Digitaalsed mürataltsutajad ehk kuidas tulla töö ajal toime tohutu rakenduste hulgaga

Üha rohkem kasutavad töötajad töö tegemiseks erinevaid digitaalseid võimalusi, mis paraku toob kaasa mürarikkama keskkonna ning segab seeläbi igapäevatöö toimetusi. Kaks eksperti arutasid Helsingi Sanomati artiklis, miks see nii on ning kuidas olukorda parandada.

Kõikjal räägitakse töömaailma muutustest ning arutletakse kontorite tuleviku üle. Kuivõrd uutele kontoripindadele sisendatakse uut usku ning neid kohandatakse koguni taimede asukoha täpsusega, tehakse ikka suur osa tööst ära digitaalselt. See aga muudab töökeskkonna stressirohkemaks ja mürarikkamaks, sest inimestel on "digitaalse töö kogemuse" vaesus. Millest see aga tuleneb?

Murekoht on lühidalt järgmine: tööandja pakub töötajatele palju erinevaid digitaalseid tööriistu, mõtlemata tervikule. Kuivõrd tüdineb töötaja ära erinevate kanalite kaudu saabuvast infovoolust, siis hakkab see raskendama tema igapäevatoimetusi.

Killustatud suhtlus

Teabe, tarkvara ja dokumentide hulk kasvab pidevalt ning kogu infotulvas õige rakenduse ja teabe leidmine jääb sageli töötaja kohustuseks. Ühiseid mängureegleid pole ning seega on suhtlus erinevate platvormide vahel killustatud. "Ühe kliendi uuringust selgus, kuidas mõned töötajad pidid oma töö tegemiseks kasutama umbes nelikümmend erinevat rakendust," tõi välja Microsoftis töötav Riikka Gassen.

Tegelikkuses pole probleemi tuum mitte niivõrd nende sõnul tehnoloogias (kuigi ka sellel on oma roll), vaid organisatsiooni juhtimises. Töökeskkonna digitaliseerimisse on sattunud lüngad ehk töötajatele tutvustatakse pidevalt uusi tarkvarasid, kuid keegi ei struktureeri enam töötajate esialgseid vajadusi, selgitab Gassen.

Kuivõrd ettevõte võib olla oma tarkvara välja töötanud ja kohandanud, siis pilveteenuseid nagu Teams, Google Workspace jt rakendataksegi sellisena, nagu need on. Seetõttu on lihtne vahele jätta ka see, mis tegelikult vaja on. See kõik võib viia olukorrani, kus teave on justkui paljudest erinevates kohtades, kuid töötajad ei mäleta enam, kust ja mida leida. Samuti võib see viia info aegumiseni, sest mürarohkes keskkonnas ei leita asju õigel ajal üles.

Võttes arvesse olukorra probleemi, on Gassen ja Soome IT eksperst Jari Kopakkala toonud välja järgmised näpunäited.

Viis näpunäidet juhtidele
1. Tuvastage vajadus: alustage reforme töös tuvastatud vajadusest, mitte uue
2. Digitaalne hõlbustamine on põhioskus: Õpetage töötajaid digitaalset koostööd hõlbustama. See on tuleviku põhioskus, mida veel pole.
3. Eemaldage vana info: õppige ära tundma aegunud kasutut teavet ja kustutage see
4. Uus tehnoloogia ei ole alati lahendus: mõista, et kõike ei lahenda tehnoloogia
5. Säilitage saadud õppetunnid: loodud rutiin aitab hoida töötajat ka siis, kui esialgne entusiasm kaob

Kolm näpunäidet töötajale
1. Jälgige kalendrit: leppige kohtumised eelnevalt kokku ning hoidke oma kalendri broneeringutest kinni. Loomulikult ei sobi see kõikide töörollide jaoks, kuid leppige oma juhendajaga võimaluse korral kokku iganädalane iseseisev tööaeg
2. Broneeri endale katkematu tööaeg: „Veenduge, et teie olek sotsiaalmeedias oleks õige. Kontaktidele teatage ajast, mil olete saadaval
3. Tehnoloogia: kasutage ära oma ajahaldusrakenduste ülesannete loodud funktsioone, näiteks Microsofti ülesandeid. Kasutage tööriista seadetes olevaid funktsioone ja piirake oma edasist suhtlemist asjadega, mis pole teie tööga praegu seotud