Tööülesandeid aitab täita kohusetunne ja eesmärgid, mitte üheksast viieni arvuti taga istumine
Kell 8.30 Pirita teel. Ilmselt paljudele kangastub tuttav pilt tööhommiku ummikust. "Oleks vaid veidi varem uksest välja jõudnud..." Üldjuhul ei võida sellest mõttest midagi, pigem kaotad närvirakke, aega ja hea tuju ning autorivid on ikka igal hommikul enne kella üheksat olemas. Kui arvutada ümber aeg kasutamata töötundidesse, siis koguneb nädalas, kuus ja aastas neid palju. Minu isiklik "rekord" on talvel tööle jõudmiseks kulunud 2 tundi ja 10 minutit. Oleksin jõudnud selle ajaga mitmed oma töökohustused täita. Ka tavalisel tööpäeva tipptunnil kulub mul linnast väljast Viimsi suunalt kontorisse Mustamäele jõudmiseks tund.
Kui tööiseloom ei nõua kindlal ajal ja kohas viibimist, siis selleks, et töö tehtud saaks, ei ole tegelikult põhjust ju seal tipptunnil ummikus enda või teiste peale pahandada. Kuid küsimus on palju laiem hommikustest või õhtustest autorividest. Kuidas me saame langetada targemaid valikud ja aega mõistlikumalt kasutada, et oma tööd efektiivsemalt ja tulemuslikumalt teha? Ja nii, et oleksime selle juures ise nii vaimult kui ka kehalt värsked.
Vali, millal tööülesandeid teha
Minu jaoks ongi targalt töötamine ehk teisisõnu tarkade tööviiside kasutamine see, kui ma saan olenemata ajast või kohast teha oma tööd. Jah, on ülesandeid, mida tuleb teha kontoris näost näkku kohtudes, on koosolekuid, kus peab osalema. Kuid tihti saab olla kohal kõne või video teel, ja see on näiteks Elisas täiesti tavaline. Lisaks on meil ju kõigil tööülesandeid, mida teeme iseseisvalt ja selleks ei pea alati kontorisse minema.
Taas ummikute näite juurde tagasi põigates on näiteks mul ka enda tiimiga üldiselt kokkulepe, et kella üheksaks me koosolekuid ei planeeri, just selle stressi vältimiseks. Kui ajastada koosolekud aga näiteks kella 9.30ks, on kontorisse jõudmine hulga lihtsam, sest siis on erinevatel linna tuiksoontel liiklus hõredam. Ja vajadusel saab koosolekutega ühineda ka distantsilt, kasvõi teel olles, kui selleks on vajalikud tehnilised lahendused olemas (kõrvaklapid, käed vaba süsteem jne).
Hoia töö- ja eraelu tasakaalus
Kindlasti sobib aja- ja kohapaindlik töö neile, kes soovivad oma aega ise planeerida ja ka eraelu ja päevakava efektiivsemalt korraldada. Mõni on parimas töövormis kell 10 hommikul, teine aga õhtupoolikul. Mina isiklikult ei ole hommikuinimene, mulle on alati meeldinud õhtuti tööd teha. Panen lapsed magama, sätin end diivanile ja teen asjad ära, kindlasti kiiremini kui nii mõnelgi hommikul. Ka ei ole lapse ujumistrenni ukse taga tunnike tööd teha minu jaoks midagi ebatavalist. Saab meilidele vastata, millega ei ole jõudnud päeval tegeleda, lugeda midagi, mis aitab kaasa oma töö paremaks tegemisele või mõlgutada mõtteid, mida teha teisiti.
Samuti annab tööaja reguleerimine võimaluse end arendada, trenni teha või lemmiktegevusi harrastada. Minu hobiks on koertega tegelemine, käin nendega trennis ja need on kord nädalas tööpäeva hommikul. Kuna töö on paindlik, siis saan seda endale lubada - kohusetunne on see, mis aitab kõik tööülesanded ära teha, mitte kellast kellani arvuti taga istumine. Ühelt poolt on tööandja paindlik ja laseb mul niimoodi oma elu planeerida, et ma ei peaks nädalavahetusel oma perele mõeldud aega sellele kulutama, teisest küljest teen kõik ära siis, mil mulle see sobib ja kui teiste töö selle järel ootama ei pea.
