BÜROO & TEHNOLOOGIA: IT-teenuste edukas sisseostmine: kas kontrollida või teha koostööd
Seda näitas Eesti juhtivate ettevõtete IT-juhtide seas korraldatud uuring, mille PricewaterhouseCoopers tegi 2007. aasta suvel. Teenuste sisseostmine ehk outsourcing püsib ettevõtete tegevuskavades olulisel kohal. Sama tendentsi näitas ka mullune üleilmne sisseostmise uuring “Outsourcing Comes of Age: The Rise of Collaborative Partnering”, millest kokkuvõttes muu hulgas selgus, et arenenud riikides asendub endine ostja-müüja suhtel põhinev teenuste sisseostmise mudel kiiresti koostööpõhiste ja paljusid osapooli hõlmavate suhetega. Eesti IT-teenuste turul takistab sisseostmist ka teenusepakkujate piiratud hulk.
PricewaterhouseCoopersi eksperdiuuringud ja põhjalikud kogemused sisseostmisnõustamise alal näitavad selgelt, et teenuste sisseostmisest maksimaalse kasu saamiseks on kriitilise tähtsusega selle protsessi juhtimine ettevõtte piires.
Ettevõtte juhtkonnale näib sageli endastmõistetav osta sisse protsesse või teenuseid, mis ei anna siseressursside kasutamisel oodatud tulemusi. Väga sageli ei lahenda sisseostmine sel juhul probleeme, sest protsesse, mille juhtimisega organisatsioonid hakkama ei saa, ei suuda nad ka edukalt sisse osta.
Sisseostmise eeliste mõistmise võtmeteguriks on selge arusaam sisseostetavatest teenustest või protsessidest ja nende juhtimisest. Kui juhtkond ei tea, kuidas IT-protsesse juhtida, ega oska neid ühitada üldiste äriprotsessidega, on teenuse sisseostmine harva õige lahendus. Enne sisseostmise alustamist peavad ettevõtted suutma teenust või protsessi majas juhtida ja selle tõhusust mõõta.
Kui palju tuleb ise panustada?
Peamiseks komistuskiviks on juhtkonna ekslik hinnang sellele, kui palju peab ta sisseostmise initsiatiivi edukaks juurutamiseks ja jätkusuutlikuna hoidmiseks ise aega ja energiat kulutama. Ka üleilmne sisseostmisuuring näitas, et edu saavutamist takistavad peamiselt siseprotsesside korrastamatus enne teenuste sisseostmist ja puudulikud protsessijuhtimisoskused.
IT-juhtimine ei ole staatiline tegevus, vaid ärikeskkonnast sõltuv pidevalt muutuv ja arenev protsess. IT ühitamine ettevõtte üldiste äriprotsesside, strateegia ja struktuuriga muutub teenuse sisseostmisel aga oluliselt keerulisemaks.
Ettevõttesisese IT-valdkonna juhtimisel on strateegiline ühituvus saavutatav IT-protsesside ja juhtimise ühitamisega ettevõtte sees. Hetkest, mil IT-teenuseid hakatakse sisse ostma, peab strateegiline ühituvus valitsema mitte ainult sisseostvas ettevõttes endas, vaid ka tema ja IT-teenuse pakkuja vahel. Muutuste juhtimise oskus ja IT-ühitatus ettevõtte äritegevusega on eduka sisseostmisprotsessi peamised võtmetegurid.
Sisseostmise edukuseks vajalik sisekliima tekib vaid siis, kui juhtkond on võimeline mõistma ja juhtima ettevõttesiseseid IT-teenuseid. Sisseostmine suudab lahendada küll spetsiifilised IT-probleemid, kuid ei kompenseeri ettevõtte võimetust juhtida oma IT-protsesse.
Kliendid ja teenusepakkujad on lepingut puudutavates küsimustes sageli eriarvamusel – olgu selleks lepingutingimuste struktuuristamine, töö tegemise koht, kasumimarginaalid, eetika vms. Sisseostjad seisavad silmitsi üha keerukamaks muutuvate eriarvamustega ja vajadusega ühtlustada osapoolte seisukohti.
