Kaugtööd saab teha vaid tööandja ja töötaja kokkuleppel. Mida peaks veel kodukontori töö reguleerimisest teadma?

 (21)
Kaugtööd saab teha vaid tööandja ja töötaja kokkuleppel. Mida peaks veel kodukontori töö reguleerimisest teadma?
Foto:magnusson

Tööõiguse ja andmekaitse põhimõtted ning reeglid toimivad nii kaugtöö kui eriolukorra ajal edasi ja ei erine üldistest reeglitest tavaolukorras. Siiski esinevad teatud väljakutsed ja mõtlemiskohad ning kiiresti ümber organiseerumisel kaugtöö vormile võib neist olulisem jääda tagaplaanile. Advokaadid selgitavad aspekte, millele võiks iga tööandja ja töötaja kaugtöö puhul mõelda.

Eriolukord ja viiruse leviku piiramise meetmed on toonud kaasa töötajate suundumise kodukontoritesse. Nüüd kui kiirelt ümber organiseerumine kaugtööle on möödunud ja kaugtöö korraldamine hakkab normaliseeruma, on õige aeg üle vaadata kaugtööga seotud tööõiguse, andmekaitse kui ka üldisemad küberturvalisuse teemad.

Järgnevalt oleme väljatoonud aspektid, millele võiks iga tööandja (kui ka töötaja) mõelda kaugtöö puhul:

Vormista kaugtöö kokkulepe

Kaugtöö toimub üksnes poolte kokkuleppel. Tööandja ei saa ühepoolselt sundida kaugtöö tegemist ja töötaja teiselt poolt ei saa seda nõuda. Kaugtöö kokkulepe on võimalik sõlmida nii kirjalikult kui suuliselt, kuid eelistada tuleks kirjalikku vormi. Soovituslik on kirjeldada kaugtöö, andmekaitse ja küberturvalisuse üldised põhimõtted töökorralduse reeglites ja täpsem sätestada poolte vahelises kirjalikus kokkuleppes. Täiendavalt võib tekkida vajadus leppida spetsiifilised kaugtöö tingimused kokku iga töötjaga eraldi tulenevalt töö iseloomust. Kuna kaugtöö detailid ei ole seaduses reguleeritud, siis olukorras, kus kaugtöö regulatsiooni töökorralduse reeglites ei sisaldu, on relevantne detailid töötajaga eraldi kokku leppida.

Arvesta kaugtööl töötervishoiu ja tööohutuse tagamisega ja juhenda töötajat nendes

Tööandja vastutab kaugtöö korral töötaja töötervishoiu- ja ohutuse eest. See tähendab, et ka kaugtöö korral peavad tööandja ja töötaja looma ja tagama töötaja tervisele ohutu töökeskkonna. Tööandja kohustuseks on kujundada ja sisustada tööandja töökoht nii, et on võimalik vältida tööõnnetusi ja tervisekahjustusi ning säilitada töötaja töövõime ja heaolu. Kaugtöö korral saab tööandja oma vastavaid kohustusi täita vaid piiratud määral. Tööandjal on võimalik koos töötajaga selgitada välja keskkonna, kust töötaja tööd teeb, riskid ning juhendada töötajat, kuidas neid riske vältida, näiteks õiged kuvariga töötamise töövõtted.

Tööandja vastutab ka kaugtöö tegemise ajal töövahendite hankimise ja hooldamise eest. Kui töötajal on töö tegemiseks vajalikud vahendid olemas, näiteks kontoritöötaja puhul arvuti, hiir, klaviatuur, ning töötaja täidab ka tavapärases töö tegemise olukorras nende vahenditega oma tööülesandeid, siis ei ole tööandjal kohustust täiendavaid vahendeid hankida. Sellisel juhul tuleb pöörata täiendavat tähelepanu vastavate seadmete turvalisele kasutamisele (täpsemalt allpool). Hea soovitus on samuti hetkel levinud praktika, millega võimaldatakse töötajal täiendavaid vajalikke töövahendeid koju kaasa võtta, nagu näiteks lisamonitor.

