Viis sammu, kuidas värbamist edukalt digitaliseerida

Digitaliseerimine ja automatiseerimine on sõnapaar, mida oleme üldiselt harjunud kuulma, kui räägitakse tööstusvaldkonnast või IT-sektorist. Dgitaliseerimine on jõudmas ka personali inimeste teadvustesse ja aina enam otsitakse võimalusi, kuidas saaks oma tööd teha efektiivsemalt ja tulemuslikumalt. Värbamistarkvara pakub selleks tohutult võimalusi.

Värbamistarkvara ei ole aga pelgalt tore „digividin", kuhu andmeid koondada. Värbamistarkvara kasutuselevõtt tähendab administreerivate ning vähese väärtusega tööülesannete automatiseerimist, et värbajal oleks rohkem aega tegeleda reaalsete kandidaatidega.

See on projekt, mis hõlmab kogu ettevõtet, vajab selget eesmärgistamist ning tugevat projektijuhtimist. Sest projekt saab edukas olla vaid siis, kui on olemas projektiplaan, mida kõik osapooled saavad jälgida. See viimane on personaliosakondade jaoks Eestis aga tihti pudelikaelaks, sest puuduvad eelnevad teadmised ja kogemused, kuidas tarkvaraga seotud projekti edukalt juhtida, et jõuda soovitud tulemusteni.

Tuginedes oma kogemustele ja parimatele praktikatele Eesti ettevõtete seas, toome välja 5 peamist sammu, mis aitavad värbamistarkvara efektiivselt kasutusele võtta:

1. Samm - Sea konkreetne eesmärk

Värbamise digitaliseerimisel peab olema kindel eesmärk, mida jälgida, millele eraldi tähelepanu pöörata ja mille alusel projekti edukust mõõta. Tuleks mõelda läbi - Mida me tahame digitaliseerimisega saavutada? Kuidas mõõdame edukust? Kelle töö muutub digitaliseerimise järel paremaks ja kuidas? Sea endale 1 - 3 peamist eesmärki, mille nimel selline muutus üldse ette võtta. Heaks näiteks võib siinkohal tuua ettevõtte G4S, kus oli probleemiks värbajate ebaefektiivne tööaja kasutus ning pärast värbamistarkvara juurutamist paranesid töötulemused märgatavalt.

2. Samm - Kaasa vastutajad ja leia liitlased

Värbamise digitaliseerimist võib võtta kui projekti ja igal projektil peab olema keegi, kes selle eest vastutab. Aga selleks, et projekt kulgeks sujuvamalt, oleks soovitav moodustada juhtrühm, kes hakkab kogu protsessi ettevõttes läbi viima. Projekti juhtrühma võivad kuuluda erinevate üksuste juhid, võimalusel IT-juht või kaasata kohe alguses isegi juhtkonna liikmeid, et nad oleksid kogu protsessist teadlikud. Mida rohkem on ettevõtte erinevate üksuste juhid kaasatud, seda edukam on projekti läbiviimine! Tihti on personaliosakondades vähe inimesi ning napib abikäsi. Ka siinkohal on olemas lahendus - tasub valida teenuspakkuja, kellel on kogemusi ja võimekust värbamise digitaliseerimise projekti panustada.

3. Samm - Planeeri ja ajasta

Ajastamisel on kõige olulisem küsimus - millal on ettevõttes nö „värbamise kõrghooaeg"? Kui see küsimus on saanud vastuse, siis tuleks sealt hakata tagasi arvutama, kui palju võiks meie ettevõttes värbamistarkvara kasutuselevõtuks aega kuluda. Iga tarkvara juurutamine võtab oma aja ja kindlasti ei tasu seda jätta viimasele hetkele. Selleks ajaks, kui on „värbamise tipphooaeg" käes, peaks antud süsteem olema kõigil juba selge. Näiteks paljuski hooajatöölistest sõltuvad tootmisettevõtted nagu pagari,- liha- ja joogitööstused, tegelevad värbamistarkvara juurutamisega tavaliselt sügis-talvisel perioodil, et kevadiseks värbamishooajaks kogu ettevõttega valmis olla.

4. Samm - Loo soodne pinnas muutusteks

Tarkvara kasutusele võtmine on ettevõtte jaoks vanade harjumuste muutmine, mis võib osutuda parajaks väljakutseks. Selleks, et oma meeskonda efektiivselt kaasata, on vaja panna ennast nende kingadesse ja mõista ning selgitada, kuidas antud tarkvara nende elu lihtsamaks teeb. Kui näiteks värbamisse on kaasatud osakonnajuhid, siis nende töö muutub kordades lihtsamaks, sest enam ei ole tarvis välja printida kümneid ja kümneid CV-sid ning vastata värbaja korduvatele e-mailidele, sest kõik tegevused saab mugavalt ja läbipaistvalt sooritada ühtses värbamistarkvaras. See on juhile selge ajavõit, tänu millele saab ta keskenduda rohkem oma põhitööle.

5.Samm - Kaasa juhtkond ja saa nõusolek

Selleks, et saada viimane nõusolek, tuleb eelnevalt läbi mõelda kõik aspektid, mis on olulised tippjuhtkonnale. Kõige tähtsam küsimus, millele peab suutma vastata on - kuidas aitab valitud värbamistarkvara kaasa ettevõtte ärieesmärkide täitumisele? Siinkohal on oluline välja tuua peamised statistilised parameetrid, mis aitavad mõõta investeeringu tasuvust. Näiteks kui palju läheb kokku maksma erinevatesse värbamiskanalitesse investeerimine? Värbamistarkvara abil on võimalik välja võtta statistikat selle kohta, millised kanalid toovad meile kõige paremaid kandidaate. Ja nagu eelnevates punktides sai kirjutatud, siis mida varem ettevõtte juhtkonda kogu projekti ettevalmistusse kaasata, seda edukam ja õnnestunum on lõpptulemus.

Värbamise digitaliseerimine on seniste värbamisharjumuste muutmine, mis võib olla alguses pisut konarlik teekond, aga lõpptulemus on seda väärt. Värbamistarkvara aitab ettevõtte töötajatel hoida kokku väärtuslikku tööaega, muudab värbamise tulemuslikumaks ja läbipaistvamaks, aitab personaliosakonnal moodustada ühtset andmebaasi varukandidaatidest tuleviku tarbeks ning värbajad saavad tegeleda reaalsete kandidaatidega, selle asemel, et olla „infohaldurid".

Viimase aspektina soovitame võtta aega teenusepakkuja valikul ning võrrelda erinevaid pakkumisi. Oluline on leida selline teenusepakkuja, kes oleks ettevõttele oluline koostööpartner, aitaks igal sammul kaasa mõelda ja pakuks tarkvara juurutamisel oma abikätt. Kõike ei saa ega peagi ise teadma ega oskama.