Staažikas kaugtöötiim jagab kogemusi, kuidas kodukontoris produktiivsem olla

Võitlus COVID-19 pandeemiaga on toonud paljudele uue töörutiini – kaugtöö. Ettevõtete juhtidel tuleb nüüd lahendada küsimus, kuidas korraldada tööd füüsilise eemaloleku tingimustes, et see oleks tulemuslik, köitev ja hoiaks tiimis häid suhteid.

Rahvusvahelise uudiskirjaplatvormi MailerLite töötajad teevad juba viis aastat üksnes kaugtööd. Tiimis töötab 70 inimest 21 riigist ja ettevõttel on kogu maailmas üle 750 000 kliendi. Aastal 2019 tunnistas ajakiri SaaS Magazine, et MailerLite on viies kõige kiiremini kasvav tarkvarateenuseid (nt software as a service) pakkuv ettevõte maailmas. Tahaksime jagada äriprotsesside juhi Ilma Nausėdaitė ja tema meeskonna kogemusi, mis võivad aidata tiimil töötada kodus niisama edukalt kui kontoris.

Kõik algab selgelt seatud väärtustest ja eeskirjadest

MailerLite'i äriprotsesside juhi Ilma sõnul algab sujuv kaugtöö virtuaalses ruumis selgelt kirja pandud ettevõtte väärtustest ning töö- ja suhtlemiseeskirjadest. Ehkki sõna „eeskirjad“ võib alguses kõlada kummaliselt, aitab Ilma arvates kõige kirja panemine töötajatel virtuaalruumis kiiresti orienteeruda ja ka uute töötajate värbamine läheb ladusamalt. Kõigile töötajatele tuleb võimalikult palju teavet kas kirjalikus või videovormis avalikult kättesaadavaks teha. Ilma kogemuste kohaselt paneb see inimesi end turvalisemalt tundma ja nii saavad nad rohkem iseseisvalt otsuseid teha.

Sellise teabe majutamiseks on mugav kasutada platvormi Notion. Just seal hoiab MailerLite'i tiim osakondade tööjuhiseid, ajakohaseid dokumente, kohtumiste märkmeid, stiiliviiteid, õppematerjale ja ettevõtte väärtuste kirjeldust. Seal kavandatakse ka töid ja juhendatakse protsesse.

Ilma sõnul on MailerLite ettevõtte väärtuste ja kultuuri põhimõtted küllaltki detailselt koostanud. Mitmekümnel leheküljel köidavad tähelepanu mõningad printsiibid. Näiteks kasutavad meeskonnaliikmed üksteisele sõnumeid kirjutades ja avalikus ruumis suheldes võimalikult vähe eitusi. Vahel piisab, kui olukorda ei peeta mitte probleemiks, vaid väljakutseks, ja su suhtumine muutub silmapilkselt. Ilma arvates julgustab see kõiges rohkem võimalusi nägema ja loomingulisi lahendusi otsima. Organisatsiooni juhid ütlevad ka otse välja, et kõigi inimeste algatused on igati teretulnud. Mainitud eeskirjad suurendavad meeskonna teadlikkust suhtluskultuuri arendamisel ja aitavad Ilma väitel töötajatel tunda end protsessidesse kaasatuna ka tuhandete kilomeetrite kaugusel elades.

Iga-aastaste reaalsete kohtumiste asemel igakuised virtuaalvestlused

Kaugtöö korral on tööandja jaoks eriti oluline tunda meeskonna emotsionaalset pulssi. MailerLite otsustas juba ammu asendada töötajate aastahinnangud kuuhinnangutega, kasutades rakendust 15Five. Kõik meeskonnaliikmed vastavad mõnele lihtsale lühiküsimusele. Kuidas end tunned? Mille üle oled uhke? Millega oled jännis? Millises projektis tahaksid edaspidi osaleda? Küsimused on lühikesed – neile vastamiseks kulub vaid 15 minutit – ja kirjalike vastuste eelis on ka see, et sageli on sellised vastused põhjalikumad ning otsekohesemad. MailerLite'is teavad kõik, et 15Five on see igakuine virtuaalne ruum, kus saab kirja panna kõik isiklikud tähelepanekud, rõõmud ja solvumised ning juhid reageerivad sellele.

Asünkroonne suhtlus ja selle selged reeglid

MailerLite'i filosoofia järgi ei pea kaugtööd tegevad tiimiliikmed sugugi kogu aeg virtuaalselt kättesaadavad olema. Paola töötab Chicagost, Radvilė töötab Balilt, aga Remigijus töötab alati õhtuti, sest siis on ta kõige produktiivsem. Karantiini tõttu tekkisid lisaväljakutsed ka vanematel, kes vaatavad oma laste järele.

Loomulikult sujub töö paremini, kui töötajatel on võimalik suhelda asünkroonselt, st erinevatel aegadel. Sel juhul on eluliselt tähtis kehtestada produktiivsuse nimel oma tiimile täpsed suhtlusreeglid. Kui kiiresti vastate sõnumitele? Kes peab neile reageerima? Millal toimuvad videokoosolekud? Kõik see võimaldab inimestel planeerida tööpäeva vastavalt vajadustele.

