Ekspert selgitab: kuidas raskel ajal töötajatele infot jagada, et see poleks paanikat tekitav infomüra

Organisatsiooni sisekommunikatsioonil on muutlikel aegadel üks kandvaid rolle. Kuidas väljakutselisel ajal töötajaid ettevõtte tegevustega kursis hoida, meeleolu tõsta ning infoga igasse kaugtöökontorisse jõuda, selgitab Elisa suhtekorralduse valdkonna juht ja sise-coach Marika Raiski.

Tõhus ja sujuv sisekommunikatsioon on oluline sild töötajate ja lugematute kodukontorite vahel. See on eriti vajalik praegu, kui ajad on ebakindlamad ning meelerahu mõjutavaid uudiseid jõuab meieni uksest-aknast ja iga ekraani kaudu. Siin on mõned nõuanded, kuidas head organisatsioonisisest infovahetust luua.

Kõhutunne võib, aga ei pruugi aidata

Info ülekülluse ajastul võistleb ettevõte töötajate tähelepanu nimel kõigi teiste infokanalitega ning seetõttu peab olema kommunikatsioon läbimõeldud ja kaalutletud. Ikka selleks, et olla inimestele kasulik infoallikas, mitte müratekitaja.

Et seda rolli vääriliselt täita, peab hea sisekommunikatsioon põhinema uuringutel ja andmetel, mis joonistavad pildi töötajate ootustest tööandjale. Seetõttu lihtsalt „õhust" võetud teemad või kõhutunne „mulle tundub, et võiks sellest rääkida" suurt tulu ei too. Selle asemel tuleks pidevalt „kraadida" töötajate meelolu, küsides, kuidas neil läheb ning millist infot nad sooviksid rohkem kuulda. Sellest lähtuvalt saab ka ettevõttesisese informatsiooni hulka ja teemade valikut mõjutada.

Elisas lähtumegi sisekommunikatsiooni korraldamisel väga palju töötajate reaalsest tagasisidest ja rahulolust. Näiteks eriolukorra ajal küsisime Elisas inimeste vastukaja umbes kahe nädala tagant. Praegu sügistalvel küsime põhjalikumat tagasisidet korra kuus. See on oluliseks sisendiks, et töötajate ootustele vastata ning infoliikumist planeerida.

Arusaadavalt ootavad erakorralisematel aegadel inimesed rohkem infot - alates sellest, kuidas ettevõttel (äriliselt) läheb, mil viisil mõjutab ühiskonnas toimuv ettevõtte tegevust ja valdkonda, lõpetades detailsete töökorralduslike küsimustega kontoris ja kaugtööl. Kõik me hoolime sellest, kas meil on homme töö, kuidas ennast uutes oludes vaimselt tunneme, kas suudame kohaneda uute oludega ja millist tuge vajame. Majasisene infoliikumine peab sellega arvestama.

Varieeri erinevaid infojagamise formaate vastavalt sisule

Tihtipeale kiputakse jääma kinni raamidesse, et sisekommunikatsioon võrdub lakoonilise uudis- või infokirjaga. Tegelikult tuleks info jagamisel mõelda laiemalt. (E-)kanaleid, mille abil inimesteni jõuda, on väga erinevaid. Näiteks üleettevõtteline e-kiri/infokiri, intraneti uudis, videokõned, -seminarid, (virtuaalsed) infotunnid, ettevõtte sotsiaalmeedia grupp jne.

Eri kanalites mõjub ka sisu väga erinevalt. Mõtle ja katseta, millist infot ja mis kujul esitleda. Kas selleks sobib paremini ülevaatlik infokiri või vajaks teema põhjalikumat selgitamist modereeritud ja veebi vahendusel jälgitaval infotunnil. Vahel võib mõne infokillu edastamiseks aga sobida hoopis humoorikam sotsiaalmeedia postitus või küsitlus töötajate oma Facebooki grupis.

