Hea projektijuht peab olema mitmekülgne


TIIT ELENURM

Projektijuht on Eesti arenevas majanduses populaarne mõiste. Selles võib veenduda näiteks ajalehtede tööpakkumiskuulutusi lehitsedes.

Sõna populaarsus ei tähenda siiski, et kõik projektijuhi ametinimetust kasutavad organisatsioonid projektjuhtimist juhtimisviisina rakendaksid ja kord algatatud projekte tulemuslikult veaksid. Mõnikord selgub, et tööle võetud projektijuhi ülesanded on formuleeritud stiilis: "mine sinna, ei tea kuhu, tee seda, ei tea mida".

Projektijuhtimisest rääkides väljendatakse küll soovi, et projektijuhiks töölevõetu uut äriideed välja arendaks ja ellu viiks või mõnes töölõigus tekkinud "Gordioni sõlme" läbi raiuks, kuid tegelikust projektijuhtimise loogikast on asi kaugel.

Mis on projekt?

Projekt on ühekordne, kindla töökorralduse ja tegevusplaani alusel täidetav, omavahel seotud tööde kogum, mille tulemusel erinevaid vahendeid ühendades saavutatakse varem kavandatud eesmärk.

Projektijuhtimist läheb vaja siis, kui puudub tegevusrutiin, mille alusel jõuda punktist A punkti B. Kui ei ole eriti tähtis, millist rada pidi, kui kiiresti ja kui palju jõudu kulutades sihtpunkti jõutakse, ei ole suurt mõtet projektijuhtimisest rääkida.

Projektijuhi roll ei ole oluline seal, kus kõiki sihi saavutamiseks vajalikke töid suudab täita üks inimene või igapäevases töös kokkuharjutanud allüksus.

Projektijuhtimine on oluline ja samas keeruline, kui projekti täitmisesse tuleb kaasata inimesi suure organisatsiooni erinevatest osadest või isegi iseseisvatest organisatsioonidest.

Projekti teeb keeruliseks finantsrisk, erinevate ressursside seostamise ja täpse ajagraafiku vajadus. Sellist projekti tuleb tõsiselt planeerida, kusjuures projekti tegelik elluviimine toob ikkagi esialgu kavandatusse muudatusi.

Eduka projektijuhtimise eeldused

Mitut projekti suudetakse edukalt juhtida organisatsioonis, kus rakendatakse projektjuhtimise põhimõtetele vastavaid organisatsioonilisi lahendusi - projekt- või maatriksstruktuuri.

See tähendab loobumist püsivalt paikapandud tööülesannetest ja alluvusseostest. Organisatsioon vajab samaaegselt kahte erilaadset omadust: paindlikkust ja täpset distsipliini kokkulepitud tegevuskava täitmisel.

Projekti käivitamisel tuleb projektijuhile anda selged volitused. Ta peab teadma, mille eest ta vastutab, milliseid vahendeid käsutab, kellele ja millal aru annab ning kuidas projekti täitjate tegevust koordineerib ja motiveerib. Pojektijuhi tegevust suunab ja kontrollib projekti juhtrühm. Projektijuhtimise eelduste loomiseks saab kasutada koolitajate ja konsultantide abi.

ükski projekt pole igavene

Võimekas projektijuht on kodus erinevates funktsionaalsetes valdkondades. Ta tunneb projektiga seotud tehnoloogilisi probleeme, suudab koostada eelarvet ja teha finantsanalüüsi, tunneb turunduse põhimõtteid ja planeerimistehnikaid.

Ta mõistab kitsamate erialade spetsialiste ja oskab nende erimeelsusi "tõlgina" lahendada. Keskmise juhiga võrreldes on veelgi olulisem kella ja kalendri tundmine ning kavandatud töörütmi tagamine. Ka siis, kui projektijuhi seisund organisatsioonis on täpselt piiritletud, tuleb tal sageli toetuda mitte ülema-alluva suhetele, vaid saavutada kolleegide vabatahtlik toetus.

Projektijuht oskab riske arvestada ja potentsiaalseid probleeme prognoosida. Uues situatsioonis tunneb ta ennast nagu kala vees ega klammerdu varasemate tegevusmallide külge. Projektijuht peab olema hea suhtleja, valdama rühmatöö meetodeid ja suutma nõupidamisi efektiivselt korraldada.

Kuna ükski tõeline projekt ei ole igavene, ei saa projektijuht toolist kinni hoida. Tema lootuseks jääb, et ees ootavad uued projektid.

Tiit Elenurm on koolitusfirma EM-International tegevdirektor.