Enne firmasisese infolevisüsteemi väljatöötamist või olemasoleva süsteemi muutmist peaks tippjuht panema paika, milliseid valdkondi soovib ta ise otseselt jälgida ja milliste puhul on otstarbekam kasutada vahendatud teavet.
Firmasisese infolevi korraldamisel tuleb hoiduda nii probleeme tekitava infomüra ohvriks sattumisest kui ka olukorrast, kus tippjuhile tundub, et tal puudub ülevaade ettevõttes tegelikult toimuvatest protsessidest.
Olukorra kontrolli all hoidmiseks tuleb kursis olla muutustega firma peamistes tegevusvaldkondades. Kõige ratsionaalsemalt käitub tippjuht, kes suurema osa neid valdkondi puudutavast teabest saab vastava osakonna või allüksuse juhtidelt.
Infot saab keskastme juhtidelt
"Meil on kindlates valdkondades infovahendajaks ja esmaallikaks vastavate haldusalade juhid, kes vastutavad konkreetse töölõigu eest," räägib Norma tegevdirektor Peep Aaviksoo.
Norma keskastme juhtivtöötajad annavad firmajuhile infot osakonnas toimuvate olulisemate sündmuste kohta korralistel koosolekutel ja iganädalastel nõupidamistel. Tööl tekkivate probleemide operatiivsele lahendamisele aitab kaasa võimalus suhelda elektronposti abil.
Tippjuhi informeeritus sõltub ka firma suurusest. "Mida väiksem on ettevõte, seda detailsem on juhi ülevaade toimuvast," räägib Inorek & Grey tegevdirektor Ants Lusti. "Mida suurem on ettevõte ja mida rohkem on erinevaid tegvusharusid, seda raskem on firmajuhil end toimuvaga kursis hoida," selgitab ta.
Vesitermi direktori Jüri Ummeri sõnul aitab ülevaadet firma olukorrast saada arvuti, mille abil on raamatupidamisnäitajad ja müügitulemused juhile pidevalt kättesaadavad.
Delegeerimine muudab arengu edukaks
Tippjuhi vajadus kõike ettevõttega seonduvat vallata sõltub paljudest teguritest, muu hulgas sellest, millisesse arengufaasi on firma jõudnud.
"Kui tippjuht on firma sünni juures, peab ta esialgu kursis olema absoluutselt kõigega," räägib Leks Kindlustuse peadirektor Raul Kastan. Tema sõnul on ettevõtte algstaadium firma tegevuse edasise arengu seisukohalt väga oluline, ning just siis pühendab juht firmale kogu oma energia.
"Et tegevuse algusjärgus tehtud vead võivad tuua väga suurt kahju, ei tohiks firmapealik oma võimeid üle hinnates tahta kõike ise ära teha," soovitab Kastan. "Töötegemise hõlbustamiseks tuleb juba firma tegevuse alguses ülesandeid läbimõeldult ja järk-järgult vastava ala spetsialistidele delegeerida. Hea meeskonna loomine on üks olulisemaid samme firma käivitamisel," räägib ta.
ära usalda pimesi!
Kuigi alluvalt saadud info kasutamine aitab säästa firmajuhi aega, võib vahendatud info täielik usaldamine vahel ettevõtte arengule ohtlikuks muutuda.
"Inimesed kipuvad teadmatusest tegema valesid järeldusi ja see on ohtlik," räägib Ants Lusti. "Kui toimuvat ei anta adekvaatselt edasi ja moonutatakse infot, võib saadud teabest lähtumine põhjustada valesid samme," märgib ta.
"Pahatihti üritatakse kriitilises olukorras oma vastutusala tegelikku olukorda kirjeldavat kibedat tõde pehmendada ja ülemusele ainult positiivset infot esitatada," märgib Peep Aaviksoo. "See on firma strateegilise arengu seisukohalt ohtlik, sest sellisel juhul peab tippjuht end olukorra tegeliku seisuga kurssi viimiseks raiskama energiat, mida olnuks võimalik kasutada firma arengut puudutavate olulisemate küsimuste lahendamiseks," põhjendab ta.
Aaviksoo väitel mõjutab firmasisest infolevi ka omandivorm. "Pereettevõttes teatakse kindlasti iga pisisja. Suures aktsiaseltsis pole võimalik kõike detailselt teada, kuid oluline on kogu infot üldjoontes vallata ja toimuvaga kursis olla," räägib ta.
MARIKA JõE
