Ärirobot on Excelist 20 korda efektiivsem

Eesti on e-teenuste arendamisel jõudnud tasemele, kus peame oma väljatöötatud ning edukalt toimivate e-lahendustega rahuldama üha suureneva huviliste armee infovajaduse.

Olukorras, kus iga kolmas eestlane tutvustab väliskülalistele e-Eesti edulugu, e-lahendusi, IKT-sektorit, innovatsiooni, saavutusi ja koostöövõimalusi, näib kohmakas, et edukas kodumaine ettevõte juhib äriprotsesse iganenud ning “Pigem käin ringiga, kui tatsan otse” põhimõttel.

Praegu üks Eesti juhtivaid kolimisfirmasid Adduco enam ringiga ei käi, sest on leidnud endale Bevira äriroboti.

Suuna aeg ettevõtte arendamiseks

Adduco pakub kolimise terviklahendusi era- ja äriklientidele nii Eesti sees kui ka rahvusvaheliselt – transpordist ja ladustamisest paigaldusteenuste, kolimiskastide ning utiliseerimiseni. Missioon on aidata inimestel elus muretult ja kiirelt edasi liikuda. Viimane märksõna sai aga hoo sisse, kui rahvusvaheliste kolimisteenuste juht Aivar Kisel otsustas turul ringi vaadata eesmärgiga muuta tööprotsessid ettevõttes efektiivsemaks. Protsess, kus enam kui kolm tundi päevas kulutati spreadsheet’ide ehk kõikvõimalike tabelite täitmisele, ei lubanud ettevõttel kasvada, olles ebamõistlik ja ajakulukas. Töögraafikuid koostati Google Docsi abiga ning arvete ja aktide väljad olid käsitööna nikerdatud värvilised kunstiteosed Exceli tabelites. Hiljem kasutas Adduco konkreetset kliendihaldustarkvara, ent tabelite meeletu hulk, tööjaotus ning ajakulu ajas firma veenvamate lahenduste nõudluseni.

Tee ärirobotini andis Adducole tarkvarauuendused, mis omakorda tootis juurde aega tegeleda ettevõtte põhiväärtuste ehk klientide ja töötajatega. Lahendus kaotab ära tüütud Exceli tabelid, paberblanketid, Wordi failid ja kõik muud äritarkvarad, nii kliendi-, projektihaldus-, majandus- kui ka tööajaarvestustarkvarad. Ettevõtte kõiki äriprotsesse ühes süsteemis hallates tõuseb töö efektiivsus märkimisväärselt. Kokkuvõttes hoiab ettevõte kulusid kokku ja saab keskenduda oma põhitegevusele, mis tõstab ettevõtte väärtust ning loob vundamendi kasvada kasumlikult. Õnnelikum pole mitte ainult klient, vaid ka töötaja, kelle jaoks ei ole meelistegevusteks paberitöö ning manuaalselt äriprotsesside haldamine ja juhtimine, vaid eesliinil kvaliteetse teenuse teostamine.

Kontroll tööjõukulude üle

Adduco oli alguses skeptiline, kuidas hakkab käima töötundide arvestamine. Varem tegi töötaja seda käsitsi ning tihti puudus ülevaade, kas kirja pandud töötunnid vastavad ka kliendi arvele kirjutatud tundidele. Järgmise sammuna viidi see digitaalsesse ajaarvestusprogrammi, kus tööajad küll digitaalselt tööaega registreerisid, kuid endiselt tuli sinna tööd käsitsi sisse kanda ning pärast töö teostamist töötunnid jälle eraldi välja, palgaarvestusse kanda. Praegu toimub seegi osa Bevira ärirobotis automaatselt. Kolijad integreeriti äriroboti mobiilsesse lahendusse, kus üleminek oli üle ootuste pehme. Kommunikatsioon tööde juhi ja kolijate vahel toimub automaatselt, tööd ja aktid on digitaalsed. Peale selle loob süsteem ausa pildi, st kui kliendile müüakse neljatunnine kolimisteenus, ei saa kolija panna tunnilehele kirja viit tundi. Nii on Adducol oluliselt parem kontroll tööjõukulude üle.

