FOTOD | Idufirma nõuanded kõigile sobivate tööruumide loomisest: avatud kontor on surnud... ja me ehitasime selle siiski

2018. aasta suvel avaldati Harvardi uuring, mis pani kahtluse alla avatud kontori poolehoidjate väited, et avatud kontor soodustab töötajate suhtlemist ning koostööd. Uuring sai rahvusvahelises meedias palju võidurõõmsat kajastust, mis ennustasid avatud plaaniga kontorite kiiret surma ning nimetasid seda isegi 21. sajandi rumalaimaks moeröögatuseks. Kas avatud kontor on tõesti surnud ja mis tuleb selle asemele?

Muidugi pole elu tegelikult nii must-valge, kui eelmainitet uuringu kajastused seda arvata laseks. Avatud kontorile mõeldes kerkib silme ette India kõnekeskuse stiilis silmapiirini ulatuv lärmakas koppel, mille müratase on lausa tervistkahjustav. Samuti pole avatud kontori ainus alternatiiv suletud kabinetisüsteemide ning kajavate koridoride tagasitulek. Ilmselt igaüks, kes on kontoris töötanud või vähemalt käinud teab, et elu on juba ammu hoopis mitmekesisem, kui need kaks äärmust.

Kust avatud kontor tuleb...

Tänapäevaste kontorite ajalugu ulatub 20. sajandi algusesse ning esimene kaasaegses võtmes kontorihoone avati juba 1906. aastal. Sada aastat hiljem, 2000ndatel sai avatud kontorite populaarsus koos tehnoloogiasektoriga tõelise tuule tiibadesse. Näiteks 2012. aastal avatud Facebooki peakontor on väidetavalt maailma suurim avatud kontor, kus kõik ligi 3000 töötajat toimetavad ühes 4-hektarilises avatud ruumis - jah, see on nelikümmend tuhat ruutmeetrit avatud pinda.

Väidetavalt töötab Mark Zuckerberg kõigi teiste töötajatega õlg õla kõrval ühe tavalise töölaua taga kuskil selle üüratu kontori keskel. See planeering peaks looma loomingulise, lõbusa ja inspireeriva koostööõhkkonna, kus inimestel on võimalik spontaanselt kokku juhtuda, millest omakorda võrsub innovatsioon. Muuhulgas oli arhitektuuriliseks eesmärgiks peegeldada Facebooki missiooni inimesi ühendada.

Tänaseks võib seda naljatades nimetada ka Facebooki privaatsusprobleemide saaga peegelduseks, sest muude murede hulgas on just privaatsuse puudumine üks avatud kontori suurimaid valukohti. Samal pulgal on kõikvõimalikud tähelepanuhajutajad - ennekõike lärm, aga ka liikumine, toidulõhnad jmt. Suhtlemise asemel paneb see inimesed hoopis oma digiseadmetesse kapselduma ning näost-näkku rääkimise (ja teiste segamise) asemel valitakse e-mail või mõni vestluskanal.

...ja kuhu ta läheb

Tegelikult on raske isegi piiritleda, milline kontor on avatud ja milline mitte. Definitsiooni poolest on avatud kontor kas peaaegu või täiesti ilma vaheseinteta ruum, kus kõik töötajad koos toimetavad. Samas kas mitu omavahel ühendatud suurt ruumi on avatud kontor? Ja kas klaasist seinad teevad selle suletuks või ei? Täpsest definitsioonist olulisem on see, kuidas ruumis töötamine inimestele mõjub ja seal välja tuleb.

Avatud kontorite sünni ajaloolised kaalutlused olid seotud kulude kokkuhoiuga. Tänaseks üritatakse seda pakendada koostöö ning suhtlemise õhutamise ideoloogiasse. Mida siis silmas pidada, et kaasaegse kontori planeering päriselt oodatud tulemusi toetaks ja negatiivseid mõjusid minimeeriks? Peamisteks võtmesõnadeks on mitmekesisus ning personaliseeritus, mida hiiglaslikud liigendamata saalid tõesti ei paku.

• 1. Tunne oma tööd

Kui IT-ettevõte Fortumo omale käesoleval aastal uue kontori ehitas, langes valik samuti poolavatud planeeringu kasuks. Vana kontor oli aja jooksul laienenud läbi kolme korruse, mis killustas ära ka igapäevase suhtluse. Uus kontor mahutati teadlikult ühele korrusele ja loodi sinna keskne ühise ajaveetmise ala ning selle ümber pooleraldatud tööalad.

