Kuidas sisustada kontorit nii, et see vastab muutunud ootustele?

Kuigi kodukontor on tulnud, et jääda, on paljud ettevõtted huvitatud sellest, et töötajad kasvõi osaliseltki füüsilises kontoris tööd saaksid teha – seda nii meeskonnatunde tugevdamiseks kui ka omavahelise suhtluse kiirendamiseks. See on kaasa toonud olukorra, kus senine kontoriplaneering ei vasta enam muutunud aja muutunud ootustele. Täna on ülioluline teha kontor selliseks, kus töötajad ennast turvaliselt ja mugavalt tunnevad. Kuid millest kontori sisustamisel või sisustuse värskendamisel lähtuda ning millest alustada?

Kogenud kontorite sisustaja ELKE Mööbel koos Hispaania kontorimööblitootjaga Actiu on abiks praktiliste soovitustega, mida muudatuste planeerimisel ja elluviimisel arvesse võtta. Peamisteks märksõnadeks on töötajate hajutamine, liikumisvajaduse vähendamine kontoris ja hügieen.

Töötajate hajutamine

Töötajate hajutamisel on tähtis alustada ruumist, kus töötajad kõige kauem viibivad ehk ruumist, kus asuvad töökohad. Töökohtade hajutamisel peab esmalt kontoris üle vaatama, kui palju on töökohtadele mõeldud ruumi, kui palju saab luua selliseid töökohti, mis on teineteisest turvalise vahemaaga eraldatud ja kas töökohtadele mõeldud ruumi saab millegi arvelt juurde luua.

Kui kontoris asetsesid varasemalt töölauad kõrvuti, tasub need liigutada teineteisest eemale. Vastastikku asuvad töölauad tasub samuti üksteisest kaugemale liigutada või paigaldada teineteise suhtes siksakina. Mitmest lauast koosnevate tööjaamade puhul tasub osad töökohad tühjaks jätta.

Hajutatud istekohtadega kontoris on töölaudadel klaasist lauapaneelid (Foto: Actiu)

Kõigil juhtudel on väga heaks ja kiireks lahenduseks paigaldada nii kõrvuti kui ka vastastikku asuvate töölaudade vahele töökohti eraldavaid vahepaneele. Kui varasemast ajast on juba laudadel näiteks suures ruumis müra summutava akustilise kangaga kaetud vahesirmid, tasub uurida lahendusi, mis võimaldavad paneelidele lisada täiendavaid kõrgemaid klaasist kaitsesirme. Paljud akustiliste paneelide tootjad pakuvad selliseid lahendusi oma paneelidele ja ka universaalsemaid tooteid, mida saab ühilduda teiste tootjate sirmidega. Klaas (või pleksiklaas) on sellises olukorras heaks lahenduseks, kuna see ei piira vaatevälja, ei vähenda töölauale langevat valgust ning on samas kergelt puhastatav. Tööjaamade puhul, kus laudu ei saa teineteisest eemale liigutada, tasub töökohtade eraldamiseks kasutada laua keskel kui külgedel klaasist lauapaneele (Foto: Actiu)

Klaasist paneelidega eraldatud töökohad (Foto: Actiu)

Kõrvuti asuvate töökohtade vahele mõeldud vaheseintena tasub eelistada tooteid, mida on kerge vajaduste muutumisel liigutada (näiteks ratastel lahendusi). Kindlasti tasub vaheseinte valikul arvesse võtta materjali – see võiks olla midagi, mida on kerge puhastada ning mis ei mõjuks rusuvalt.

Actiu Link vaheseinte süsteemiga saab ruumisäästlikult luua eraldatud töökohti ja puhkenurki (Foto: Actiu)

Actiu Link vaheseinte süsteem (Foto: Actiu)

Lisaks töökohtadele tasub kriitilise pilguga üle vaadata ka teised ruumid ja paigutada seal mööbel ümber selliselt, et oleks võimalik hoida distantsi ja hajutatust. Näiteks on koosolekuruumides mõistlik kasutusele võtta ratastel lauad, mida saab vajadusel teineteisest kaugemale lükata.

Kindlasti tasub vähendada istekohtade arvu, et nõupidamisruumis saaks korraga viibida väiksem arv inimesi ja osalejad saaksid hoida vajalikku distantsi. Kui kasutuses on nii öelda „ühes tükis“ suurem nõupidamislaud, on eraldatuse suurendamiseks lahendus paigaldada laua keskele klaasist vahepaneelid.

Täiendava meetmena tasub kindlasti üle vaadata koosolekute pidamise vajadus, muuta need lühemaks ja tekitada võimalusi muuta nõupidamised hübriidiks, kus pooled töötajad osalevad koosolekul veebi vahendusel.

