Advokaadid segitavad: kas majandusaasta aruanded jäävad eriolukorra tõttu kinnitamata?
Tekkinud olukord toob selgelt välja seaduse kitsaskohad ning paneb tänapäevaste tehniliste võimaluste valguses küsimärgi alla piirangud ühingu juhtimisele distantsilt. Eriti teravalt tõusetub vajadus muuta seadust, et võimaldada viia koosolekuid läbi elektrooniliste vahendite kaudu, kuivõrd füüsilise kohaloleku nõue ei ole tänapäevaste tehniliste lahenduste valguses enam mõistlikult põhjendatud.
Selgitame alljärgnevalt, milliseid võimalusi annab kehtiv seadus ühingute kaugjuhtimise korraldamiseks ning milliseid samme tuleks astuda nende võimaluste avardamiseks.
Ühingute kaugjuhtimine juhatuse ja nõukogu tasandil
Ühingute juhatustel on kehtiva seaduse vaates oma töö korraldamisel küllaltki vabad käed. Seadus annab õiguse täpsemate juhiste kehtestamiseks osanikele, aktsionäridele, nõukogule ja ka juhatusele endale. Seetõttu saavad juhatuse liikmed enda tegevuseks vajalike otsuste vastuvõtmist üldjuhul korraldada väga paindlikult.
Nõukogudelt eeldatakse seaduse alusel eeskätt koosolekute pidamist vähemalt kord kvartalis. Nõukogu liikmetel on siiski võimalus osaleda koosolekul läbi reaalajas toimuva kahesuunalise side. Selline side peab tagama, et nõukogu liige saab koosolekut jälgida, seal sõna võtta ja hääletada. Praktikas võib see aset leida telefonikõne või videosilla vahendusel. Seega on seadusandja nõukogude puhul taganud paindliku võimaluse kasutada otsuste vastuvõtmiseks kaasaegseid tehnilisi lahendusi.
Täiendavalt on nõukogul võimalik otsuseid vastu võtta koosolekut kokku kutsumata. See eeldab, et põhikirjas ei ole teisiti ette nähtud ning et selline otsustuskord on nõukogu töökorras ette nähtud. Alternatiivselt võivad kõik nõukogu liikmed sellise otsustuskorraga lihtsalt nõus olla. Otsustamiseks edastab nõukogu esimees kõigile nõukogu liikmetele otsuse eelnõu ja määrab tähtaja selle suhtes seisukoha andmiseks, hääletustulemuste kohta koostatakse hääletusprotokoll.
Viimaks saab kõikide nõukogu liikmete üksmeele korral võtta otsuse vastu etteteatamiseta ja hääletusprotokollita. Siis tuleb otsus kõigi nõukogu liikmete poolt kirjalikult või digitaalselt allkirjastada.
Ühingute kaugjuhtimine osanike ja aktsionäride tasandil
Sarnaselt nõukoguga eeldab seadus, et osanikud ja aktsionärid võtavad oma otsuseid vastu füüsilisel kohalolul. Kui osanikel on lisaks võimalus võtta vastu otsuseid koosolekuid kokku kutsumata (talitades sarnaselt nõukogu osas eelkirjeldatud protseduuri järgi), siis aktsionäridel sellist võimalust ei ole. Sellegipoolest on kõikide üksmeele korral endiselt võimalik otsuseid kõigi poolt kirjalikult või digitaalselt allkirjastada.
Elektroonilised osanike ja üldkoosolekud
Eriolukorra raamistikus on esile kerkinud kehtiva äriseadustiku üks olulisemaid puudujääke - osanike koosolekuid ja üldkoosolekuid ei ole tervikuna võimalik elektrooniliste vahendite abil läbi viia. See tähendab, et alati peavad koosolekul füüsiliselt osalema vähemalt koosoleku juhataja, protokollija ning teatud juhtudel notar. Seejuures ei ole abi ka 1. veebruaril 2020 jõustunud notarite kaugtõestamisest, kuna koosolekute protokollide notariaalset tõestamist sel viisil korraldada ei saa.
Võrdluseks, Läti parlament võttis juba eelmisel nädalal (muudatused jõustusid 22. märtsil 2020) vastu äriseadustiku muudatused, millega muuhulgas kehtestati äriühingutele virtuaalsete koosolekute läbiviimise võimalused.
Kui osanike või üldkoosolek peab toimuma füüsiliselt, on osanikel ja aktsionäridel võimalik teatud tingimustel anda oma hääl elektrooniliselt. Elektrooniline hääletamine kõlab siiski paindlikumalt, kui see tegelikult reguleeritud on. Sellel on mitmeid õiguslikke ja praktilisi piiranguid, mis seda praeguses olukorras takistavad.
Elektrooniline hääletamine
Esmalt peab ühingu põhikiri selgelt ette nägema, et elektrooniline hääletamine on lubatud. Enamasti ühingute põhikirjad seda täna ette ei näe ja seega pole elektrooniline hääletamine põhikirja muutmiseni võimalik. Lisaks tuleb ette näha elektroonilise hääletamise täpne kord, mille määramine on otstarbekas delegeerida põhikirjaga juhatusele. Elektrooniline hääletamine peab äriseadustiku kohaselt võimaldama hääle andjat tuvastada, olema tehniliselt turvaline, usaldusväärne ja olema otsuste vastuvõtmise raames proportsionaalne.
