Neljasilmavestlused on täna iga kaasaegse juhi instrumentide seas ning äärmiselt heaks töövahendiks aru saamaks, kuidas sinu töötajal päriselt läheb nii tööülesannete vaates kui ka töörahulolu osas.

Me kõik teame, et hea ettevalmistus mängib suurt rolli hea tulemuse saavutamisel - 1:1 vestlused ei ole siin mingi erand. Vestluseks saab valmistuda nii juht, kui ka töötaja. Siit 3 peamist suunda, kuidas 1:1 vestluseid üles ehitada ja veel konkreetseid soovitusi neljasilmavestluse tulemuslikuks läbiviimiseks.

Ettevõtte sise-coachina kuulen sageli juhtide ütluseid: „Küsin küll töötajalt, kuidas tal läheb, kuid ta ei räägi midagi" või viidatakse lausa: „minu tiimiliige on introvert ja katsu temalt mõni lause kätte saada". Juhid on olukorras, kus esitavad neljasilmavestluse ajal küsimuse ja vastuseks on vaikus või kuulevad vaid kurtmist liigse tööülesannete või töökoormuse osas.

Vestlused korra kuus, tund aega

Mõistan seda juhtide kimbatust, sest olen ka ise samasuguses olukorras olnud, kus 1:1 vestlusel rääkisin mina enamuse ajast ja veidi sai sõna ka minu tiimiliige. Kuni hetkeni, mil ma taipasin, et see ei ole okei. Süvenesin põhjalikumalt neljasilmavestluste läbiviimisse. Tähele tasub panna, et täpselt samamoodi saab 1:1 vestluseks valmistuda ka töötaja ise ning kõik need aspektid enne vestlust läbi mõelda. Lahenduseks on siin õppida õigeid ja õigesti küsimusi esitama. Meeskonnaliikmed räägivad küll, sealhulgas ka introverdid ning võite üllatusega avastada, kui palju erinevaid ja huvitavaid mõtteid teie inimestel on.

1:1 vestluseid tasub teha iga oma tiimiliikmete korra kuus ja pikkusega ca tund aega. Silmas tasub pidada, et vestluse ajast ligikaudu 75% räägib sinu tiimiliige ning 25% on juhi osa. Nende töötajate puhul, kelle osas teate, et nad vajavad mõtlemiseks rohkem aega, tasub küsimused ette saata. See annab inimesele võimaluse vastused rahulikult läbi mõelda.

Raamistikuna lähtun 1:1 vestlusel sellest, et käin läbi kolm suunda:

  1. Projektid. Kuidas läheb jooksvate tööülesannete ja projektidega? Mis on läinud hästi? Milliseid väljakutseid on nende osas?
  2. Inimesed. Kuidas sujub koostöö ning kas ja milliseid muresid on tiimiliikmete, kolleegide, klientide, teiste valdkondade juhtidega? Siin saab küsida näiteks järgmisi küsimusi. Milline on Sinu läbisaamine tiimiliikmetega? Kuidas koostöö tiimiliikmetega sujub? Mis on hästi, mis võiks olla paremini? Kuidas tiimi üldist koostööd hindad? Millest puudust tunned? Mida koostöös muudaksid? Mida teistmoodi teeksid? Kuidas tiimil edeneda aitaksid? Mida minult kui juhilt ootad? Mida võiksin rohkem teha, mida vähem? Millist tagasisidet mulle kui juhile annad? Millega oled rahul, millega mitte? Mida võiksin teisiti teha?
  3. Piirangud. Kolmandaks puudutan olukordi ja piiranguid, mis võivad töötajat tagasi hoida andmaks endast parimat? Millised on kohad, kus hoiad end tagasi? Iseenda käitumised? Hoiakud? Tegevused, kus tunned, et saad ka teisiti? Mida see sulle annaks, kui teisiti käitud? Mida see tiimile annaks? Millist kasu klientidele tooks?


