtuaalne koosolek ning seejärel jätkab igaüks teisel ekraanil oma tööd. Nagu kontoriski. Lihtsalt kõik näevad teisi kaameratest ning saavad vajadusel midagi küsida ja kommenteerida või kasvõi oma ekraani korraks jagada.
Ainus mida on vaja teha, on kokkulepped ning vastavad ajad kalendrisse ära märkida.
Samamoodi tasub organiseerida ka informaalsemaid koosolemise aegu. Ükskõik on see siis ühine virtuaalne lõuna, hommikukohv või kella viie tee.
5. Kõigil peab olema hääl.
Juhtide üheks suurimaks mureks tänasel virtuaalsel ajastul on see, et enam ei märka, kui kellelgi hakkab sära silmist kaduma ning inimesed kaovad justkui kusagile sinna internetiavarustesse ära. See vastabki tõele, et kontoris oli kohe näha, kui keegi nutetud silmadega töölaua juurde tagasi lonkis. Täna tuleb juhil endal vaeva näha, et inimeste emotsionaalset olukorda kraadida. Tõele au andes oli ka kontoris ilmselt alles nutmise peale reageerimine juba liiga hilja, seega on see ilmselt harjumus, mis igal juhul endale sisse tasub treenida.
Kui tiimiga midagi arutada, kipub igas seltskonnas olema 2 - 3 häälekamat ning entusiastlikumat liiget, kellel on iga asja kohta oma arvamus ning kes seda igal võimalikul juhul ka suurima hea meelega demonstreerivad. Nii jääbki mulje, nagu asja oleks arutatud ning kõigil on olnud võimalus arvamust avaldada. Praktikas on aga alati samapalju neid, kes lihtsalt ei viitsi teistest üle rääkida või ei taha teiste ees oma tegelikke mõtteid avaldada. Juhi ülesanne on veenduda, et mistahes küsimustes saab alati kirja KÕIGI arvamus.
Vajadusel tähendab see teadlikult lõpliku otsustamise veidi edasi lükkamist, et inimestega pärast ühist arutelu ükshaaval eraldi, kas kirjalikult või telefoni teel üle suhtlemist. Kui see endale sisse harjutada, tekib kiirelt üsna hea ülevaade sellest, mida üks või teine tiimiliige elust ja olust arvab ning mille osas tuge vajab.
Kui siia lisada veel juba varasemalt palju käsitletud nn hügieenifaktorid, et kõik kasutavad alati kaameraid, juhil on regulaarsed 1:1 vestlused oma tiimiliikmetega, kõigil on objektiivsed mõõdikud ning eesmärgid ja juht nõuab kõigilt ka nende täitmist - saame kokku juba üsna hea komplekti, millega mistahes maailmakorraldusele vastu minna.
Hajusates tiimides töötamine on üsna halastamatult aus tagasiside senisele juhtimiskvaliteedile ning seetõtu kipuvad paljud esmalt leidma lademetes vabandusi, miks just meie ettevõttes või meeskonnas üks või teine asi ei toimi. Aga hea juht, laseme nendest illusioonidest nüüd ometi lahti.