Hoolimata teenuse eripärast ei alga ega lõpe sisseostmine lepingu allakirjutamisega. Protsess algab sisseostmise strateegia ja tegevuste väljatöötamisega ning hõlmab ka üleminekujuhtimist, teenuse järelevalvet ja muutuste juurutamist.
Sisseostmise eri etapid
Eesti IT-juhid mõistavad sisseostuprotsessi etappide tähtsust, kuid keskenduvad peamiselt tehingu tingimuste kokkuleppimisele. Ent ka üleilmne uuring kinnitab, et sisseostustrateegia väljatöötamine ja tehingu struktuuristamine on protsessi kõige keerulisemad osad. Tähtsaks peetakse ka lepingutingimuste muutmist teenuse osutamise käigus ja protsessi üldjuhtimist.
Teenuse sissostmise takistustest üle saamiseks tuleb asendada tavapärased ostja-müüja suhted koostööpõhise ärimudeliga. Tihedasse koostöösse on sageli kaasatud mitte enam üks, vaid mitu teenusepakkujat. Sellised nn multisourcing-ärimudelid sõltuvad mitme ärisuhte üheaegsest toimimisest, mis omakorda nõuab kõigilt osapooltelt suuremat läbipaistvust, paremat kommunikatsiooni ja rohkem usaldust.
Kaks võimalikku koostöömudelit on juhtiva teenusepakkuja ja koostööpartnerluse mudel. Juhtiva teenusepakkuja mudeli puhul tegutseb üks teenusepakkuja peamise töövõtjana ja juhib teiste pakkujate tegevusi. Koostööpartnerluse puhul vastutab kliendi või tarbija hüvanguks vajalike suhete ja tulemuste haldamise eest partnerite grupp. Juhtiva teenusepakkuja mudel on tavaliselt tehingupõhise sisseostmise laiendatud versioon ja sobib juhul, kui soovitud tulemust on võimalik defineerida. Koostööpartnerluse mudel on aga efektiivsem juhul, kui soovitud tulemust on keeruline sõnastada ja oluline on partnerorganisatsioonide loov koostöö.
Üleilmsel tasandil levib teenuste sisseostmine jõudsalt. Üha rohkem ettevõtteid ostab teenuseid sisse ja selle suundumuse kahanemist ei ole ette näha. Eestis sunnib teenusepakkujate piiratud hulk ettevõtteid teenuste sisseostmisel otsima koostööpartnerluse võimalusi. Edu saavutamise võtmetegurid on sisseostetava valdkonna tegevuste ja protsesside eelnev korrastamine ning sisseostmise juhtimiseks vajalikud oskused.
Eesti ja maailm
IT-teenuste sisseostmine
Suundumused
•• IT-teenuste sisseostmisest maksimaalse kasu saamise otsustav eeldus on protsessi juhtimine ettevõttes endas.
•• Muutuste juhtimise oskus ja IT ühitumine ettevõtte äritegevusega tagab sisseostmise edukuse.
•• Ostja-müüja suhtel põhinev teenuste sisseostmise mudel hakkab asenduma koostööpõhiste, paljusid osapooli hõlmavate suhetega.
•• Protsesse, mille juhtimisega ettevõttes hakkama ei saada, ei suudeta ka edukalt sisse osta.
•• IT ühitamine ettevõtte äriprotsesside, strateegia ja struktuuriga muutub teenuse sisseostmisel oluliselt keerulisemaks.
•• IT-teenuste sisseostmisel on vaja strateegilist ühituvust sisseostva ettevõtte ja IT-teenuse pakkuja vahel.
•• Ostja-müüja suhted hakkavad muutuma koostöösuheteks, kuhu võib olla kaasatud ka mitu teenusepakkujat. Selline ärimudel nõuab kõigilt osapooltelt suuremat läbipaistvust, paremat kommunikatsiooni ja rohkem usaldust.