Meeskondade paigutamisel lähtuti sellest, millised tiimid omavahel rohkem koostööd teevad. Samas on kontoril üks loogiline kokkupuutepunkt, kus nüüd kõik kolleegid omavahel suhelda saavad. Telefonikõnede, näost-näkku vestluste ja koosolekute pidamiseks on üle kontori suur valik eri mõõtudes koosolekuruume, kuhu kolleege segamata eralduda. Tulemuseks on lahendus, mis sobib täpselt just selle ettevõtte igapäeva vajadustele.

• 2. Tunne oma töötajaid

Vältimaks moeröögatuste õnge minekut, tasub lähtuda töötajate tegelikest vajadustest ja töö iseloomust. Sihile viivad läbimõeldud ning personaalsed lahendused, mitte uusimate trendide vaimuvaene kopeerimine.

Näiteks muutus pingpongilaud vahepeal suisa kaasaegse kontori lahutamatuks osaks ning kontori sisustamisel oli eesmärgiks, et inimene ei tahaks sealt kunagi lahkuda (ega õieti peakski seda tegema). Sellest saadik on tehnoloogiamaailma tipud ka ise vanemaks saanud ning sisuliselt tööle elama kolinud vallalise IT-poisi narratiiv on asendumas tasakaaluka pereinimesega, kes ei taha tööl pinksi mängida, vaid planeeritud aja jooksul tööga ühele poole saada ja õhtul koju minna.

Selle on üsna kõnekalt välja öelnud näiteks pilvepõhine kontorikoostöö keskkond Slack, kelle kultuuri võtab hästi kokku nende mitteametlik hüüdlause "Work hard AND go home" (tööta kõvasti ja siis mine koju). Pingpongilauad on nende sisustusest teadlikult eemale hoitud. Eestist võib näiteks tuua projekteerimisettevõtte Esplan, kus loobuti töötajate soovil mängualadest ning pühenduti rohkem omavahelist suhtlust ja eraldumist võimaldavatele aladele, einestamiskohtadele jne.

• 3. Kaasa inimesi

Inimeste tööülesanded, -stiilid ja -eelistused on erinevad - võta seda arvesse ning küsi neilt endilt, millises keskkonnas nad töötada tahaks. Inimeste rahulolu töötingimustega langeb juba kasvõi sellest, kui neid töökoha sisustamisel ei kaasatud. Samuti peab neil olema võimalus töökohta "enda omaks" teha - see võib tähendab nii mööbli ümberpaigutamist, kui kasvõi töötajate isiklike esemete seinale kinnitamist.

Näiteks kogunes Fortumo vanas kontoris aastate jooksul seintele põnev igikelts erinevatest humoorikatest või ajaloolistest vidinatest, piltidest, siltidest ja plakatitest. Just see loob kontorile kuuluvustunde ja identiteedi, mitte sisekujundaja poolt täiuseni viimistletud valmislahendus, mida hiljem muuta ei tohi.

• 4. Paku valikuid

Mitmekesised valikud ja töötajate kaasatus ning kontroll oma tingimuste üle on siit juba korduvalt läbi käinud, aga väärib veel üle kordamist. Ehkki töötajad vajavad kohta, mida enda omaks teha, peab neil olema ka valikuid, kus ja kuidas tööd teha. Enamik kontoritöid ei ole päev läbi samasugused ja süvenenud individuaaltööks, kiireks ajurünnakuks või loominguliseks kirjatööks sobivad erinevad keskkonnad. Samuti võib just kerge keskkonnavahetus olla see, mis mõtte jälle liikuma lükkab.

• 5. Kujunda teadlikult koostöötamise kultuuri

Ehkki inimesed on reeglina ilusad ja head ning ei taha üksteist häirida, võib arusaam häirivatest tegevustest olla erinev. Seetõttu on selgem, kui koostöötamise reeglid on vastastikku kokku lepitud ning ootused kolleegidele juba eos sõnastatud. Fortumos on kehtestatud praktiline produktiivse koostöötamise reeglistik, mida lisanduvatele töötajatele ka kohe tutvustatakse. Näiteks on kõrvaklapid üldtunnustatud märk süvenemisest ning neid kandvad inimest on keelatud segada (klapid kuuluvad iseenesestmõistetavalt kõigi töötajate töövahendite hulka). Üleüldse on kolleegi ootamatu segamine pigem taunitav ja esmaseks suhtluskanaliks ongi Slacki vestlus või e-mail.