Vapiano restorane võib tänaseks leida üle maailma, neid on kokku 167 tükki. Eestis avati esimene Vapiano 2008. aastal ja praegu tegutseb neid kaks – mõlemad Tallinna südalinnas. Vapiano restoranikett töötab frantsiisi põhimõttel ja mõistagi vahetavad kolleegid rahvusvaheliselt oma kogemusi. Vapiano Eesti partner Andres Kivistik räägib, et idee võtta Quinyx kasutusele tuligi Rootsi kolleegidelt, kes seda Rootsi päritolu tarkvara kiitsid.

Kivistiku sõnul tundus idee just see tööjõuhalduse tarkvara kasutusele võtta hea põhjusel, et saada restoranide töögraafikutega seonduv ladusamalt toimima. „Meil on palju inimesi tööl. Näiteks suveperioodil töötab Hobujaama tänava restoranis isegi kuni 70 inimest ning töögraafikute tegemine oli juhatajatele ja vahetuse vanematele suur väljakutse,“ räägib Kivistik. Lisaks on paljud töötajatest tööl osalise tööajaga ja erinevatel aegadel, näiteks üliõpilased. Tööandjana soovib Vapiano oma töötajate suhtes aga paindlik olla ning Quinyx teebki Kivistiku sõnul selle tehniliselt võimalikuks.
Quinyxi eelis on Vapiano juhtide hinnangul operatiivsus. Tarkvara toimib äpi vahendusel ja kui töögraafikus tehakse muudatus, on töötajatel see oma mobiiltelefoni kaudu koheselt nähtav. Kui töötajal selgub, et ta ei saa homme tööle tulla, leiab ta tarkvara abiga endale ise asendaja. Selleks siseneb ta Quinyxi lehele, vaatab, kes on homme vaba ja teeb selle inimesega kokkuleppe.

Vahetuse vanemal jääb üle asendus ainult aktsepteerida. Lisaks annab äpp telefoni vahendusel töötajatele märguandeid ka puhkusetaotluse kinnitustest, vaba päeva soovi taotluse kinnitustest ning ka teistest juhile esitatud kinnitustest ja graafiku muudatustest.
Vapiano töötajad kiidavadki kõige rohkem senisest suuremat operatiivsust ja info kättesaadavust. Töögraafikuid koostava restorani juhataja Natalia sõnul meeldib talle lisaks tarkvara põhjalikkus. Selles on võimalik näha töötajate puhkuseid ja töökoormust, samuti arvutab süsteem automaatselt välja töötajate üle- ja alatunnid.

Uus tarkvara kasutusele paari kuuga
Vapiano oli uuest tarkvarast juba algusest peale positiivselt meelestatud – lisaks sellele, et eelmine tarkvara oli pisut keerukas, mõjus hästi Rootsi kolleegide soovitus. Quinyx Estonia tuli appi tarkvara kasutuselevõtul - imporditi sisse andmed, seadistati ettevõtte struktuur ning juhid läbisid ka koolituse, tänu millele saadi oskuseid ja teadmisi omal jõul tarkvara kasutamiseks. Pärast eelsisestatud andmete massimporti tuli ettevõtte andmeid ainult korrastada. Loomulikult võttis seegi aega nagu ka kogu süsteemi paika loksumine: kokku natukene üle kahe kuu. Mõistagi oli juhtidel Kivistiku sõnul käivitusperioodil tavapärasest pisut rohkem tööd, ent tarkvara kasutuselevõtt ajastatigi vaiksemasse perioodi - aasta algusesse.

Vapiano tööjõuhalduse lahenduse juurutas Quinyx Estonia meeskond, kes teeb projekte üle kogu Baltikumi. Quinyx Estonia tootejuhi Eha Lanemani sõnul oli Vapianol vaja lahendust, mis annaks töötajatele osalise vastutuse oma tööaja planeerimise osas, tänu millele on noorel töötajaskonnal võimalik väga paindliku graafikuga tööl käia. Lisaks oli Lanemani sõnul Vapianol vaja lahendust, mis võimaldaks planeerida korraga mitme restorani töötajate vahetusi. Kivistiku sõnul on ühise graafiku tegemine Vapianol päevakorras, kuid alles sel kevadel kasutusele võetud süsteemiga soovitakse esmalt korralikult harjuda. „Liiga palju muudatusi korraga ei ole hea,“ teab Kivistik.

Vapiano laieneb ka Eestis
Eesti Vapiano omanikud on avanud Vapiano restoranid ka Helsingis ja Vilniuses. 2011. aastal avatud suure terrassiga Helsingi restoran on Kivistiku sõnul olnud suviti Euroopa Vapiano restoranide seas käibe poolest lausa teisel kohal (esikohal on olnud Londoni Vapiano). Eestiski plaanitakse laieneda ning lisaks Hobujaama tänava ja Solarise keskuse restoranile avatakse uus Vapiano järgmisel kevadel ka Tartus. Tallinnas mõeldakse ühe kesklinnast kaugemal asuva restorani avamisele ning eesmärgiks on käivitada paar Vapianot ka Riias. Vilniuses avati Vapiano 2010. aastal ning sealgi on kasutusel Quinyx, mis võeti kasutusele samal ajal kui Tallinnaski.