Seadus on kehtestanud ranged nõuded sellele, milline peab antud hääl olema. Elektrooniline hääl peab olema antud püsivat taasesitamist võimaldaval viisil, sisaldama hääle andnud isiku nime ning olema seostatav selle sisu, selle andnud isiku ja hääle andmise ajaga. Sisuliselt tähendab see, et hääl tuleb anda elektroonilise, peaasjalikult digitaalallkirjaga. Paratamatult tähendab see nõue, et elektroonilist hääletamist ei saa kasutada need osanikud ja aktsionärid, kes ei oma seaduse nõuetele vastavaid allkirjastamisvahendeid (nt puudub digitaalallkirja andmise võimalus). Võrdluseks, börsiaktsiaseltside aktsionäridel on seevastu võimalik anda oma hääl kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil, nt e-kirja teel.
Posti teel hääletamine
Ühingu põhikirjaga on võimalik lubada hääletamist ka kirjalikus vormis posti teel. Posti teel hääletanud osanik või aktsionär loetakse koosolekul osalevaks ning tema hääled arvatakse kvoorumi hulka. Selleks peab põhikiri sätestama posti teel hääletamise täpse korra, muuhulgas tähtpäeva, milleni võib posti teel hääli edastada, ning posti teel edastatud häälte muutmise või tühistamise korra ja tähtaja enne koosoleku toimumist. Põhikirjaga ette nähtav kord peab tagama isiku tuvastamise ning posti teel hääletamise turvalisuse ja usaldusvääruse ning olema nende eesmärkide saavutamiseks proportsionaalne. Tasub arvestada, et eriolukorras ei pruugi postiasutused tavapäraselt toimida ning posti teel hääle andmine võib seetõttu olla takistatud.
Praktilisi soovitusi
Lähikuudel peab suur osa ühinguid korraldama majandusaasta aruannete kinnitamise, mida tehakse osanike või aktsionäride üldkoosolekul. 25. märtsist 2020 on enam kui 2-liikmeliste gruppide kogunemine keelatud, mistõttu ei füüsiliste koosolekute pidamine enamikel juhtudel võimalik. Kehtiv seadus ei võimalda osanikel ja aktsionäridel koosolekuid tervikuna elektrooniliselt läbi viia. Tagamaks võimalused paindlikuks hääletamiseks, tuleks vajadusel muuta ühingu põhikirja ning sätestada elektroonilise ja posti teel hääletamise kord. Osaühingu puhul saavad osanikud selle otsuse vastu võtta läbi otsuse eelnõu hääletamise. Aktsiaseltsi puhul võib selleks kokku kutsuda erakorralise koosoleku selliselt, et kõikidele aktsionäridele saadetakse koosoleku kutsega koos laiali põhikirja muutmise otsuse eelnõu koos põhikirja uue projektiga ning palutakse anda volitus muutmise üle otsustamiseks mõnele kohapeal viibivale aktsionärile, kes saab osaleda koosolekul ja volituste alusel hääletada otsuse osas vastavalt talle antud juhistele. Arvestades piiranguid kogunevate inimeste arvule, peaksid koosolekul osalema üksnes selle juhataja ja protokollija, kellele on ülejäänud osanikud või aktsionärid väljastanud volikirjad.
Samuti peaks seadusandja kiiremas korras looma võimaluse koosolekuid tervikuna elektrooniliselt pidada. Tänapäeval on kasutusel mitmeid tehnilisi lahendusi, mis võimaldavad isiku tuvastamist ning reaalajas osalemist videosilla vahendusel, mistõttu ei ole ühtegi praktilist kaalutlust, miks ei peaks sellist võimalust olema. Märkimist väärib, et Lätis on seadusandja võtnud vastu 22. märtsil 2020 jõustunud äriseadustiku muudatused, millega võimaldati koosolekute virtuaalset pidamist, samuti on eriolukorra tõttu pikendatud tähtaega kinnitatud majandusaasta aruannete esitamiseks.
Lisaks tuleb kindlasti muuta paindlikumaks elektroonilise hääle andmise kord. Kui nõukogu liikmed saavad hääletada kas või telefonikõne või videosilla vahendusel ja börsiaktsiaseltsi aktsionär e-kirjaga, peavad osanikud ja aktsionärid andma oma hääle sisuliselt digitaalallkirjaga. Samas ei ole kõik ühingud täna selleks võimelised - olgu kas põhikirjasätte või elektroonilise allkirjastamise võimaluse puudumise tõttu. Seega on igati mõistlik luua ka osanikele ja aktsionäridele koosolekul osalemiseks ja hääletamiseks analoogsed võimalused nõukogu liikmetega.
Lõpetuseks rõhutame, et kuniks seadust muudetud ei ole, ei mõjuta eriolukord koosolekute kokkukutsumisele ja läbiviimisele kehtestatud nõudeid ning neid tuleb järgida.