Ratastel Actiu Talent laudadest saab kiirelt tekitada suure koosolekulaua (Foto: Actiu)

Ratastel Actiu Talent lauad (Foto: Actiu)

Puhke-, söömis- ja väiksemateks nõupidamisteks mõeldud aladel tasub mööbliesemed paigutada nii, et tekiks rohkem maksimaalselt kahele inimesele mõeldud suhtlemiskohti. Kui selliseid punkte ei saa teineteisest füüsiliselt väga kaugele viia, tasub kindlasti kasutada vahesirme, millega vajalikku eraldatust tekitada.

Kahele kuni kolmele inimesele mõeldud eraldatud puhkenurgad, mis on tekitatud Actiu Split liigutatavate vaheseintega (Foto: Actiu)

Klaasist kaitsepaneele saab kasutada ka puhkenurga laudadel (Foto: Actiu)

Ühiskasutatavates ruumides peaks kindlasti eelistama mobiilseid mööbliesemeid, mida on hea vastavalt vajadusele ja ilma suurema pingutuseta kiirelt ümber paigutada. Heaks lahenduseks on ratastel söögi- ja abilauad, kerged söögitoolid, pehmest mööblist ratastel tumbad, vähe ruumi võtvad väiksemad diivanid ning tugitoolid.

Lihtsa vaevaga liigutatav ratastel Actiu Bend istemööbel sobib uue ajastu puhkenurka (Foto: Actiu)

Mööbli valikul peab silmas pidama seda, et uutele normidele vastav kontorimööbel peab olema selline, mis ei kaota oma aktuaalsust ka siis, kui praegune keerulisem olukord tulevikus leeveneb ja vajadus suurema eraldatuse järgi taandub. Siin on väga oluliseks märksõnaks mööbli multifunktsionaalsus – mööbliesemete valikul tasub investeerida sellistesse toodetesse, mida saab kasutada erinevates ruumides ja olukordades. Heaks näiteks on väiksemad ratastel toolid, mida on võimalik kasutada nii koosolekulaua taga kui ka puhkenurgas ja ootealal.

Liikumisvajaduse vähendamine

Turvalise kontori loomisel tuleb pöörata tähelepanu ka sellele, kuidas töötajad kontoris liiguvad ja kuidas töö tegemiseks mitteolulist liikumist vähendada. Selleks tuleb kaardistada võimalikud põhjused, miks töötajad kontoris oma töölaua juurest eemale liiguvad. Seejärel tasub kriitilise pilguga üle vaadata, kuidas liikumistrajektoorid lühemaks muuta. Näiteks kui kohvi- ja veeaparaat asuvad koridori lõpus, tasub need töölaudadele lähemale tuua.

Liikumistrajektoori vähendamiseks tasub vajadusel puhkenurk töölaudadele lähemale tuua (Foto: Actiu)

Väga olulised käte puhastamiseks mõeldud vahendid peaksid kindlasti asuma mitmes kohas ning töötajate liikumisteel. Heaks lahenduseks on paigaldada need sissepääsu, koosolekuruumide ning tualettruumide kõrvale.

Üheks liikumise põhjuseks võivad olla ka väiksemad nõupidamised või spontaansed arutelud köögis, ootealal või puhkenurgas. Sellises olukorras tasub juurutada erinevaid tehnoloogilisi lahendusi Skype’i või sarnaste platvormide näol (näiteks teha kõiki töötajaid ühendav virtuaalne juturuum), mis võimaldavad katta suhtlemisvajadust ilma, et töötajad sellisteks aruteludeks füüsiliselt kokku peaksid tulema.

Liikumisvajaduse kaardistamise eesmärgiks on viia kontoris töötajate liikumine ja seeläbi ka töötajate omavaheline füüsiline kontakt võimalikult minimaalseks. Suuremates kontorites tasub kokkupuudete vähendamiseks läbi mõelda ka liikumissuunad ja vajadusel tähistada need noolekleebistega.

Hügieen

Lisaks tihedale käte puhastamisele on uues reaalsuses väga suur roll pindade desinfitseerimisel. Kontorisse uusi mööbliesemeid soetades tuleb kindlasti tähelepanu pöörata toodete materjalidele ja materjalide ning kangaste puhastamisvõimalustele. Tänapäeva kontoris ei tohiks enam olla ruumi toodetele, mida ei saa puhastada.

Olulise uuendusena on töötajatele tarvis südamele panna, et nii töölauad kui ka muud pinnad jääksid tööpäeva lõppedes võimalikult tühjaks, et neid saaks korralikult puhastada.

Uuenenud kontori võti

Selleks, et viia kontor uuenenud ootustega vastavusse ja muuta see töötajatele turvalisemaks, ei tähenda ülimalt põhjalike ja aeganõudvate muudatuste ning kulukate investeeringute tegemist. Sellise kontori loomise võti on läbimõeldud ruumipaigutuses ja nutikates lahendustes.