Advokaat selgitab: levinud eksimused kaugtöö tegemisel

Koroonakriisi ajal on kaugtöö muutunud väga levinud töövormiks, mida soodustavad nii tehnoloogia areng kui ka üldine paindlike töövormide populaarsuse kasv. Advokaadibüroo Hedman Partners jurist Johanna Rähn selgitab, millega peab distantsilt töötamisel arvestama ning toob välja põhilised vead, mida täna tehakse.

Kaugtöö tähendab, et töötaja teeb oma tööd, mida ta tavapäraselt teeks tööandja ruumides, neist väljaspool, näiteks kodust või maakohast.

Jurist Johanna Rähn rõhutas, et kaugtöö rakendamisel on mitmeid olulisi õiguslikke nüansse, mida tihti unustatakse. “Seaduse järgi ei saa tööandja sundida töötajat kodukontoris töötama ning ka töötaja ei saa jääda kodukontorisse tööandja nõusolekuta ehk tööandja ja töötaja peavad kaugtöö tegemises kindlasti kokku leppima,” rõhutas ta.

Juristi sõnul unustatakse tihti, et kaugtöö tegemise kokkulepe tuleb vormistada kirjalikult, näiteks töölepingus või eraldiseisva kokkuleppega ning enne töötaja kaugtööle lubamist peab tööandja hindama kaugtöö tegemisega kaasnevaid riske.

Turvalise töökeskkonna tagamine on tööandja ülesanne, ka töötaja kodus

Tööandja vastutab ka kaugtöö puhul töötaja töötervishoiu ja tööohutuse eest ning peab kaugtööga seonduvate riskide kaardistamiseks läbi viima riskianalüüsi. “Riskianalüüsi läbiviimiseks ning töötaja töötervishoiu- ja tööohutusalaseks juhendamiseks on tööandjal vaja teada, kus töötaja kaugtööd teeb. Seega ei piisa kaugtöö puhul töö tegemise koha kokku leppimises kohaliku omavalitsuse üksuse täpsusega, vaid töö tegemise koht tuleks veelgi täpsemalt määratleda, näiteks fikseerides, et töötaja teeb kaugtööd oma kodus,” tuletas Rähn tööandjatele meelde.

Näiteks arvutiga töötamise puhul tuleb töötajat juhendada seoses ergonoomilise töökoha ja tööasendiga. Lisaks on oluline hinnata ja maandada kaugtöö mõju töötaja vaimsele tervisele. “Üheks töötajate teavitamise ja juhendamise võimaluseks on kaugtöö tegemise korra sätestamine töökorralduse reeglites või eraldiseisvas dokumendis, mida tutvustatakse töötajale tööle asudes ja/või enne kaugtöö alustamist. Kaugtöö tegemise korda saab lisada nõudeid ja soovitusi töötajale kaugtöö tegemise koha sisseseadmiseks töötaja kodus,” sõnas Rähn.

Tööandjal on kaugtöö puhul keeruline kontrollida ja tagada, et töö tegemise koht oleks töötervishoiu ja -ohutuse seisukohalt nõuetele vastav. “Vaatamata sellele on tööandjal võimalik oma vastutust piirata üksnes siis, kui ta on teinud kõik endast oleneva tööohutuse ja -tervishoiu tagamiseks. See tähendab, et kui tööandjal ei ole võimalik veenduda töötaja kaugtöö tegemise koha ohutuses või kui tööandja teab, et töötaja kaugtöö tegemise koht ei ole ohutu, ei tohiks tööandja töötajat kaugtööle lubada,” rõhutas Hedman Partnersi jurist..

Kodukontoris töötamisega seotud kuludes tasub eelnevalt kokku leppida

Üldreegel on, et töötaja töökoha loomise ja ülalpidamisega seonduvad kulud katab tööandja.

Rähni sõnul kehtib sama põhimõte ka koroonakriisi ajal kodukontorisse asunud töötajate kohta. “Kulude hüvitamine toimub tööandja ja töötaja kokkuleppel, lähtudes mõistikkuse põhimõttest. Kui tööandja on võtnud vastu otsuse, et COVID-19 viiruse leviku takistamiseks on vajalik või mõistlik asuda töötajatel kodukontorisse ja töötajad on nõus kodukontoris tööd tegema, peab tööandja tagama töötajatele kodukontoris töötamiseks vajalikud töövahendid,” selgitas ta.
Tööandja võib võimaldada tööandja töövahendite kasutamist kodukontoris või hüvitada töötaja poolt tööandjaga kooskõlastatult tehtud mõistlikud kulutused töövahenditele. Lisaks töövahenditele (arvuti, töölaud, ergonoomiline tool jms) võivad hüvitamisele kuuluda ka muud kodukontoris töötamisega seotud kulud, näiteks mõistlik proportsioon interneti- või kommunaalkuludest. Kulude hüvitamisel on oluline mõelda maksuõiguslikele erisustele, tuletas jurist meelde.

“Muuhulgas oleks mõistlik täpsustada, millised töövahendid ja milliseks ajaks võib töötaja koju viia, milliseid kulutusi ning milliste dokumentide alusel on tööandja valmis hüvitama. See aitab ennetada olukordi, kus tööandja saab töötajalt ootamatu nõude kulutuste hüvitamiseks või kus tööandjal puudub ülevaade, millised töövahendid on töötajate koduses kasutuses,” soovitas Rähn.

Lähtuda tuleb põhimõttest, et tööandja peab omal kulul tagama töötajale ühe töökoha – olgu see kontoris või töötaja kodus.

Isikuandmete töötlemisel mööndusi teha ei tohi

Kui töötaja töötleb tööülesannete täitmiseks isikuandmeid, tuleb tööandjal kaugtöö võimaldamisel läbi mõelda, millised on kaugtööst tulenevad lisariskid andmetöötlusele, kuidas neid maandada ning juhendada töötajat vastavalt.

“Tööandja kohustus on tagada isikuandmete õiguspärane ja turvaline töötlemine ka olukorras, kus töötaja vastab kliendi e-kirjadele kohvikus või töötab isikuandmeid sisaldavate paberkujul dokumentidega kodus,” sõnas Rähn ning lisas, et on väga oluline, et tööandja kohustaks ja julgustaks töötajaid tööandjat teavitama igast pisemastki isikuandmetega seotud rikkumisest.