Elisa ärikliendi juht: e-kirja aeg on ümber saamas, noortel on infokülluses orienteerumiseks palju paremad viisid
Meie igapäevane töö koosneb katkematust e-mailide, koosolekute, telefonikõnede ja failide jadast. Olenevalt ametist on seda mõnes rohkem, teises vähem. Lugemata e-kirjade hulk postkastis tekitab stressi ja meile näib see igati loomulik. Oleme harjunud, et uut teavet tuleb juurde meeletu kiirusega, proovime selles infomeres pinnal püsida. Ilmselt leiab sellelt kujutluspildilt aeg-ajalt end igaüks.
Kuid midagi on sellel pildil valesti. Põhjus pole selles, et töö hulk kogu aeg suureneb ja seda ei jõua ära teha. Esiteks on tehnoloogia arenenud meeletu kiirusega. See on tekitanud väikest viisi kaose, sest tööriistad on olemas, aga me pole neid veel õppinud efektiivselt kasutama. Teiselt poolt ei ole ka meie mõttemallid suutnud tehnoloogia tormijooksuga sammu pidada. Oleme harjunud sissetöötatud lahendustega, vana hea tuttavaga. Need kaks kaost on viinud laiema probleemini: ettevõtetes suheldakse jätkuvalt mitmekümne aasta tagusel moel, kuigi töö ja selle tegijad ise on tundmatuseni muutunud.
Tehnoloogia murrab hierarhia
Kohanemine võtab aega. Esiteks on see tingitud sellest, et tänapäeva organisatsioonikultuur on veel paljuski mõjutatud kunagistest tootmisettevõtete omast, kus kõik oli kindla struktuuri järgi paigas ja suhtlus liikus käsuliini pidi ülevalt alla ja ühepoolselt. Kuid nüüdisaegne organisatsioon on peamiselt teadmiste põhine ning kuidagi nendesse mõtteviisidesse sobituda ei taha. Tehnoloogia lõhub hierarhia ja vanad organisatsiooni vormid. Rutiinsemad ja lihtsamad ülesanded jäävad võidukäiku tegeva tehisintellekti kanda ning ettevõtted standardiseerivad protsesse. Inimeste oskusi rakendatakse ülesannetes, kus väärtust loob inimsuhtlus. Seetõttu muutub väga oluliseks tiimide koostöö ja ettevõtte partnervõrgustik. Väärtust ei looda enam vaid organisatsioonis, kuna kõiki vajalikke kompetentse ei pruugi olemas olla, seda polegi vaja. Kommunikatsioon liigub üheaegselt mitut teed pidi nii ettevõtte sees kui ka väljas. See vajab omakorda uute töö- ja suhtlusviisidega ning kommunikatsioonikanalite kasutusele võtmist.
Vankumatu e-posti viimased päevad
Teeme väikese mõtteharjutuse ja vaatame oma töölauale. Suhtlusvahendid, mida me kõige rohkem kasutame, on üsna traditsioonilised. Oleme truuks jäänud neile, mis on juba pool sajandit vanad. E-posti näol on tegu juba 50 aastat vana tehnoloogiaga, mis võeti kunagi kasutusele armees ja oli algselt mõeldud info jagamiseks hajusmeeskondade vahel.
Ilmselt käibki paljude jaoks praegugi veel valdav suhtlus e-kirja teel. Ka mu isiklikus töös on see märgatava, kuigi kahaneva osakaaluga. Seda asendavad juba üha enam kiiremad ja vahetumad kanalid. Siiski, oleme loonud sellest kunagisest revolutsioonilisest suhtlusvahendist vankumatu äristandardi, mida püüdlikult kasutame, olenemata sellest, et on tunduvalt efektiivsemaid võimalusi. Kunagine kiire lahendus on muutunud uueks tigupostiks.
Meilisuhtlus sobib tõesti ehk pikemateks mõttevahetusteks. Samas nõuab töö vahetumaid ja kiiremaid vastuseid. Seda ootavad nii kliendid kui ka koostööpartnerid, olenemata, kas tegu on väikeettevõtte või suure telekomiga. E-kiri jääb siin hätta. Selle on asendanud juba praegu kiired sõnumivahetused. Mõne aasta pärast näeme ka aina rohkem tehisintellekti toega välksõnumeid, mis on muutunud nii targaks, et oskavad infovahetuse põhjal inimeste kalendreid korraldada ja kohtumisi määrata. Meie tulevaseks töölauaks muutuvad digitaalsed keskkonnad, nagu näiteks Microsoft Teams, Slack, Stride või Fleep, kus ülesandeid täidetakse ja infot jagatakse reaalajas. Neis tegutsevad üheskoos kontoris viibijad ja digitaalsed nomaadid, kes töötavad ükskõik millisest maailma nurgast. Väga suur osa meie tööst lihtsalt ei nõua enam füüsilist kohalolekut.
Ja kuigi näost näkku suhtlust ja ühes ruumis olijaid on vähem, ei kao kindlasti koosolekute tähtsus. Selle olulisust näen jätkuvalt ka meil Elisas nii tiimi kui ka partneritega suhtluses. Kui pilt ütleb tuhat sõna, siis video kordades rohkem. Tekst ei anna siiski sama kaalu, mis on kehakeelel ja emotsioonidel. Visuaalne info on keelebarjääride, vahemaade ja ajatsoonide ülene. Seega muutuvad aina olulisemaks kõrgekvaliteedilised videokõned, mida ka tänasel päeval juba vägagi edukalt paljudes ettevõtetes kasutatakse. Head lahendused selleks on näiteks Cisco Spark või Telepresence.
Z-põlvkond troonib kommunikatsiooniviise
Nii, nagu on muutunud tööviisid, on hoopis uute ootustega ka uuem põlvkond. Ärikommunikatsiooni lahendusi mõjutabki kasutajate kogemus - inimesed, kes igapäevaselt seda suhtlust loovad. Järgmist kümmet aastat vaadates näeme, et tööturu tavasid hakkab dikteerima z-generatsioon. See põlvkond ei ole üles kasvanud elektrooniliste kirjade peal. Nad leiavad, et helistamise asemel on lihtsam välksõnumeid saata või näiteks Facetime'is videokõneleda. Nad pole harjunud e-kirja kasutama. Neil on infoküllusega toimetulekuks hoopis teised lahendused, millega väärtust luua tundub mõistlikum. Julgen väita, et noorem põlvkond on õppinud suhtlema tehnoloogiamaailma arenguga samas sammus.
Selline uudne olukord paneb ettevõtted aga täiesti ootamatusse seisu. Ütlen seda, kuna seisan ka ise samamoodi ettevõtte juhina nende muutuste ees. Järeltulev generatsioon muudab kommunikatsiooni viise ettevõtetes. Pole mõtet tuuleveskitega võidelda või seda kuidagi pahaks panna. See on loomulik asjade käik. Tuleb hoopis sellega kaasa minna ja luua kontrollitud keskkondi, kus uut moodi töötaval põlvel oleks mugav suhelda.
Seega, tuleviku ärikommunikatsioon on kiiruse, vahetu suhtluse ja visuaalse keele päralt ning selleks peavad andma võimaluse ka töövahendid. Meil on tehnoloogia, mis seda kõike juba täna ja lähiaastatel veelgi paremini võimaldab. Areng selles valdkonnas on meeletu. Tuleb vaid ise olla uuendusmeelne ja kohanemisaldis