“Tunneme ettevõttena ennast nüüd professionaalsemana kui kunagi varem. Tööprotsessid on juhitud efektiivsemalt, korrapärasemalt. Tunneme, et ka kliendile näime professionaalsed ja operatiivsed – lisaväärtus müügi- ja klienditeeninduse ning kvaliteedi vaatevinklist. Klientide tagasiside on väga positiivne,” kommenteerib Aivar.

Arve koostamine 20 korda kiirem

Varasem töökäik nägi ette töömahukat arvete koostamist kindlatel päevadel. Töötaja pidi töötlema igat paberakti eraldi, kus arve koostamiseks korjas infot kokku koguni kolmest allikast, misjärel vormistas lõpliku digipaberi eraldi programmis. Nii võiski kolimise hetkest arve väljastamiseni kuluda kuni kaks nädalat. Kui enne koostati ühe kliendi mahukamat arvet näiteks 45 minutit, siis praegu kulub selleks aega ainult sada kakskümmend sekundit. Praeguseks on näha ka positiivseid arenguid kliendi maksedistsipliinis. Süsteemis on näha, kui klient on arve või pakkumise avanud. Nii ei kuule Adduco paratamatuid vabandusi, kus arve on justkui kaduma läinud.

Müügiinimene müüb, mitte ei vaidle bürokraatiaga

Tänu uuele lahendusele teeb müügiosakond päevas oluliselt vähem klikke ja suunab oma fookuse õigele võtmesõnale ehk müügile, omades käepärast ning hõlpsat ülevaadet. Kogu mugavusele lisaks on ärirobot roheline, kaotades ära tuhandete ja tuhandete paberite kasutamise ning omamise. “Kui näiteks kuue kuu möödudes jalutab kontorisse klient ja esitab pretensiooni, ei pea me kaevama paberarhiividest 8000 lehekülje hulgast üht dokumenti. Kirjutame otsingureale märksõna ning hetkega on akt, fotod ja töö ees,” kommenteerib Aivar tänapäevast mugavat töökäiku.

Tulevikulahendused Beviras

Kui uurida, mis muusika mängib Adduco tulevikus, on idee kolida ka e-kirjamajandusega Bevirasse, kus kõik e-kirjad on seotud ühtlasi kliendikaardiga ning tulevikus igal ajal klikiga kättesaadavad. Idee on luua kliendile võimalus oma tellimus esitada operatiivsel ja kiirel platvormil, et kogu teenindusprotsess muutuks veel efektiivsemaks ning mugavamaks.

Nagu kõigel on hind, ei küündi Bevira tasudega taevasse ning läheneb personaalselt. “Bevira oli õigel ajal õiges kohas ja lähenes personaalselt ning teeb seda siiani – personaalsus, kiire reageerimine ja tagasiside saamine on oluline,” tunnustab Kisel ettevõtte lähenemist.

Seni on saanud lahendatud kõik Adduco tõstatatud probleemid, ja lahendused on leitud vastavalt kliendi soovile. Enne viiel eraldi tarkvaral jooksnud protsessid on praeguseks kahe peal, mis viitab ka oluliselt vähenenud nii otsestele kui ka kaudsetele kuludele. Iga tarkvara neist kandis minimaalselt 200-eurost kulu, seega on igakuine rahaline võit juba tarkvaraliste kulude pealt 50%. Rääkimata Adduco varasematest katsetustest pilootprojektidena erinevate tarkvaradega, mis siiski lahendust ei toonud, küll aga kulusid. “Tehakse töötav asi, lubadused täidetakse mõistlike kuludega, mille tasuvus on kiire, mõne kuu küsimus,” soovitab Aivar Bevira äriroboti lahendusi ka teistele.

Enda äriprotsesside efektiivistamiseks võta ühendust Kristoga Bevirast.
[phone]
[e-mail]
www.ärirobot.ee