Reguleeri töö- ja puhkeaeg kokkuleppes

Töölepingu seadus ei reguleeri eraldi tööaega kaugtöö korral. Sellest tulenevalt eeldatakse, et töötaja töötab 40 tundi nädalas ning 8 tundi päevas, kui töötaja ja tööandja ei ole teisiti kokku leppinud. Kaugtööd tehes säilib tööandja töökorralduse reeglites ja töölepingus sätestatud töö- ja puhkeaja korraldus, kui töötaja ja tööandja kaugtöö tegemise ajaks erinevat kokkulepet ei sõlmi. Tulenevalt tööülesannete iseloomust võib töötajal olla võimalik oma tööaega vabalt valida. Samas võib olla ka vastupidi, et osutub vajalikuks panna paika kindad kellajad, millal peab töötaja tööandjale ja/või klientidele kättesaadav olema. Tööandjal on aga õigus anda kaugtöötajale korraldusi, mis lihtsustaks tööandja tehtavat kaugtöötaja tööaja arvestust. Ära unusta töötajale meelde tuletada, et puhkama peab ka.

Kaalu töötamise kontrollimise ja seadmete isiklikel eesmärkidel kasutamise reguleerimist kokkuleppes

Kui tavapärase tööülesannete täitmise korral on tööandjal vahetu kontroll töötaja tegevuse üle, siis kaugtöö puhul on selline kontroll piiratud töötaja põhiõigusega kodu ja eraelu puutumatusele, kuid ka tänu distantsile. Kuid ka kaugtöö tegemise ajal allub töötaja tööandja juhtimisele ja kontrollile. Tööandjal on kohustus pidada tööajaarvestust ning töötajal on kohustus täita kokkulepitud mahus, viisil ja ajal oma tööülesandeid. Samuti peab tööandja kinni pidama töötaja töö- ja puhkeaegadest ning töötaja peab kinni pidama poolte vahel kokku lepitud või töökorralduse reeglitest tulenevast tööajast ning puhkepausidest. Näiteks vajab reguleerimist ja teavitamist tööalase e-posti aadressi isiklikul eesmärgil kasutamine või töötaja internetikasutuse jälgimine tööaja kontrollimiseks.

Kaalu kaugtööl kulude hüvitamise reguleerimist

Pooled võivad kokku leppida ka tööülesannete täitmise töötajale kuuluvate vahenditega. Sellisel juhul tuleb kokku leppida töötajale kuuluvate töövahendite kulude hüvitamine. Kaugtöö tegemine ei tohi töötajale kaasa tuua töötasu vähenemist seoses suurenenud kulutustega. Seejuures on tööandjal kohustus hüvitada üksnes töötajale vaid otsesed tööga seotud kulutused, näiteks tööga seotud side- ja elektrikulud.

Kaalu töötajate isiklike seadmete kasutamise reguleerimist

Mitmed ettevõtted ei väljasta töötajale isiklikku sülearvutit või puudub võimalus töövahendite kaasavõtmiseks koju ning kaugtöö võib tuua kaasa olukorra, kus töötaja kasutab tööülesannete täitmiseks isiklikke seadmeid. Sõltuvalt töödokumentidele ligipääsetavuse võimalusest võib kaduda kontroll dokumentide ja isikuandmete liikumise üle, näiteks juhul kui töötaja salvestab need enda isikliku arvuti kõvakettale. Samuti ei pruugi olla isikliku seadme turvaseadistused nii ajakohased kui seda on tööarvutil, mistõttu eksisteerib suurem isikuandmete rikkumise risk. Soovituslik on tööasjade ajamiseks kasutada üksnes tööarvutit, seda ka näiteks olukorras, kus töötajal on võimalus isikliku seadmega pääseda ettevõtte pilveteenustele ligi.

Sarnaselt isiklike seadmetega, vajab tähelepanu ka isiklike kasutajakontode või pilveteenuste kasutamine. Näiteks ei tohi olla lubatud töödokumentide edastamine isikliku meili või Facebook'i Messengeri kaudu. Sellistes olukordades puudub ettevõttel võimalus edastatud dokumentidele ligi pääseda ning on toimunud ka andmekaitse reeglite ja/või konfidentsiaalsuskohustuse rikkumine. Ettevõttel on vajalik sätestada ja kasutusele võtta konkreetsed vahendid teabe vahendamiseks online keskkonnas ja üksnes neid tööalaselt kasutada.

Uuenda isikuandmete töötlemisülevaadet

Andmekaitsemääruse artikkel 30 kohaselt on vastutaval ja volitatud töötlejal vajadus pidada isikuandmete töötlemisülevaadet. Nobedasti on tulnud kolida kontoritöölt ning näost-näkku inimestega suhtlemiselt virtuaalsesse maailma ning videokõnede kaudu suhelda nii kolleegide kui ka klientidega. Seega on tulnud kasutusele võtta uusi tehnilisi lahendusi nii töö organiseerimiseks kui ka koosolekute läbiviimiseks. Lisa ka uued kasutusele võetud teenuse osutajad isikuandmete töötlemise toimingute registrisse.