Konverents või komandeering ei jäta tööd kontorisse
Töötades startup tiimi juhina nõuab töö iseloom ka erinevatel idufirmade üritustel käimist ja kaugtööd Eestist eemal. Näiteks hiljutisel konverentsil Madridis oli vaja partneritega Eestis koosolekut pidada. Arvuti lahti, kiire kõne ja asjad saidki tehtud. Komandeeringu tõttu pole vaja muud tööd edasi lükata, nutikate töövahenditega on võimalik seda teha igal ajal, igas kohas. Vajalik on vaid hea internetiühendus, sülearvuti või nutitelefon ja kõrvaklapid. Nii saan oma töid ise planeerida ja mind ei ole Eestisse tagasi jõudes ootamas mäekõrgune ülesannete virn.
Võimaldab siduda maailma avastamist ja tööd
Ikka unistatakse sellest, et tahaks reisida ja maailma näha. Eriti praeguses sügiskaamoses. Keskkonnavahetus värskendab meelt ja annab energiat ka tööl erksama vaimuga edasi minna. Kui aga puhkusepäevi on loetud arv, siis tasub kaaluda ka töö ja reisimise sidumist. Minu pikim kaugtöö oli eelmisel aastal veedetud nädal Kreetal. Kokkulepitud koosolekute ajal olin arvuti taga ja osalesin aruteludes. Vähem ajakriitilisemad ülesanded, mis ei nõudnud päeval tähelepanu, tegin ära õhtuti. Näiteks olen ka Lapimaal 20-kraadises külmaga hea meelega toas videosilla vahendusel koosolekul istunud ja ettevõtte strateegiatööl kaasa löönud, samal ajal, kui reisikaaslased suusatada üritasid.
Minu hinnangul ei ole oluline vahemaa, vaid see, et olen tiimikaaslastele kättesaadav, olenemata kohast, kus viibin - kodus, reisil, mõnes teises Eesti linnas.
Paindlikkus on võimalik vaid siis, kui üksteist usaldatakse
Niisiis ei tähenda paindlik töö seda, et teen lihtsalt seda, mida tahan. Tegelikult on selle taustal kindel raamistik ja läbimõeldud plaan. Meeles tasuks pidada:
- Vaja on kindlaid kokkuleppeid - Kuidas tööd tehakse, mis kanaleid pidi suheldakse jms? Näiteks minu tiimis on kokku lepitud, et alati peab olema kättesaadav (ametlikul tööajal), kalender peab olema up to date ja ise peab oskama hinnata oma töömahtu. Kuidas vaba aja ja tööaja tasakaalu leida, tuleks kohe alguses selgeks saada.
- Üksteist peab usaldama - Usalduslik suhe juhiga on number üks. Kui juht ei usalda töötajat, siis kaugtöö ei toimi. Kindlasti peab olema ka töötajal kohusetunne ja töötahe suur. Kokkulepitud eesmärgid annavad osapooltele kindlustunde, et tööd tehakse koos ja ühise asja nimel, andes endast parim.
- Juht peab mõistma, mida tiim teeb - Oluline on ka, et juht mõistab tiimi tööd. Kuid kui juht ei tea, mida ta inimesed täpselt teevad, võivad tekkida usalduse probleemid ja küsimused stiilis "ei tea, kas ja kui palju ta tööd teeb".
- Suhtlus ei tohi kaduda. Regulaarsed staatuskoosolekud ja ajakohane infovahetus on väga vajalikud ka siis, kui üksteist iga päev silmast silma ei näe.
- Kõigile selline tööviis ei pruugi sobida ja sellest pole midagi. Kindlasti ei sobi kaugtöö kõigile, osa inimesi tahabki kontoris olla just selle seltskonna pärast (ka mina käin seal seetõttu). Mõni ei suuda mujal ka tööd teha - kui ta on kontoris, siis saab töö tehtud, väljaspool kipuvad ülesanded tegemata jääma.
Kui aga aja- ja kohapaindlik töö sinu iseloomu ja tööülesannetega sobib on see igati hea võimalus oma tööd efektiivsemalt ja ka tulemuslikumalt teha. Seda näitavad nii uuringud kui ka elust enesest kogemus.