Juht, kui oluline lüli sisekommunikatsiooni ahelas

Lisaks kanali valikule tuleks ka mõelda, kes infot edastab. Infot ei pea ega tohikski üksi jagada vaid kommunikatsiooni- või personaliüksus. Sisekommunikatsioonis ja töötajatega suhtlemisel on märgiline roll juhtidel. Juhid peavad oma inimestega suhtlema ning siin ei tohi teha mingisugust järeleandmist ka siis, kui töö toimub peamiselt kodukontorites ja video vahendusel. Avatus loeb.

Ühest küljest on oluline roll tiimikoosolekutel, kus juht räägib sellest, kuidas ettevõttel läheb, milline on tiimi roll ja panus organisatsiooni edus. Teisalt, mida paindlikum on töökorraldus, seda enam on vaja töötaja ja juhi vahelisi struktureeritud vestlusi. Need aitavad mõista hajuma kippuvaid ootusi, toetada töötajate arengut ja märgata, kui töötaja otsmikule on tekkimas murekorts. Inimene vajab kindlat aega ja võimalust oma juhiga asjade arutamiseks. See on aeg, mil räägitakse nii muredest kui ka rõõmudest. Kui töötaja saab oma juhiga rääkida vaid korra-paar aastas mõnel ettevõtte üritusel või arenguvestlusel, siis on see ilmselge märk, et midagi on paigast ära.

Ära tekita paanikat, kutsu üles vastutustundlikkusele

Kui ühiskonnas on palju toimumas ja olukord muutub kiirelt, süstib see paratamatult paljudesse muremõtteid. Seetõttu peab sisekommunikatsioon olema tasakaalukas ja kahe jalaga maa peal. Nii kevadel kui ka nüüd oleme Elisas oma töötajatel soovitanud säilitada rahu, kuid seejuures kutsunud üles käituma vastutustundlikult. See tähendab, et alati on kõige olulisem iga inimese tervis ja tema käitumine. Oleme näiteks oma inimestele öelnud, et Eesti ühiskonna jaoks on elisalased äärmiselt tähtsad, sest hoiame toimivana elutähtsaid teenuseid - meist sõltub tuhandete inimeste kodukontoritöö või video teel läbitud koolitund. Peame töötajatena püsima terved.

Ei pea olema alati all-business-stiilis suhtlus

Juba sadu aastaid on huumor ja meelelahutus aidanud keerulisemaid aegu ületada. Seetõttu peaks hea sisekommunikatsioon ka meelt lahutama, olema inspireeriv ja pakkuma erinevaid praktilisi soovitusi ja nõuandeid. Olgu selleks filmisoovitused, kodukontori treeningnipid või näiteks kolleegi praktilised nõuanded ajajuhtimisest, mis võivad päästa mõne töösse uppunud kolleegi päeva. Töökaaslasega üle laua vestlemist ja kohvinurgajutte on ju tunduvalt harvemini, mistõttu ka spontaanset ja meelahutuslikumat jutuajamist teemadel kus keegi käinud on või millist sarja õhtul vaadata, on vähem.

Kui ajad on teistsugused, tuleb ka siseüritustele teistmoodi läheneda. Jõuluaeg on saabumas ning kahtlemata soovivad inimesed ka sel aastal traditsioone jätkata, muljeid vahetada, aasta kokku võtta. Kui suure rahvaarvuga pidustused peavad jääma järgmist aastat ootama, siis ei tähenda see, et pühad jäävad tulemata. Seetõttu tasub veel sellesse hooaega planeerida nutikaid viise, kuidas inimesed kokku tuua. Olgu selleks näiteks virtuaalsed tiimide koosviibimised või intervjuude ja etteastetega telemagasini formaadis virtuaalne jõuluüritus, mida oma ettevõttega sel aastal korraldame.

Seega kokkuvõttes võiks ettevõttesisene infovahetus olla informeeriv, motiveeriv, inspireeriv ja kastist välja mõtlev. Mida hajusamalt me kaugtöökontorites laiali oleme, seda rohkem on vaja töötavat ja operatiivset sisekommunikatsiooni ning seda enam tuleks pöörata juhtidel tähelepanu oma töötajatele ning panustada omavahelisele suhtlusele - hinnaalandust tegemata.