Uuri, mis on tiimiliiget enim motiveerinud

Küsi oma inimeselt, millised tööülesanded ja projektid on töötajale enim huvi pakkunud ja/või teda motiveerinud. Juhid soovivad teada, mida nad peaksid tegema, et tiimiliige saaks endast parima anda. Kaasaegse juhi peamiseks ülesandeks on luua keskkond, kus iga tema tiimiliige saaks oma sisemist motivatsiooni võimalikult hästi ära kasutada.

Vestluse ajal saab rääkida sellest, mis on inimest ettevõttes päriselt kõige rohkem motiveerinud. Mis on olnud tema lemmikprojekt? Kellega talle meeldib väga koos töötada? Miks mõni konkreetne ülesanne teda niivõrd innustas?

Uuri, mis on inimest kurnanud ja motivatsiooni vähendanud

Siinkohal saab vestelda nii projektidest, koostööst tiimiliikmete, teiste osakondade ja kolleegidega ning küsida juhina tagasisidet enda tööle ja käitumistele.

Töötajana on küll keeruline ettevõtet kritiseerida, eriti kui tegu on juhi harjumuste ja käitumisega. Kui juht suudab luua avatud ja usaldusliku töösuhte ning on suuteline tegudes näitama, et oskab tagasisidet vastu võtta, võidavad sellest mõlemad osapooled.

Kui usalduslik suhe puudub, võib töötaja puhul mängu tulla kartus, et tema öeldut tõlgendatakse hädaldamisena ja et juht võtab seda isiklikult, mis omakorda võib mõjutada inimese karjääri kulgu. Või mis veel hullem - töötaja näeb küll vaeva, et tagasisidet anda, kuid mitte miski ei muutu.

Need olukorrad võivad tunduda ebamugavad, kuid tuleb meeles hoida, et kui me asjast ei räägi ja kui me juhtidena ei küsi, ei saa me töötaja mõtetest, rõõmudest ja muredest ka mitte kunagi teada. Ka töötajale võib see tunduda veidi ebamugava teekonnana, kuid kui te ei räägi, siis kes veel seda teeb. Selle teekonna käimine on väärt, et ühiselt töökeskkonda parandada.

Mida veel küsida?

Lisaks võiks küsida meeskonnatöö kohta ja tuua pilti ka töötaja enda arengupotentsiaali, esitades järgmisi küsimusi.

Millise meeskonna saavutuse üle tunned enim rõõmu? Mis Sulle meeskonna juures enim muret valmistab? Mis on Sinu suurim katsumus? Kuidas saaksin aidata selle katsumusega silmitsi seista? Millisena näed meie meeskonda või ettevõtet aasta pärast ja mida saaksin teha, et seda eesmärki saavutada? Millised on suurimad probleemid, millega tiim või ettevõte järgmisel aastal silmitsi seisab? Kas näed enda töös kasutamata potentsiaali? Milles võiksid end natuke rohkem arendada või mida põhjalikumalt uurida? Kuidas olen juhina Sinu tööd kergendanud? Mida saaksin veel ära teha?

Lõpetuseks edasiviiv tagasiside

Seejärel, kui meeskonnaliige on põhjalikult rääkinud, mis tema töö ja rahulolu osas toimub ning oleme läbi käinud vajalikud projektid ja nende kuu, olen ma lõpuosas välja toonud positiivse tagasiside töötaja töö ja arengu osas. See on suurepärane võimalus tõsta esile head, eriti seda, mida töötaja on teinud või öelnud. Puudutada võiks ka ühte soovitust, kus näete, et töötaja saaks enam panustada.

Kokkuvõtvalt tasub juhina meeles pidada, et mida rohkem neljasilmavestlusse panustate, seda suuremat kasu saate. Tunnipikkune kohtumine kord kuus võimaldab luua oma meeskonnaliikmetega paremaid suhteid, parandada töökeskkonda ja tõsta töötaja rahulolu. Läbi viidud uuringud näitavad kindlalt, et tiimi tulemuslikkus tänu 1:1 vestlustele paraneb kordades.