Kui töötate erineval ajal, tuleb oma kolleege hõivatusest teavitada. MailerLite soovitab kasutada selleks Slacki staatuse funktsiooni „Palun mitte segada“. Laske endal vähemalt tund aega segamatult töötada, ja kui kavatsete seejärel lõunatada, sportida või lastega aega veeta, teatage sellest ka oma kolleegidele. Andke kõigile teada, et olete paar tundi hõivatud ja neil ei tasu kiiret vastust oodata.

Tavalisest tihedam ja üksikasjalikum kommunikatsioon

Asünkroonne suhtlus tähendab ka tavapärasest tihedamat ja üksikasjalikumat kommunikatsiooni. Juhul kui kolleegid vastavad alles mõne tunni pärast, soovitab MailerLite'i meeskond koostada üksikasjalikud sõnumid, milles on kirjas kõik küsimused ja ettepanekud, mõelda paar sammu ette ning mitte karta, et teavet tuleb liiga palju. Virtuaalarutelu puhul on oluline esitada selgeid küsimusi, läbimõeldud vastuseid ja põhjendatud ettepanekuid. Fraasi asemel „Vaatan hiljem“ on soovitatav kirjutada „Homme tutvun su ettepanekuga ja kell 12 saadan vastuse“. Selline kaugsuhtlus on tõhus ja mis peamine – annate oma kolleegidele võimaluse kauem katkematult ja segamatult töötada.

MailerLite on valinud tööks ja suhtluseks Apple'i seadmed, sest nendega on kaugtöö lihtsaim ja tõhusaim. Ajakohased Apple'i seadmed tagavad tiimi tõrgeteta töö, on usaldusväärsed ja ligipääsetavad kõikjal maailmas ning vajavad vähest hooldust. Neid saab ülilihtsalt tööks kohandada ka äsja liitunud kolleegidele. Kõik see säästab ettevõtte aega ja kulusid.

Vähem videokõnesid

Vahel tundub, et teistele helistamata ei saagi töötada – on see ikka nii? MailerLite on arvamusel, et videokõne ei pruugi olla tõhus vahend probleemide lahendamiseks, eriti just suurte tiimide puhul. Kirjalikul suhtlusel on mitmeid eeliseid. Üheks neist on paremini läbimõeldud vastused. Ja tiimi iga liige saab takistamatult oma arvamust avaldada. Kolmandaks, vastused on kõigile nähtavad. Pealegi puudub vajadus silmapilkselt reageerida – läbimõeldud, üksikasjalik ja täpne vastus muutub väärtuslikumaks. Videovestluse tingimustes oleks raske seda saavutada.

Ilma sõnul korraldatakse organisatsioonis juba pikka aega vaid üks tiimi ühine videokõne kuus, kasutades populaarset platvormi Zoom. Nad ei räägi siis mitte tööst, vaid oma elust ja sündmustest, mis on iga töötaja elus kuu aja jooksul juhtunud.

Rohkem vestlusi töövälistel teemadel

Ilma arvates on loomulik, et iga inimene soovib olla ja peab tundma end organisatsioonis meeskonna osana, mistõttu on väga oluline rääkida töö ajal ka töövälistest asjadest. Kui oleme füüsiliselt kaugel, on oluline olla emotsionaalselt lähedal. Kuidas see MailerLite'is toimub? Tiimil on oma Slacki platvormil koguni mitu kanalit, millel ei ole tööga midagi pistmist. Need on heade uudiste (#goodnews), uhkusehetkede (#proudmoments) ja päevaküsimuse (#questionoftheday) rühmad. Vastused igapäevastele küsimustele, näiteks „Mis valmistas sel kuul enim rõõmu?“, „Milline pitsa on kõige maitsvam ja miks?“ või „Mis aitab sul igal hommikul voodist tõusta?“, aitavad inimestel nagu muuseas üksteisega tutvuda ja tööväliseid suhteid luua. Aeg-ajalt toimuvad ka väikeste rühmade virtuaalvestlused, samuti palutakse uutel töötajatel rääkida enda kohta midagi, mis ei ole tööga seotud. Ilma väitel võib kaugtöö puhul olla inimlikku mõnusat suhtlemist liiga vähe ja sellised virtuaalsed pisimeetmed aitavad seda korvata.

Ilma rõhutas, et töö ei ole pelgalt tööülesanded, vaid eelkõige inimesed, kellega koos loome midagi tähenduslikku. Kui soovite saada kaugtöö korraldamise kohta rohkem kasulikke nõuandeid, tellige MailerLite'i uudiskiri ja saate igal nädalal kasulikku teavet.

MailerLite hoolib organisatsioonidest, kellele on karantiin proovikiviks, ning seetõttu saavad nüüd kogu maailma tervishoiu-, haridus- ja valitsusorganisatsioonid kasutada uudiskirja teenust tasuta.