PS! Ära unusta uuendada ka töötajatelt kogutud koroonaviirusega seotud terviseandmete teavet töötlemise toimingute registris, et need kataksid COVID-19 seotud andmetöötluse.

Eriliiki isikuandmete ja olulise konfidentsiaalse teabe kasutamise läbimõtlemine

Paljud töötajat puutuvad kokku nii eriliiki isikuandmete kui ka väga konfidentsiaalse informatsiooniga, millega kokkupuude toimus varasemalt üksnes suletud kontori keskkonnas. Uute tehniliste lahenduste kasutusele võtmise puhul on oluline teha kindlaks, et vastavad lahendused pakuvad turvalist ühendust. Inimesed eelistasid paljude dokumentide lugemist paberil, kui kontoris oli võimalus vastav dokument paberhundis purustada, kuid koduses majapidamises ei pruugi sellist võimekust esineda. Selle tulemusena võib jääda konfidentsiaalne teave lohakile. Soovituslik on tundlikemate dokumentide printimise võimaluse keelamine, et vältida konfidentsiaalse teabe kadumist. Samuti on oluline paika panna reeglid paberkandjal dokumentide kaasavõtmiseks kontorist.

Tuleta töötajatele meelde õngitsuskirjade ohtu

Õngitsuskirjad ei ole kriisiajal kuskile taandanud, küberkurjategijad üritavad hoopis üha enam kriisi ja tekkinud segadust ära kasutada ja selle kaudu ettevõtteid ja inimesi õnge tõmmata, näiteks lubatakse viirusest tulenevat maksutagastust. Eesti ei ole samuti sellest puutumata jäänud, nimelt on levinud juba Terviseameti libakiri pahavaraga. Nüüd kui tööd tehakse virtuaalse seina taga ja põhiosa kommunikatsioonist toimub üksnes elektrooniliselt, on veelgi lihtsam tähelepanematusest minna pettustega kaasa. Keegi meist ei taha niigi suureneva majanduskriisi ajal tühjendada enda pangakontot täiendavalt musta auku. Seega tuleb õngitsuskirjade osas veelgi tähelepanelikum olla, tuletada töötajatele meelde õngitsuskirjade ohtu ning leppida kokku nende avastamise, sh arvete tasumise puhul, kui ka tagajärgede lahendamises kindel reeglistik.

Tuleta meelde kohustusi töölepingu, tööohutuse, saladuse hoidmise ja intellektuaalse omandi kaitse kohta

Ka kriisiajal kodukontoris tööd tehes säilivad nii töötajale kui ka tööandjale kõik seadusest ja poolte kokkuleppetest tulenevad kohustused, kui riik ei ole eriolukorrast tulenevalt töösuhetes muudatusi sisse viinud. Soovituslik on töötajale aeg-ajalt meelde tuletada tähtsamaid kohustusi seoses tööohutuse järgimisega ning saladuse hoidmise kohustusega.

Tuleta meelde isikuandmete rikkumise teavitusmeetmeid

Inimeste eemalolek ja kodune mugavustsoon tõstab isikuandmete rikkumise ohu ja andmelekete riski, mis võivad jääda ettevõtte poolt esmalt avastama, kui sellest ei teavitada. Tuleta töötajale meelde vajadust igast andmelekke võimalusest tööandjat teavitada ning tutvusta korduvalt isikuandmete rikkumise lahendamise korda, et leevendada enda võimalikku tulevast regulatiivset riski.

Tuleta meelde tavapärast küberhügieeni ja koolita töötajaid

Tehniliselt võib tööandja paigaldada mitmeid erinevaid meetmeid, kuid inimene on siiski kõige nõrgem lüli. Seetõttu on oluline tuletada kodukontorisse saadetud töötajatele meelde meetmeid turvaliseks arvuti kasutamiseks. Näiteks on kodus ekraani automaatne lukustamine sama oluline kui kontoris, sest e-õppest tüdinenud laps võib arvutisse pääseda ja tahtmatusest probleemi tekitada. Samuti ei tasu jagada virtuaalkoosolekute kutseid sotsiaalmeedia vahendusel või muudes avalikes kanalites, sest nii ei tea kunagi kes sinna sattuda võivad. Seetõttu on primaarne koolitada töötajaid täiendavalt andmekaitse reeglitest ja küberhügieenist. Eelkõige on oluline harida neid töötajaid, kellel puudub varasem kogemus sellisel viisil töötamisega. Seda ongi nüüd võimalik mugavalt ja kodust lahkumata veebi teel realiseerida.