Kaugtöö muutub aina loomulikumaks - selle toimimiseks on vaja aga kindlaid suuniseid kogu tiimile

 (2)
Villu Teearu, Elisa tarkvara arenduse valdkonna juht
Villu Teearu, Elisa tarkvara arenduse valdkonna juhtFoto: Elisa

Kaugtöö peaks toimima kindlate eesmärkide ja paika pandud koostöösuuniste alusel. Logisev vundament toob pigem kahju kui kasu ning tulemuslikkust ei näe ei tööandja ega ka töötaja.

Igas uuendusmeelses ja tulevikku vaatavas organisatsioonis on kaugtöö juba vähemal või rohkemal määral kasutust leidnud. Meeles peab aga pidama, et see ei ole imerohi, mille abil ülesanded saavad tehtud justkui iseenesest. Samuti ei tähenda aja- ja kohapaindlikkus vaba päeva kontorist eemal. Võib kõlada äraleierdatult, aga kõik saab õige vormi ja mõtte siis, kui asju tehakse teadlikult ja mõtestatult. Juhtides IT-spetsialistidest koosnevat tiimi, puutun ka mina selle tööviisiga kokku igapäevaselt. See on nii Elisa töökultuuris üldisemalt kui ma minu meeskonna loomulik osa, võimalus kasutada tööaega paindlikumalt ja seeläbi tegutseda efektiivsemalt ja tulemuslikumalt.

Kaugtöö on igal tiimil ise nägu

Üht ja ainuõiget salaretsepti, kuidas kaugtööd edukalt teha, ei ole. See kujuneb iga tiimi iseloomu arvestades. Targalt töötamise viisid on mu meeskonnas olnud kasutusel juba ammu. Kuid näiteks kaugtööd on tehtud tagasihoidlikumalt. Peamiselt on seda võimalust kasutatud näiteks selleks, et paindlikumalt oma töö- ja eraelu siduda. Levinud on olnud, et distantsilt tööd tehakse näiteks siis, kui laps on haige või inimene peab muude kohustuste tõttu kodus olema. Paar kuud tagasi hakkasime aga meeskonnas teadlikumalt kaugtööd kui tööviisi enda jaoks lahti mõtestama.

Seotud lood:

Kõik ühel lainel

Kuidas seda teha? Kindlasti võib mõne jaoks tunduda asukohast olenemata töötamine loomulikum kui teisele. Kõik sujub ladusalt. Mõni aga võib end tunda ebakindlalt ja see on täiesti loomulik. Olenemata sellest, kas tiim praktiseerib sageli või harvem kohapaindlikult töötamist, puudutab olukord kõiki. Seetõttu on oluline, et liikmed oleksid teadlikud teiste meeskonnakaaslaste ja juhi ootustest, oma vastutustest, kohustustest ja võimalustest. Teisisõnu tuleks sõnastada koostööks vajalikud suunised. Seda võib teha erineval viisil ja jällegi oleneb kõik meeskonna dünaamikast. Selguse ja ühise arusaamise huvides võiks need panna kirja. See välistab arusaamatused ja asjatu ajakulu.

Julgen väita, et kindlate kokkulepete kehtestamine ei piira, vaid just julgustab inimesi uudsemal viisil tööd tegema, kuna osatakse erinevate olukordadega paremini toime tulla. Oma kogemuse põhjal võin öelda, et teadlikum lähenemine on kaugtöö tegemist kasvatanud viimasel ajal meeskonnas pea poole võrra. See pole muidugi eesmärk omaette, kuid ilmestab seda, et tiim on tugevam ja ühtsem ning toimib koos hästi, olenemata, kus keegi viibib. Kindlasti paneb see proovile ja kasvatab tiimi usaldussuhet. Tulevikku vaadates on see iga päevaga aina olulisem, sest inimesed liiguvad ja reisivad rohkem, viibivad maailma eri paigus. See aga ei tohiks takistada tulemuslikku tööd, kui ülesanded kaugemalt töötamist võimaldavad.

Märka kitsaskohti!

Tark ei torma. Seetõttu peab kaugtööd praktiseerivale või alles alustavale meeskonnale andma aega ja võimaluse töökorraldusega harjuda ning komistuskohtadest kogenumana üle saada. Juhil on oluline roll jälgida ja luua võimalused selleks, et enne ühes ruumis koos töötavad inimesed saaksid nüüd lävida sama efektiivselt ka erinevates kohtades viibides.

Kommunikatsioonil on kaugtöös veelgi suurem tähtsus, kui ühe katuse all koos tegutsedes. Sujuvaks suhtluseks on omakorda tähtis seljatagune kindlustada - tehnilised lahendused peavad olema paigas. Kogemus on näidanud, et distantsilt võtab koosolekutel osalemine ilma vajaliku tehnilise lahenduseta topelt koguse energiat, sest suur tähelepanu läheb hoopis sellele, kuidas end hästi kuuldavaks ja nähtavaks teha ja efektiivselt koosolekul osaleda. Olenevalt tiimist on vajadused erinevad, kuid sujuva kommunikatsiooni tagamine on A&O igas meeskonnas.

Seega, lõpetuseks võiks teadlikumaks aja- ja kohapaindlikult töötamiseks meeles pidada järgmisi alustalasid, milleta vundament võib kõikuma hakata:

  • 1) Kindlad kokkulepped viivad sihile ja julgustavad kaugtööd proovima. Need suunised peaks sisaldama vastuseid küsimustele: milliseid kanaleid omavaheliseks suhtluseks kasutatakse; kui tihti tehakse ühiseid staatuskoosolekuid; millal peab teiste jaoks kättesaadav olema; kuidas jagatakse infot (sh faile, dokumente, muid vajalikke materjale) jne.
  • 2) Töökindlad tehnilised vahendid. Ülesannete täitmiseks peavad töötajal olema vajalikud seadmed (sülearvuti, monitor, nutitelefon, kvaliteetsed kõlarid), programmidele ja materjalide ligipääsetavus, kättesaadav turvaline ja kindel internetiühendus. Olenevalt tööiseloomust võivad vajadused olla suuremad või väikesemad, kuid toimivate lahendusteta varjutavad produktiivset tööd tehnilised komistuskivid.